Відрядження перервано або скасовано через карантин: як це оформити

Акценти цієї статті:

• які документи слід оформити при відкликанні працівника з відрядження або його скасуванні;
• у які строки працівник повинен відзвітувати за отриманий аванс.

Через карантин багато службових відряджень довелося перервати або скасувати. Роботодавців цікавить, як потрібно оформити такі рішення, щоб не порушити законодавство і не заробити штрафи. Для наочності розглянемо дві ситуації з практики.

Ситуація 1

У березні наші працівники були направлені у відрядження до іншої області. Проте через запровадження карантину на всій території України вони змушені були перервати відрядження і повернутися додому раніше наміченого строку. У зв'язку із цим виникло декілька запитань.

Які документи потрібно оформити для припинення відрядження і після повернення працівника?

Перш за все треба видати наказ (розпорядження) про відкликання працівників із відрядження (див. зразок 1). Про необхідність видання такого наказу йдеться і в листі Мінфіну від 14.05.15 р. № 31-08030-16-10/15972.

Комплект наказів (про направлення у відрядження і відкликання з відрядження) буде підставою для відшкодування працівникові добових та інших витрат на відрядження.

Повернувшись із відрядження, працівник традиційно повинен подати до бухгалтерії Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (форма затверджена наказом Мінфіну від 28.09.15 р. № 841, далі – звіт), і повернути залишок підзвітних грошей.

До звіту працівник, як завжди, додає документи, що підтверджують витрати на відрядження. Але в цьому випадку в нього мають бути у тому числі документи про повернення в касу квитків, куплених на пізнішу дату, і про купівлю нових квитків.

Але при поверненні квитків перевізники утримують частину вартості квитка. Що робити із цією різницею у витратах?

Роботодавець має право компенсувати працівникові суму, утриману перевізником при поверненні квитків. Адже такі витрати здійснені у відрядженні, і працівник подав документи, що підтверджують вартість придбаних квитків (пп. 170.9.1 Податкового кодексу, далі – ПК).

Завважимо, що таке право надане навіть підприємствам, установам та організаціям, які повністю або частково утримуються за рахунок бюджету (п. 12 розд. II, п. 11 розд. III Інструкції про службові відрядження в межах України і за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59, далі – Інструкція № 59).

Якими документами слід підтвердити повернення квитків?

Перелік документів, які підтверджують повернення проїзних/перевізних документів, наведено в таб­лиці.

У які строки працівник, відкликаний із відрядження, повинен здати звіт?

Це залежить від того, у якій формі (готівковій чи безготівковій) працівник оплачував свої витрати на відрядження. Так, для подання звіту встановлено такі строки (пп. 170.9.2, 170.9.3 ПК):

• до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем, у якому працівник завершив відрядження (пп. «а» пп. 170.9.2 ПК), – якщо аванс видавався готівкою;
• до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження (пп. «а» пп. 170.9.3 ПК) – якщо працівник витрачав готівку, зняту з корпоративної платіжної картки;
• протягом 10 банківських днів після завершення відрядження (до 20 банківських днів за наявності поважних причин) (пп. «б» пп. 170.9.3 ПК) – якщо працівник розплачувався платіжною карткою (безготівкові розрахунки).

Ситуація 2

Відрядження було оформлене, але працівник нікуди не поїхав через розпочатий карантин. Що робити роботодавцеві?

У такій ситуації керівник підприємства видає наказ про скасування відрядження (див. зразок 2).

Далі працівник зобов'язаний повернути виданий йому на відрядження аванс і подати до бухгалтерії звіт. До звіту працівник має додати документи на повернення квитків.

У який строк треба подати звіт?

Для цієї ситуації такий строк пп. 170.9.2 та 170.9.3 ПК не встановлено. Проте податківці наполягають на тому, що звіт слід подати протягом 3 банківських днів із дня прийняття рішення про скасування відрядження (ЗІР, категорії 103.17, 109.21). При цьому вони посилаються на п. 11 розд. II та п. 18 розд. III Інструкції № 59. Але дія Інструкції № 59 поширюється на підприємства, установи й організації, які повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів. Для інших підприємств ця Інструкція має рекомендаційний характер (лист ДФС від 10.02.17 р. № 2103/Я/99-99-13-02-03-14). Тому підприємство може встановити строк здачі звіту за відрядженням, що не відбулося, – самостійно, наприклад орієнтуючись на строки з пп. 170.9.2 та 170.9.3 ПК.

