Освітній заклад на карантині: що робити з продуктами харчування

Школу закрито на карантин, який постійно продовжується і невідомо, коли закінчиться. Постачальник устиг завезти продукти харчування до оголошення карантину. Що робити з продуктами, які не можуть зберігатися протягом тривалого часу? Як відобразити ці операції в бухобліку?

Загальні положення

Для роботи із запасами, до яких належать і продукти харчування, насамперед треба керуватися:

• НП(С)БОДС 123 «Запаси»;
• Методичними рекомендаціями з бухгалтерського обліку запасів суб’єктів державного сектору, затвердженими наказом Мінфіну від 23.01.15 р. № 11 (далі – Методрекомендації № 11);
• обліковою політикою установи.

Ситуація, в якій сьогодні опинилась уся країна, для закладів освіти (школи), в яких організовувалось харчування, не нова. І механізм повернення продуктів постачальнику в деяких школах відпрацьований до найменших дрібниць.

Ідеальним розв’язанням цієї проблеми є чітко прописаний у договорі порядок повернення продуктів харчування постачальнику. Проте не все можна заздалегідь передбачити, та й постачальник може відмовитися від виконання умов договору, посилаючись на форс-мажорні обставини. Тому важливим моментом є добросовісний постачальник та гарні ділові відносини між ним та закладом.

Шляхи розв’язання проблеми

Що найперше повинен зробити заклад?

Першим кроком є виявлення продуктів харчування, які мають короткий строк придатності або, можливо, вже протерміновані чи зіпсовані.

У цьому допоможе проведення інвентаризації. І хоча в п. 7 розд. I Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.14 р. № 879 (далі – Положення № 879), де наведено ситуації, коли інвентаризація є обов’язковою, немає оголошення карантину, підставою для її проведення можна вважати постанову КМУ від 11.03.20 р. № 211 «Про запобігання поширенню на території України гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2». Адже саме на її виконання всі заклади освіти призупинили свою діяльність і були переведені на дистанційне навчання.

Отже, керівник закладу видає наказ про проведення інвентаризації, визначає її місце та обсяги, склад комісії.

Завдяки проведеній інвентаризації будуть виявлені продукти, термін споживання яких сплив (зіпсовані) чи вже критичний, а також перевірені умови зберігання тих, що можуть зберігатися тривалий час за умови дотримання певних умов зберігання.

Для оформлення результатів інвентаризації застосовуються типові форми, затверджені наказом Мінфіну від 17.06.15 р. № 572.

За результатами інвентаризації нестачі та втрати запасів понад норми природного убутку визнаються витратами звітного періоду. Водночас суми нестач і втрат від псування запасів понад норми природного убутку до прийняття рішення про конкретних винуватців відображаються на позабалансовому рахунку.

Після встановлення осіб, які мають відшкодувати вартість утрачених запасів, належна до відшкодування сума зараховується до складу дебіторської заборгованості і доходів (на суму фактичних витрат на відновлення (придбання) запасів) та розрахунків із бюджетом (на різницю між сумою, що має бути відшкодована винним, і сумою фактичних витрат на відновлення (придбання) запасів) одночасно зі списанням сум, відображених на позабалансовому рахунку. Сума відшкодування визначається згідно із законодавством (п. 10 розд. II Положення № 879).

Що робити з продуктами, термін споживання яких спливає?

Тут є декілька варіантів:

• повернути постачальнику;
• реалізувати;
• передати іншій установі;
• сформувати продуктові набори та передати їх незахищеним верствам населення.

Розглянемо кожен із наведених варіантів.

Повернення постачальнику

Постачальнику слід направити офіційний лист, у якому йому буде запропоновано повернення всіх придатних до споживання продуктів харчування, раніше отриманих від нього. У разі позитивної відповіді цю господарську операцію треба відобразити як відновлення касових видатків за КЕКВ 2230 «Продукти харчування».

Під поняттям «відновлення касових видатків» розуміють повернення установі коштів, які вона раніше перерахувала тому чи іншому контрагенту (п. 9.1–9.4, 12.3 Порядку казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затвердженого наказом Мінфіну від 23.08.12 р. № 938; п. 10.2–10.3 Порядку казначейського обслуговування державного бюджету за витратами, затвердженого наказом Мінфіну від 24.12.12 р. № 1407). Так, відновлення касових видатків проводять у випадках, коли на реєстраційний рахунок установи надійшло відшкодування вартості телефонних розмов, комунальних послуг, які спожиті орендарем, або повернули кошти, помилково чи надмірно сплачені, тощо. У нашому випадку це повернення коштів за повернуті продукти харчування у зв’язку зі зменшенням потреби.

Реалізація

Цей шлях не такий простий, як повернення, але він також може розв’язати проблему з продуктами харчування.

Якщо постачальник відмовився приймати назад продукти і ваше керівництво прийняло рішення їх реалізувати, то спочатку слід погодити ці дії з головним розпорядником коштів, а потім за відсутності спеціального рахунка в Держказначействі відкрити його для зарахування доходу від реалізації продуктів харчування. І найголовніше – знайти покупців. Ними можуть бути як юридичні, так і фізичні особи.

