Образовательное заведение на карантине: что делать с продуктами питания

Школа закрыта на карантин, который постоянно продлевается и неизвестно, когда закончится. Поставщик успел завезти продукты питания до объявления карантина. Что делать с продуктами, которые не могут храниться на протяжении длительного времени? Как отразить эти операции в бухучете?

Общие положения

Для работы с запасами, к которым относятся и продукты питания, прежде всего надо руководствоваться:

• НП(С)БУГС 123 «Запасы»;
• Методическими рекомендациями по бухгалтерскому учету запасов субъектов государственного сектора, утвержденными приказом Минфина от 23.01.15 г. № 11 (далее – Методрекомендации № 11);
• учетной политикой учреждения.

Ситуация, в которой сегодня оказалась вся страна, для учебных заведений (школы), в которых организовывалось питание, не нова. И механизм возврата продуктов поставщику в некоторых школах отработан до наименьших мелочей.

Идеальным решением этой проблемы является четко прописанный в договоре порядок возврата продуктов питания поставщику. Однако не все можно заранее предусмотреть, да и поставщик может отказаться от выполнения условий договора, ссылаясь на форс-мажорные обстоятельства. Поэтому важным моментом является добросовестный поставщик и хорошие деловые отношения между ним и заведением.

Пути решения проблемы

Что в первую очередь должно сделать заведение?

Первым шагом является выявление продуктов питания, которые имеют короткий срок годности или, возможно, уже просрочены или испорчены.

В этом поможет проведение инвентаризации. И хотя в п. 7 разд. I Положения об инвентаризации активов и обязательств, утвержденного приказом Минфина от 02.09.14 г. № 879 (далее – Положение № 879), где приведены ситуации, когда инвентаризация обязательна, нет объявления карантина, основанием для ее проведения можно считать постановление КМУ от 11.03.20 г. № 211 «О предотвращении распространения на территории Украины острой респираторной болезни COVID-19, вызванной коронавирусом SARS-CoV-2». Ведь именно в его исполнение все учебные заведения приостановили свою деятельность и были переведены на дистанционное обучение.

Итак, руководитель заведения издает приказ о проведении инвентаризации, определяет ее место и объемы, состав комиссии.

Благодаря проведенной инвентаризации будут выявлены продукты, срок потребления которых истек (испорчены) или уже критический, а также проверены условия хранения тех, что могут храниться длительное время при условии соблюдения определенных условий хранения.

Для оформления результатов инвентаризации применяются типовые формы, утвержденные приказом Минфина от 17.06.15 г. № 572.

По результатам инвентаризации недостачи и потери запасов сверх норм естественной убыли признаются расходами отчетного периода. Вместе с тем суммы недостач и потерь от порчи запасов сверх норм естественной убыли до принятия решения о конкретных виновниках отражаются на забалансовом счете.

После установления лиц, которые должны возместить стоимость утраченных запасов, надлежащая к возмещению сумма зачисляется в состав дебиторской задолженности и доходов (на сумму фактических расходов на восстановление (приобретение) запасов) и расчетов с бюджетом (на разницы между суммой, которая должна быть возмещена виновным, и суммой фактических расходов на восстановление (приобретение) запасов) одновременно со списанием сумм, отраженных на забалансовом счете. Сумма возмещения определяется согласно законодательству (п. 10 разд. II Положение № 879).

Что делать с продуктами, срок потребления которых истекает?

Здесь есть несколько вариантов:

• вернуть поставщику;
• реализовать;
• передать другому учреждению;
• сформировать продуктовые наборы и передать их незащищенным слоям населения.

Рассмотрим каждый из приведенных вариантов.

Возврат поставщику

Поставщику нужно направить официальное письмо, в котором ему будет предложен возврат всех пригодных к потреблению продуктов питания, ранее полученных от него. В случае утвердительного ответа эту хозяйственную операцию надо отразить как восстановление кассовых расходов по КЭКР 2230 «Продукты питания».

Под понятием «восстановление кассовых расходов» понимают возврат учреждению средств, которые оно ранее перечислило этому или другому контрагенту (п. 9.1–9.4, 12.3 Порядка казначейского обслуживания местных бюджетов, утвержденного приказом Минфина от 23.08.12 г. № 938; п. 10.2–10.3 Порядка казначейского обслуживания государственного бюджета по расходам, утвержденного приказом Минфина от 24.12.12 г. № 1407). Так, восстановление кассовых расходов проводят в случаях, когда на регистрационный счет учреждения поступило возмещение стоимости телефонных разговоров, коммунальных услуг, которые потреблены арендатором, или вернули средства, ошибочно или излишне уплаченные, и т. п. В нашем случае это возврат средств за возвращенные продукты питания в связи с уменьшением потребности.

Реализация

Этот путь не такой простой, как возврат, но он также может решить проблему с продуктами питания.

Если поставщик отказался принимать назад продукты и ваше руководство приняло решение их реализовать, то сначала нужно согласовать эти действия с главным распорядителем средств, а потом при отсутствии специального счета в Госказначействе открыть его для зачисления дохода от реализации продуктов питания. И самое главное – найти покупателей. Ими могут быть как юридические, так и физические лица.

