Відкриваємо філію: 7 кроків

Юрособи, які бажають розширити свій бізнес, мають право відкривати відокремлені підрозділи, зокрема філії, поза місцем свого знаходження. У статті розповімо, як треба діяти підприємству для того, щоб відкрити філію, які документи слід оформити, а також дамо низку практичних порад.

Зверніть увагу: розглядати будемо порядок створення філій українськими юридичними особами і не будемо торкатися теми відокремлених підрозділів юрособи, утвореної відповідно до законодавства іноземної держави.

Відкриття філій: вимоги законодавства

Питання створення юрособою філій регламентуються передусім ст. 95 Цивільного кодексу України (далі – ЦКУ). У цій статті закріплено такі положення:

• філією є відокремлений підрозділ юридичної особи, розташований поза її місцезнаходженням, який здійснює всі або частину її функцій;
• філії не є юридичними особами;
• філії наділяються майном юрособи, що їх утворила;
• філія діє на підставі положення, затвердженого юрособою;
• філія юридичної особи вважається створеною з дня її державної реєстрації;
• керівник філії призначається юрособою та діє на підставі довіреності, виданої цією юрособою.

Рішення про створення філії приймає орган юрособи, уповноважений на це установчими документами. Тому радимо перед створенням філії подивитися у статут або в інший установчий документ юрособи. Наприклад, у ТОВ рішення про створення філій не відноситься до виключної компетенції загальних зборів учасників товариства. Тому таке рішення може бути також віднесено статутом до компетенції іншого органу ТОВ, наприклад виконавчого (директора або дирекції).

Створення філії: алгоритм дій

Щоб дотримати всі вищезгадані вимоги законодавства, юрособі, яка створює філію, потрібно послідовно виконати декілька кроків.  

Крок 1. Підготовчі дії

Спочатку треба зайнятися організаційними питаннями. Зокрема, потрібно визначитися з тим:

• де буде розташовано філію (за необхідності – укласти договір оренди приміщення);
• яке найменування матиме філія;
• якими повноваженнями буде наділено філію (зокрема, відносно самостійної сплати певних податків, оформлення трудових відносин, ведення господарської діяльності тощо);
• яке майно головне підприємство юрособи буде передавати філії;
• чи будуть відкриватися окремі банківські рахунки для філії;
• кого буде призначено керівником філії та у який спосіб буде оформлено трудові відносини із цією особою.

Потім на підставі всіх цих даних слід розробити проєкт положення про філію та передати його для затвердження уповноваженим органом юрособи.

Крок 2. Ухвалення рішення про створення філії та затвердження положення про філію

Орган юрособи, уповноважений на ухвалення відповідних рішень на підставі установчих документів, ухвалює рішення про створення філії, а також затверджує положення про філію.

Наприклад, якщо такі питання віднесено до компетенції вищого органу ТОВ – загальних зборів учасників, то рішення про створення філії повинно бути оформлено протоколом загальних зборів учасників (ст. 33 Закону № 2275). Протокол підписує голова загальних зборів учасників або інша уповноважена зборами особа з числа учасників товариства або їх представників, якщо інше не передбачено статутом товариства.

Положення про філію розробляється у довільній формі, затвердженої форми цього документа для загальних випадків немає.

Проте в деяких сферах діяльності є затверджені типові положення для підприємств, які працюють у цих сферах. Всі інші юрособи можуть використовувати такі типові положення як зразок або орієнтир. Наприклад, Типове положення про філію закладу освіти затверджене наказом Міносвіти від 06.12.2017 № 1568.

Також при оформлення положення про філію радимо дотримуватися вимог ДСТУ 4163:2020 (Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів), затвердженого наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 № 144.