Передача продуктів харчування

Передати продукти, як і реалізувати, не можна без дозволу головного розпорядника. Цей варіант, на нашу думку, є найлегшим після повернення постачальнику.

В умовах сьогодення, коли в підпорядкуванні об’єднаної територіальної громади (далі – ОТГ) є заклади медицини, освіти та інші, з метою недопущення псування продуктів харчування саме рада ОТГ має прийняти рішення про передачу продуктів із закладу до закладу.

Яким є алгоритм дій?

Алгоритм дій для передання продуктів лікарні, яка перебуває на території ОТГ, може бути такий:

1. Унести зміни до цільової програми «Здоров’я нації», згідно з якою громада фінансує лікарню. Це рішення виноситься на сесію ОТГ і приймається депутатами.
2. Унести зміни до бюджету (перерозподілити видатки загального фонду, зокрема зменшити видатки на придбання продуктів харчування закладів освіти і збільшити ці самі видатки в закладі охорони здоров’я). Відповідне рішення виноситься на сесію ОТГ і приймається депутатами.
3. Провести підготовчу роботу з формування актів приймання-передачі продуктів від закладів освіти ОТГ лікарнею. Це важливо здійснити до сесії ОТГ, щоб рада мала можливість затвердити проєкт акта приймання-передачі на самій сесії та оперативно передати продукти. Тут на допомогу прийдуть результати інвентаризації, проведеної у кожному закладі освіти, на балансі якого є продукти харчування, які необхідно передати.
4. Винести на голосування і прийняти на сесії ОТГ рішення про передачу медзакладу (комунальному неприбутковому підприємству) продуктів із метою недопущення їх псування на загальну суму відповідно до акта приймання-передачі. Також затвердити склад комісії із приймання-передачі запасів.
5. Подати до Держказначейства лист на підставі рішення сесії ОТГ про перенесення касових видатків.
6. На виконання ст. 111 Бюджетного кодексу рішення сесії ОТГ про перерозподіл видатків загального фонду передати обласному департаменту фінансів для отримання висновку про відповідність рішення вимогам Бюджетному кодексу.
7. Організувати постачання продуктів від закладів освіти до лікарні.

Формування продуктових наборів та їх передача незахищеним верствам населення

Цей варіант теж має право на життя. Відповідне рішення також приймається депутатами на сесії ОТГ. Проте хочемо одразу зауважити, що повноцінний продуктовий набір із тих продуктів, що підлягають передачі, навряд чи вийде, тому слід подбати про додаткові кошти на придбання необхідних продуктів і товарів першої необхідності з метою формування повноцінного продуктового набору.

Також не забувайте перевіряти строки придатності продуктів харчування, що передаються.

Цей варіант, мабуть, найбільш складний із усіх вищеперелічених, тому що потребує виділення додаткових коштів і проведення закупівель продуктів для формування наборів. Крім того, отримання продуктів та формування продуктових наборів повністю ляже на плечі працівників органу місцевого самоврядування, хоча в цьому випадку можна залучити волонтерів, які допоможуть сформувати та доставити набори.

На якому з варіантів зупинитися – вирішувати вам. Головному розпоряднику можна запропонувати декілька варіантів.

Бухгалтерський облік

Бюджетні установи для відображення в бухобліку господарських операцій керуються нормативними документами, розробленими Мінфіном для держсектору, а саме:

• Порядком застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженим наказом Мінфіну від 29.12.15 р. № 1219 (далі – Наказ № 1219);
• Типовою кореспонденцією субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондам, затвердженою Наказом № 1219;
• Планом рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженим наказом Мінфіну від 31.12.13 р. № 1203.

Господарські операції з надходження, руху та вибуття запасів оформлюються суб’єктом держсектору первинними документами, форми яких затверджено наказом Держказначейства від 18.12.2000 р. № 130 (далі – Наказ № 130), та наказом Мінстату від 21.06.96 р. № 193 (п. 3 розд. I Методрекомендацій № 11).

Як у бухобліку відобразити всі вищенаведені варіанти операцій із продуктами харчування, строк придатності яких спливає найближчим часом, покажемо в таблиці (суми взято умовні).

(грн)

Висновки

Навіть у складних ситуаціях існує декілька варіантів розв’язання проблеми. У консультації ми розповіли, що робити з продуктами харчування, строк придатності яких спливає. Який із запропонованих способів обрати, вирішувати вам і вищій установі. Головне – пам’ятайте, що списання з обліку продуктів, строк придатності яких закінчився, це останній варіант. Спочатку слід ужити всіх необхідних заходів, щоб не допустити безпідставного витрачання бюджетних коштів. І якщо існує хоча б один шанс цього не допустити, треба скористатися ним.

Гаряча лінія «Антивірус»: як працювати на карантині