А що робити бухгалтерові, якщо звіт не подано і підзвітні гроші не повернено до закінчення місяця, на який припадає граничний строк його подання?

За загальним правилом з пп. 170.9.1 ПК роботодавець зобов'язаний обкласти всю неповернену суму ПДФО і військовим збором – як надмірно витрачені кошти.

Але в умовах карантину не все залежить від працівника. Наприклад, оформити документи на повернення проїзних документів, куплених у касі перевізника, не завжди можливо. Припустимо, квиток був придбаний через каси Укрзалізниці для виїзду в період з 18.03.20 р. У такому разі перевізник гарантує повернути гроші пасажирам за невикористані квитки після закінчення карантинних заходів протягом 90 діб – для внутрішнього сполучення і 180 діб – для міжнародного. Таку інформацію розміщено на сайті «Укрзалізниці». Хоча оформити документи на повернення електронного квитка можна у звичайному порядку.

Багато авіакомпаній також не оформляють документи на повернення грошей за скасований рейс.

І навіть якщо документи вдасться оформити, то швидко отримати гроші за повернений квиток практично неможливо. Тобто в такій ситуації працівник у встановлений строк зможе повернути до бухгалтерії тільки добові.

Як же діяти, коли є документи на повернення квитків, але перевізники не повертають пасажирові гроші, сплачені за квитки?

Згідно із законом працівник зобов'язаний у встановлені строки подати до бухгалтерії звіт разом із документами на повернення квитків і повернути надмірно витрачені кошти. Отже, на практиці працівникові доведеться віддати свої гроші. Адже формально всі неповернені працівником кошти вважатимуться надмірно витраченими. А значить, повинні обкладатися ПДФО і військовим збором (пп. 164.2.11, 170.9.1, п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПК). При цьому для утримання ПДФО застосовується натуральний коефіцієнт (п. 164.5 ПК).

І на жаль, у такій ситуації не працюють норми п. 52¹ підрозд. 10 розд. XX ПК, який звільняє від штрафних санкцій за порушення податкового законодавства, допущені в період з 1 березня по 31 травня 2020 року. Штрафів-то не буде, але податкові зобов'язання, у тому числі з ПДФО і військового збору, сплатити все одно доведеться.

Як діяти за ситуації, коли немає документів на повернення квитків?

Найбезпечніший варіант: працівник повертає не витрачений залишок авансу, а неповернену суму роботодавець обкладає ПДФО і військовим збором як додаткове благо – із застосуванням підвищувального коефіцієнта. За своїм бажанням роботодавець може компенсувати цю суму працівникові. Наприклад, виплативши премію або надавши матеріальну допомогу.

Можна вчинити інакше. Працівник повертає залишок авансу, а до звіту додає квитки на проїзд і розрахункові документи на оплату таких квитків. Формально всі умови пп. 170.9.1 ПК виконано: документи в наявності, операцію проведено в рамках господарської діяльності підприємства (відрядження скасовано з незалежних від підприємства і працівника причин). А значить, оподатковуваний дохід у працівника не повинен виникати. Проте при перевірці може виникнути запитання, чому невикористані квитки не були повернені. Тому щоб уникнути штрафів, рекомендуємо отримати індивідуальну податкову консультацію, виклавши в запиті свою конкретну ситуацію.

Висновки

1. Для відкликання працівника з відрядження або для скасування відрядження, документи на яке вже оформлено, керівник повинен видати наказ (розпорядження).
2. Строк здавання авансового звіту при скасуванні відрядження рекомендуємо зазначити в наказі або в Положенні про відрядження.
3. До звіту працівник повинен додати документи, що підтверджують суму фактичних витрат (у тому числі і документи на повернення проїзних квитків).

Гаряча лінія «Антивірус»: як працювати на карантині

Карантин = форс-мажор: як працювати в нових умовах?

Карантин – це форс-мажор