Крок 3. Державна реєстрація філії

У ст. 95 ЦКУ вказано, що філія юрособи вважається створеною з дня її державної реєстрації. А відповідно до п. 20 ч. 2 ст. 9 Закону № 755 в ЄДР має бути відображено такі відомості про відокремлений підрозділ юрособи, як:

• ідентифікаційний код;
• найменування;
• місцезнаходження;
• види діяльності;
• відомості про керівника відокремленого підрозділу: прізвище, ім’я, по батькові, посада, дата народження, дата призначення та реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізосіб, які мають відмітку в паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта), інформація для здійснення зв’язку з керівником відокремленого підрозділу (телефон та/або адреса електронної пошти), наявність обмежень щодо представництва від імені юридичної особи;
• відомості про членів керівних органів: прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, посада, контактний номер телефону та інші засоби зв’язку – для відокремленого підрозділу громадського формування;
• інформація для здійснення зв’язку з відокремленим підрозділом: телефон та адреса електронної пошти.

Для внесення цих відомостей в ЄДР юрособа подає суб’єкту держреєстрації  (ч. 18 ст. 17 Закону № 755):

• заяву про державну реєстрацію створення відокремленого підрозділу юрособи (форма 5, затверджена наказом Мін’юсту від 18.11.2016 № 3268/5);
• оригінал чи нотаріально посвідчену копію рішення уповноваженого органу юрособи про створення відокремленого підрозділу.

На практиці часто виникає запитання:

Чи потрібно сплачувати адміністративний збір за цю реєстраційну дію?

Ні, не потрібно.

Перелік випадків, коли сплачується адміністративний збір, наведено у ст. 36 Закону № 755. У цьому переліку немає такого випадку, як реєстраційні дії щодо створення філії/відокремленого підрозділу юрособи.

Зауважимо, що сплату адміністративного збору передбачено ст. 36 Закону № 755 у разі реєстрації відокремленого підрозділу юридичної особи, утвореної відповідно до законодавства іноземної держави. Отже, українським підприємствам, які створюють філії, сплачувати адмінзбір не потрібно.

Протягом якого часу відомості про філію з’являться у ЄДР?

Якщо подані документи оформлено правильно, то відомості про філію буде внесено в ЄДР протягом 24 годин з моменту подачі документів (ст. 26 Закону № 755).

На підтвердження здійснення реєстрації юрособі буде надано виписку з ЄДР (за бажанням – у паперовій формі).

Крім того, перевірити наявність відомостей про філію в ЄДР можна за допомогою безкоштовного пошукового сервісу на сайті Мін’юсту.

Крок 4. Подання документів у податковий орган

Розглянемо, які дії потрібно зробити юрособі для того, щоб про створений філіал дізналися податкові органи.

Взяття на облік

Треба розуміти, що взяття на облік у податкових органах юросіб та відокремлених підрозділів юросіб здійснюється незалежно від наявності у них обов’язку щодо сплати того або іншого податку та збору (п. 63.2 Податкового кодексу України, далі – ПКУ).

Про відкриття філії податковий орган дізнається самостійно завдяки отриманню цих відомостей з ЄДР у порядку інформаційної взаємодії між ЄДР та інформаційними системами державних органів (ч. 3 ст. 13 Закону № 755). Саме на підставі цих відомостей податковий орган візьме філію на облік (п. 63.4 ПКУ; п. 3.1, 3.2 Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Мінфіну від 09.12.2011 № 1588, далі – Порядок № 1588).

Але якщо філія розташована в іншій адміністративно-територіальній одиниці, тоді юрособі потрібно буде стати на облік за неосновним місцезнаходженням, тобто за місцем розташування філії (п. 7.1 Порядку № 1588). Для цього юрособа може подати у податковий орган:

• або Заяву про взяття на облік за неосновним місцем обліку (форма № 17-ОПП, наведена в додатку 9 до Порядку № 1588);
• або Заяву про об’єкти оподаткування або об’єкти, пов’язані з оподаткуванням або через які провадиться діяльність (форма № 20-ОПП, наведена в додатку 10 до Порядку № 1588).

Зазначимо, що форму № 20-ОПП у разі відкриття філії все одно необхідно подати, а у цій формі є можливість зробити відмітку про взяття на облік за неосновним місцем обліку. Тому дублювати цю же дію у формі № 17-ОПП не потрібно. Це прямо передбачено п. 7.1 Порядку № 1588, де зазначено, що в разі, якщо платник податків визначив контролюючий орган, у якому бажає стати на облік за неосновним місцем обліку, у заяві за формою № 20-ОПП такий платник податків звільняється від обов’язку подання до контролюючого органу заяви за формою № 17-ОПП.

