Как возложить обязанности кассира на одного из работников предпринимателя?

Ситуация. Предприниматель занимается розничной торговлей с применением ПРРО. Обязанности кассира он хочет возложить на одного из своих наемных работников, который занимает должность администратора.

Вопрос. Можно ли это сделать в принципе – и если да, то как правильно оформить?

Краткий ответ. Да, обязанности кассира можно возложить на наемного работника, который занимает другую должность. Документальное оформление будет состоять из нескольких этапов (см. ниже).

Этап 1. Выбираем способ оформления отношений с работником

В ситуации речь идет о трудовых отношениях, которые регламентируются КЗоТом. Посмотрим, какие варианты предлагает нам трудовое законодательство.

Вариант 1. Внутреннее совместительство

Совместительством считается выполнение работником помимо основной другой оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время на том же или другом предприятии, в учреждении, организации или у работодателя-физлица (ст. 102¹ КЗоТ).

Таким образом, если предприниматель выберет этот вариант, то у него с работником будет два трудовых договора – один по основному месту работы (администратор) и второй – по совместительству (кассир).

Однако нужно помнить, что выполнять работу по совместительству работник должен в свободное от основной работы время. К примеру, 8 часов в день он выполняет функции администратора, а 2 часа работает кассиром. Этот момент нужно зафиксировать в приказе о приеме на работу по совместительству.

Как оплачивается совместительство?

Совместителю платят за фактически выполненную работу (ч. 2 ст. ст. 102¹ КЗоТ). В нашем случае если оплата почасовая, то оплата совместителю производится за фактически отработанное время, которое фиксируется в табеле учета рабочего времени.

Вариант 2. Совмещение

При совмещении работник наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, выполняет дополнительную работу по другой профессии (специальности) без освобождения от своей основной работы (ст. 105 КЗоТ).

Как оплачивается совмещение?

Работнику производится доплата за совмещение профессий (должностей).

Как определить размер доплаты?

Размер доплаты определяется в соответствии с условиями, закрепленными в колдоговоре, а если колдоговора у работодателя нет – тогда в соответствии с положением об оплате труда, утвержденным работодателем.

Решение о конкретном размере доплаты принимает работодатель в зависимости от сложности, характера, объема выполняемых работ, затрат основного рабочего времени (см. по этому поводу разъяснение Гоструда).

Какой вариант стоит выбрать в нашей ситуации?

На наш взгляд, более приемлемым является вариант 2. На практике администратор обычно выполняет функции кассира одновременно с основной работой.

Поэтому если у предпринимателя в штатном расписании нет должности кассира, то сначала нужно ввести эту должность (профессию) в штатное расписание, а затем уже оформлять кадровые документы на совместительство или совмещение.

Этап 2. Получаем согласие работника на выполнение функций кассира

В данном случае работодатель хочет возложить на работника обязанности, не предусмотренные трудовым договором с этим работником. А согласно КЗоТу, работодатель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором (ст. 31), однако имеет право изменить работнику существенные условия труда (ст. 32).

На практике, чтобы избежать разногласий с работником в будущем, лучше заручиться его согласием на изменение условий труда – получить от него заявление. А если работодатель выбрал совместительство, тогда такое заявление просто необходимо иметь, поскольку с работником будет заключаться отдельный трудовой договор на основании его заявления.

Какую информацию необходимо отразить в таком заявлении?

Содержание такого заявления зависит от выбранного варианта оформления отношений, а именно:

• если это будет совместительство, то работник должен написать заявление о приеме его на работу по совместительству кассиром (с неполным рабочим временем);
• если речь идет о совмещении профессий (должностей), тогда заявление работника, написанное на имя предпринимателя, может иметь такую формулировку: «Прошу доручити мені виконання додаткової роботи касиром за суміщенням із доплатою у розмірі 30 % посадового окладу із 10.11.2023».

Этап 3. Издаем кадровый приказ

Формулировка в приказе зависит от выбранного варианта оформления отношений.

Для совместительства следует оформить обычный приказ о приеме на работу по совместительству кассиром с неполным рабочим временем. Обязательно укажите в приказе конкретный режим рабочего времени кассира. Не забудьте, что это должно быть время, свободное от работы администратором (см. выше определение совместительства).

Для совмещения содержание приказа может быть следующим (см. образец):

Образец

Не забудьте ознакомить работника с кадровым приказом под подпись!

Поэтому помимо издания кадрового приказа предпринимателю необходимо:

• при оформлении совместительства – подписать с работником, как мы уже говорили, еще один трудовой договор для работы кассиром;
• при оформлении совмещения – внести соответствующие изменения или дополнения в действующий трудовой договор с работником.

Этап 4. Знакомим работника с должностной инструкцией

Прежде чем работник приступит к выполнению обязанностей кассира, работодатель обязан ознакомить его с необходимыми для работы документами и выполнить ряд других действий, как это предусмотрено ст. 29 КЗоТ.

В частности, нужно проинформировать работника о его правах и обязанностях и условиях труда. Для этих целей предпринимателю работодателю следует разработать должностную инструкцию кассира и ознакомить с ней работника под подпись (это нужно сделать и в случае совместительства, и в случае совмещения).

На какие требования нужно ориентироваться работодателю при разработке должностной инструкции кассира?

Работа кассира – достаточно специфическая, при ее выполнении работник должен соблюдать требования ряда нормативных актов. Поэтому при разработке должностной инструкции обратите внимание на требования, в частности:

• Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте Украины, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 № 148 (далее – Положение № 148);
• Порядка регистрации, ведения реестра и применения программных регистраторов расчетных операций, утвержденного приказом Минфина от 23.06.2020 № 317 (далее – Порядок № 317).

Этап 5. Заключаем с кассиром договор о полной материальной ответственности

С лицом, выполняющим обязанности кассира, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности исходя из требований п. 44 разд. IV Положения № 148.

Заключение таких договоров регламентируется ст. 135¹ КЗоТ. В частности, письменный договор о полной материальной ответственности должен заключаться с работниками, достигшими 18-летнего возраста, которые занимают должности или выполняют работу, непосредственно связанную с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или использованием в процессе производства переданных им ценностей.

Перечень таких должностей и работ и типовой договор должны утверждаться КМУ.

Кассиры присутствуют в Перечне № 477/24. А значит, в нашем случае работодатель-предприниматель вправе заключить с работником договор о полной материальной ответственности именно в отношении выполнения функций кассира (см. письмо Минсоцполитики от 29.04.2013 № 61/06/186-13).

Этап 6. Оформляем КЭП для кассира

Для работы с ПРРО кассиру понадобится квалифицированная электронная подпись (далее – КЭП) (п. 2 разд. IV Порядка № 317).

За оформлением КЭП следует обратиться к квалифицированному предоставителю электронных доверительных услуг, действуя согласно Закону от 05.10.2017 № 2155-VIII «Об электронных доверительных услугах».

Этап 7. Уведомляем налоговый орган о КЭП кассира

Предпринимателю необходимо подать в налоговый орган Уведомление о предоставлении информации о квалифицированном сертификате открытого ключа по форме № 5-ПРРО (приложение 5 к Порядку № 317) (п. 7 разд. II Порядка № 317). Сделать это можно через Электронный кабинет (электронный идентификатор формы F 1391802)