Передача продуктов питания

Передать продукты, как и реализовать, нельзя без разрешения главного распорядителя. Этот вариант, по нашему мнению, самый легкий после возврата поставщику.

В условиях настоящего времени, когда в подчинении объединенной территориальной громады (далее – ОТГ) есть заведения медицины, образования и прочие, с целью недопущения порчи продуктов питания именно совет ОТГ должен принять решение о передаче продуктов из заведения в заведение.

Каков алгоритм действий?

Алгоритм действий для передачи продуктов больнице, которая находится на территории ОТГ, может быть следующим:

1. Внести изменения в целевую программу «Здоровье наций», согласно которой громада финансирует больницу. Это решение выносится на сессию ОТГ и принимается депутатами.
2. Внести изменения в бюджет (перераспределить расходы общего фонда, в частности уменьшить расходы на приобретение продуктов питания учебных заведений и увеличить эти же расходы в заведении здравоохранения). Соответствующее решение выносится на сессию ОТГ и принимается депутатами.
3. Провести подготовительную работу по формированию актов приемки-передачи продуктов от учебных заведений ОТГ больницей. Это важно осуществить до сессии ОТГ, чтобы совет имел возможность утвердить проект акта приемки-передачи на самой сессии и оперативно передать продукты. Здесь на помощь придут результаты инвентаризации, проведенной в каждом учебном заведении, на балансе которого есть продукты питания, которые необходимо передать.
4. Вынести на голосование и принять на сессии ОТГ решение о передаче медзаведению (коммунальному неприбыльному предприятию) продуктов с целью недопущения их порчи на общую сумму согласно акту приемки-передачи. Также утвердить состав комиссии по приемке-передаче запасов.
5. Подать в Госказначейства письмо на основании решения сессии ОТГ о переносе кассовых расходов.
6. Во исполнение ст. 111 Бюджетного кодекса решения сессии ОТГ о перераспределении расходов общего фонда передать областному департаменту финансов для получения заключения о соответствии решения требованиям Бюджетного кодекса.
7. Организовать поставку продуктов от учебных заведений в больницу.

Формирование продуктовых наборов и их передача незащищенным слоям населения

Этот вариант тоже имеет право на жизнь. Соответствующее решение также принимается депутатами на сессии ОТГ. Однако хотим сразу заметить, что полноценный продуктовый набор из тех продуктов, которые подлежат передаче, вряд ли получится, поэтому нужно позаботиться о дополнительных средствах на приобретение необходимых продуктов и товаров первой необходимости с целью формирования полноценного продуктового набора.

Также не забывайте проверять сроки годности продуктов питания, которые передаются.

Этот вариант, наверное, наиболее сложный из всех вышеперечисленных, потому что требует выделения дополнительных средств и проведения закупок продуктов для формирования наборов. Кроме того, получение продуктов и формирование продуктовых наборов полностью ляжет на плечи работников органа местного самоуправления, хотя в этом случае можно привлечь волонтеров, которые помогут сформировать и доставить наборы.

На каком из вариантов остановиться – решать вам. Главному распорядителю можно предложить несколько вариантов.

Бухгалтерский учет

Бюджетные учреждения для отражения в бухучете хозяйственных операций руководствуются нормативными документами, разработанными Минфином для госсектора, а именно:

Порядком применения Плана счетов бухгалтерского учета в государственном секторе, утвержденным приказом Минфина от 29.12.15 г. № 1219 (далее – Приказ № 1219);

• Типовой корреспонденцией субсчетов бухгалтерского учета для отражения операций с активами, капиталом и обязательствами распорядителями бюджетных средств и государственными целевыми фондами, утвержденной Приказом № 1219;
• Планом счетов бухгалтерского учета в государственном секторе, утвержденным приказом Минфина от 31.12.13 г. № 1203.

Хозяйственные операции по поступлению, движению и выбытию запасов оформляются субъектом госсектора первичными документами, формы которых утверждены приказом Госказначейства от 18.12.2000 г. № 130 (далее – Приказ № 130), и приказом Минстата от 21.06.96 г. № 193 (п. 3 разд. I Методрекомендаций № 11).

Как в бухучете отразить все вышеприведенные варианты операций с продуктами питания, срок годности которых истекает в ближайшее время, покажем в таблице (суммы взяты условные).

(грн)

Выводы

Даже в сложных ситуациях существует несколько вариантов решения проблемы. В консультации мы рассказали, что делать с продуктами питания, срок годности которых истекает. Какой из предложенных способов выбрать, решать вам и вышестоящему учреждению. Главное – помните, что списание с учета продуктов, срок годности которых закончился, это крайний вариант. Сначала нужно принять все необходимые меры, чтобы не допустить безосновательного расходования бюджетных средств. И если существует хотя бы один шанс этого не допустить, надо воспользоваться им.

Горячая линия «Антивирус»: как работать на карантине