Заяву для взяття на облік за неосновним місцем обліку потрібно подати протягом 10 робочих днів (далі – р. д.) після створення відокремленого підрозділу (п. 7.2 Порядку № 1588).

У який строк треба подати форму № 20-ОПП у разі створення філіалу?

Нагадаємо, що форма № 20-ОПП подається передусім з метою повідомити податковий орган про наявність у платника податків об’єктів оподаткування та об’єктів, пов’язаних з оподаткуванням (п. 63.3 ПКУ). Правила подання форми № 20-ОПП визначено в розд. VIII (п. 8.1–8.8) Порядку № 1588.

Філія відповідає визначенню поняття «об’єкт оподаткування», тому форму № 20-ОПП необхідно подати протягом 10 р. д. після державної реєстрації філії (п. 8.4 Порядку № 1588).

Як слід заповнити форму № 20-ОПП у разі створення філіалу?

Під час заповнення форми № 20-ОПП слід користуватися рекомендованим довідником типів об’єктів оподаткування, оприлюдненим на офіційному сайті ДПС.

У цьому довіднику немає такого об’єкту, як філія, проте юрособа може обрати відповідний код, виходячи з функцій, які буде здійснювати філія, наприклад:

• оптовий склад – код 377;
• пункт послуг – код 437;
• сервісний центр – код 466 тощо.

Хто саме повинен проінформувати податковий орган про відкриття філії за формою № 20-ОПП: головне підприємство юрособи чи вже сама філія?

Головне підприємство повинне повідомити податковий орган за своїм основним місцем обліку про відкриття філії як об’єкта оподаткування шляхом подання форми № 20-ОПП.

У подальшому, якщо об’єкти оподаткування будуть з’являтися вже у філії, то подавати форму № 20-ОПП з інформацією про ці об’єкти повинна вже сама філія. Роз’яснення ДПС щодо цього питання можна знайти у ЗІР, категорія 116.11.

Реєстрація РРО/ПРРО

У разі, якщо філія буде здійснювати розрахункові операції, потрібно буде зареєструвати в податковому органі РРО/ПРРО виходячи з вимог Закону від 06.07.1995 № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (далі – Закон № 265).

Реєстрація РРО здійснюється відповідно до Порядку реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затвердженого наказом Мінфіну від 14.06.2016 № 547 (далі – Порядок № 547). Так, для реєстрації РРО у податковий орган подається Заява про реєстрацію реєстратора розрахункових операцій (форма № 1-РРО). Реєстрацію РРО проводять у податковому органі за основним місцем обліку суб’єкта господарювання  як платника податків (п. 3 гл. 2 розд. II Порядку № 547). Проте юрособи, які є платниками податку на прибуток, можуть реєструвати РРО за місцезнаходженням своїх відокремлених підрозділів, які розташовані на території іншої територіальної громади. Також за місцем розташування філії можуть реєструвати РРО національні оператори.

Реєстрація ПРРО здійснюється відповідно до Порядку реєстрації, ведення реєстру та застосування програмних реєстраторів розрахункових операцій, затвердженого наказом Мінфіну від 23.06.2020 № 317. Для реєстрації ПРРО у податковий орган подається Заява про реєстрацію програмного реєстратора розрахункових операцій (форма № 1-ПРРО).

Делегування філії повноважень зі сплати ЄСВ

Які повноваження будуть у філії, вирішує юрособа. При цьому варто пам’ятати, що філія може бути самостійним платником ЄСВ (абзац п’ятий п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону від 08.07.2010 № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування»), якщо:

• має окремий баланс;
• самостійно здійснює розрахунки із застрахованими особами (працівниками цієї філії та іншими фізособами).

Інформацію про такі повноваження має бути закріплено у положенні про філію. Крім того, про рішення самостійно здійснювати розрахунки із застрахованими особами необхідно повідомити податковий орган за місцем знаходження філії. Зробити це потрібно у 10-денний строк з дня прийняття такого рішення (п. 8 розд. II Порядку обліку платників єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Мінфіну від 24.11.2014 № 1162, далі – Порядок № 1162). На підставі цього повідомлення відокремлений підрозділ юрособи буде перебувати на обліку як платник ЄСВ. А до отримання такого повідомлення від юрособи філія буде на обліку у податковому органі з приміткою «Неплатник».

За якою формою подається це повідомлення юрособою, у Порядку № 1162 не вказано. Тому подати його можна у довільній формі, наприклад у вигляді листа з відповідними реквізитами та змістом.

Крок 4. Отримання ліцензій на провадження діяльності філією

Якщо філія буде провадити діяльність, що підлягає ліцензуванню, то виникає питання про  отримання ліцензії для філії. Отримання ліцензій здійснюється відповідно Закону.

Відповідно до Закону від 02.03.2015 № 222-VIII «Про ліцензування видів господарської діяльності» (далі – Закон № 222) ліцензії видаються суб’єкту господарювання. Ліцензіат – це  суб’єкт господарювання, який має ліцензію (п. 3 ч. 1 ст. 1 Закону № 222).

Якщо у юрособи вже є необхідна ліцензія, то окремо отримувати ліцензію на цей вид діяльності для філії – не потрібно. Проте якщо діяльність, яка підлягає ліцензуванню, буде здійснюватися за новим місцем (за місцем розташування філії), то потрібно повідомити про це орган ліцензування. Такий порядок передбачено нормами Закону № 222, у яких сказано:

• ліцензіат повинен проваджувати вид господарської діяльності, що підлягає ліцензуванню, виключно в межах місць провадження господарської діяльності, зазначених у відомостях про них, поданих до органу ліцензування згідно з вимогами ліцензійних умов (п. 3 ч. 9 ст. 9 Закону № 222);
• ліцензіат зобов’язаний повідомляти орган ліцензування про зміни даних, зазначених у заяві, документах та відомостях, що додавалися до заяви про отримання ліцензії, протягом строку, встановленого ліцензійними умовами (ч. 2 ст. 15 Закону № 222). У разі відсутності ліцензійних умов ліцензіат зобов’язаний повідомляти орган ліцензування про зміни даних, зазначених у заяві, документах та відомостях, що додавалися до заяви про отримання ліцензії, протягом одного місяця з дня, наступного за днем настання таких змін.

Отже, у разі створення юрособою нового місця провадження того виду господарської діяльності, на який вже отримано ліцензію,  ліцензіат (юрособа) подає до органу ліцензування повідомлення про зміну даних, зазначених у заяві, документах та відомостях, що додавалися до заяви про отримання ліцензії, разом із підтвердними документами відповідно до вимог, встановлених ст. 10, 11 Закону № 222.

Орган ліцензування розглядає повідомлення протягом 10 р. д. і в разі відсутності підстав для відмови вносить оновлені відомості до ліцензійного реєстру (ч. 2 ст. 15 Закону № 222).

Наприклад, відповідно до ст. 28 Закону від 18.06.2024 № 3817-IX «Про державне регулювання виробництва і обігу спирту етилового, спиртових дистилятів, біоетанолу, алкогольних напоїв, тютюнових виробів, тютюнової сировини, рідин, що використовуються в електронних сигаретах, та пального» суб’єкти господарювання повинні отримувати окрему ліцензію на право зберігання пального, на право зберігання пального виключно для потреб власного споживання та/або промислової переробки на кожне місце зберігання пального.

Крок 5. Відкриття рахунків у банківських установах

За бажанням окремий рахунок у банку може бути відкрито для філії. Відкриття банківських рахунків для відокремлених підрозділів юрособи здійснюється відповідно до Інструкції про порядок відкриття та закриття рахунків користувачам надавачами платіжних послуг з обслуговування рахунків, затвердженої постановою Правління НБУ від 29.07.2022 № 162 (далі – Інструкція № 162).

Для відкриття рахунку відокремленому підрозділу юрособи до банку слід подати  (п. 32 Інструкції № 162):

• клопотання юрособи про відкриття рахунку відокремленого підрозділу із зазначенням номера поточного рахунку юридичної особи та найменування банку, у якому його відкрито, а також інформації про те, чи є відокремлений підрозділ платником ЄСВ;
• копія належним чином оформленого положення про відокремлений підрозділ.

Крок 6. Оформлення працівників у філію

Як зазначено у ч. 4 ст. 95 ЦКУ, керівники філій призначаються юрособою.

Найменування посади керівника філії повинно відповідати Класифікатору професій ДК 003:2010 (затверджений наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 № 327, далі – ДК 003:2010).

У ДК 003:2010 є посада: «Директор (начальник, завідувач, інший керівник) філіалу (філії)» з кодом КП 1210.1. У дужках зазначено споріднені (однотипні) професійні назви роботи. Тобто роботодавцю слід обрати одну з цих назв та конкретизувати назву посади, яку він буде використовувати, наприклад:

• директор філії;
• начальник філії;
• завідувач філії.

Якщо крім керівника у філії будуть також і інші працівники, тоді потрібно визначитися, хто буде мати повноваження з оформлення з ними трудових відносин – головне підприємство чи сама філія (це зазвичай має бути вказано у положенні про філію).

Якщо такі повноваження будуть у головного підприємства юрособи, то саме воно змінює свій штатний розпис та додає в нього відокремлений підрозділ (філію) з переліком професій та посад для цієї філії.

Якщо ж відповідальним за оформлення трудових відносин буде керівник філії, тоді саме він буде затверджувати штатний розпис для філії.

Не забувайте оформити керівнику філії довіреність, як того вимагає ст. 95 ЦКУ.

Як має бути оформлено таку довіреність?

Довіреність складається у довільній формі із дотриманням вимог гл. 17 ЦКУ. Нотаріального посвідчення ця довіреність не потребує, достатньо засвідчити її підписом керівника головного підприємства юрособи та печаткою (за наявності).

У довіреності необхідно зазначити дату її видачі, а також навести перелік повноважень, якими наділяється керівник філії. Так, можна зазначити, що на підставі цієї довіреності керівник філії уповноважений, зокрема:

• укладати господарські договори від імені філії;
• оформляти трудові відносини із працівниками;
• представляти інтереси філії перед контролюючими органами та в інших державних органах.

Чи може керівник головного підприємства виконувати обов’язки керівника філії?

Так, може, законодавством це не заборонено.

Але оскільки це дві різні посади, оформити це можна двома способами:

• або як сумісництво – тоді керівник головного підприємства буде виконувати свої обов’язки за основним місцем роботи у робочий час, а обов’язки щодо керівництва філією – у вільний від основний роботи час. Плата за сумісництвом здійснюється пропорційно до відпрацьованого часу (ст. 102¹ КЗпП);
• або як суміщення – за цим варіантом керівник головного підприємства буде одночасно виконувати як свої основні обов’язки, так й обов’язки щодо керівництва філією. За виконання додаткових обов’язків йому належить доплата за суміщення посад в розмірі, встановленому колективним договором або положенням про оплату праці.

Крок 7. Передача майна головним підприємством – філії

Передача майна філії здійснюється за правилами, встановленими Законом від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Тобто таку передачу необхідно оформити первинним документом, наприклад актом приймання-передачі майна.

Висновки

1. Процедуру створення філії врегульовано законодавством: юрособі треба виконати низку дій та оформити необхідні документи. Проте спочатку потрібно все детально спланувати та продумати, зокрема вирішити, якими саме повноваженнями буде наділено філію, які функції та господарські операції буде виконувати філія.
2. Обов’язковими кроками на шляху створення філії є затвердження положення про філію, її державна реєстрація, а також призначення керівника філії. Певні документи потрібно подати до податкового органу за місцем основного обліку юрособи. Всі інші кроки залежатимуть від конкретної ситуації (наприклад, отримання ліцензії, укладення трудових договорів із працівниками тощо).