Командировка прервана или отменена из-за карантина: как это оформить

Акценты этой статьи:

• какие документы следует оформить при отзыве работника из командировки или ее отмене;
• в какие сроки работник должен отчитаться за полученный аванс.

Из-за карантина многие служебные командировки пришлось прервать или отменить. Работодателей интересует, как нужно оформить такие решения, чтобы не нарушить законодательство и не заработать штрафы. Для наглядности рассмотрим две ситуации из практики.

Ситуация 1

В марте наши работники были направлены в командировку в другую область. Однако из-за введения карантина на всей территории Украины они вынуждены были прервать командировку и вернуться домой раньше намеченного срока. В связи с этим возникло несколько вопросов.

Какие документы нужно оформить для прекращения командировки и после возвращения работника?

Прежде всего надо издать приказ (распоряжение) об отзыве работников из командировки (см. образец 1). О необходимости издания такого приказа говорится и в письме Минфина от 14.05.15 г. № 31-08030-16-10/15972.

Комплект приказов (о направлении в командировку и отзыве из командировки) будет основанием для возмещения работнику суточных и других расходов на командировку.

Вернувшись из командировки, работник традиционно должен представить в бухгалтерию Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (форма утверждена приказом Минфина от 28.09.15 г. № 841, далее – отчет), и вернуть остаток подотчетных денег.

К отчету работник, как обычно, прилагает документы, подтверждающие командировочные расходы. Но в данном случае у него должны быть в том числе документы о возврате в кассу билетов, купленных на более позднюю дату, и о покупке новых билетов.

Но при возврате билетов перевозчики удерживают часть стоимости билета. Как поступить с этой разницей в расходах?

Работодатель имеет право компенсировать работнику сумму, удержанную перевозчиком при возврате билетов. Ведь такие расходы понесены в командировке, и работник представил документы, подтверждающие стоимость приобретенных билетов (пп. 170.9.1 Налогового кодекса, далее – НК).

Отметим, что такое право предоставлено даже предприятиям, учреждениям и организациям, которые полностью или частично содержатся за счет бюджета (п. 12 разд. II, п. 11 разд. III Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59, далее – Инструкция № 59).

Какими документами следует подтвердить возврат билетов?

Перечень документов, которые подтверждают возврат проездных/перевозочных документов, приведен в таблице.

В какие сроки работник, отозванный из командировки, должен сдать отчет?

Это зависит от того, в какой форме (наличной или безналичной) работник оплачивал свои командировочные расходы. Так, для подачи отчета установлены следующие сроки (пп. 170.9.2, 170.9.3 НК):

• до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершил командировку (пп. «а» пп. 170.9.2 НК) – если аванс выдавался наличными;
• до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки (пп. «а» пп. 170.9.3 НК) – если работник тратил наличные, снятые с корпоративной платежной карточки;
• в течение 10 банковских дней после завершения командировки (до 20 банковских дней при наличии уважительных причин) (пп. «б» пп. 170.9.3 НК) – если работник расплачивался платежной карточкой (безналичные расчеты).

Ситуация 2

Командировка была оформлена, но работник никуда не поехал из-за начавшегося карантина. Что делать работодателю?

В такой ситуации руководитель предприятия издает приказ об отмене командировки (см. образец 2).

Далее работник обязан вернуть выданный ему на командировку аванс и представить в бухгалтерию отчет. К отчету работник должен приложить документы на возврат билетов.

В какой срок надо представить отчет?

Для данной ситуации такой срок пп. 170.9.2 и 170.9.3 НК не установлен. Однако налоговики настаивают на том, что отчет следует представить в течение 3 банковских дней со дня принятия решения об отмене командировки (ОИР, категории 103.17, 109.21). При этом они ссылаются на п. 11 разд. II и п. 18 разд. III Инструкции № 59. Но действие Инструкции № 59 распространяется на предприятия, учреждения и организации, которые полностью или частично содержатся за счет бюджетных средств. Для остальных предприятий эта Инструкция имеет рекомендательный характер (письмо ГФС от 10.02.17 г. № 2103/Я/99-99-13-02-03-14). Поэтому предприятие может установить срок сдачи отчета по несостоявшейся командировке самостоятельно, например, ориентируясь на сроки из пп. 170.9.2 и 170.9.3 НК.

А что делать бухгалтеру, если отчет не подан и подотчетные деньги не возвращены до окончания месяца, на который приходится предельный срок его подачи?

По общему правилу из пп. 170.9.1 НК работодатель обязан обложить всю невозвращенную сумму НДФЛ и военным сбором – как излишне израсходованные средства.

Но в условиях карантина не все зависит от работника. Например, оформить документы на возврат проездных документов, купленных в кассе перевозчика, не всегда возможно. Допустим, билет был приобретен через кассы Укрзализныци для выезда в период с 18.03.20 г. В таком случае перевозчик гарантирует вернуть деньги пассажирам за неиспользованные билеты после окончания карантинных мероприятий в течение 90 суток – для внутреннего сообщения и 180 суток – для международного. Такая информация размещена на сайте «Укрзалізниці». Хотя оформить документы на возврат электронного билета можно в обычном порядке.

Многие авиакомпании также не оформляют документы на возврат денег за отмененный рейс.

И даже если документы получится оформить, то быстро получить деньги за возвращенный билет практически невозможно. То есть в такой ситуации работник в установленный срок сможет вернуть в бухгалтерию только суточные.

Как же действовать, когда есть документы на возврат билетов, но перевозчики не возвращают пассажиру деньги, уплаченные за билеты?

По закону работник обязан в установленные сроки подать в бухгалтерию отчет вместе с документами на возврат билетов и вернуть излишне израсходованные средства. Значит, на практике работнику придется отдать свои деньги. Ведь формально все невозвращенные работником средства будут считаться излишне потраченными. А значит, должны облагаться НДФЛ и военным сбором (пп. 164.2.11, 170.9.1, п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НК). При этом для удержания НДФЛ применяется натуральный коэффициент (п. 164.5 НК).

И, к сожалению, в такой ситуации не работают нормы п. 52¹ подразд. 10 разд. XX НК, который освобождает от штрафных санкций за нарушения налогового законодательства, допущенные в период с 1 марта по 31 мая 2020 года. Штрафов-то не будет, но налоговые обязательства, в том числе по НДФЛ и военному сбору, уплатить все равно придется.

Как действовать в ситуации, когда нет документов на возврат билетов?

Самый безопасный вариант: работник возвращает неистраченный остаток аванса, а невозвращенную сумму работодатель облагает НДФЛ и военным сбором как дополнительное благо – с применением повышающего коэффициента. По своему желанию работодатель может компенсировать эту сумму работнику. Например, выплатив премию или предоставив материальную помощь.

Можно поступить иначе. Работник возвращает остаток аванса, а к отчету прилагает билеты на проезд и расчетные документы на оплату таких билетов. Формально все условия пп. 170.9.1 НК выполнены: документы в наличии, операция проведена в рамках хозяйственной деятельности предприятия (командировка отменена по независящим от предприятия и работника причинам). А значит, налогооблагаемый доход у работника не должен возникать. Однако при проверке может возникнуть вопрос, почему неиспользованные билеты не были возвращены. Поэтому, чтобы избежать штрафов, рекомендуем получить индивидуальную налоговую консультацию, изложив в запросе свою конкретную ситуацию.

Выводы

1. Для отозвания работника из командировки или для отмены командировки, документы на которую уже оформлены, руководитель должен издать приказ (распоряжение).
2. Срок сдачи авансового отчета при отмене командировки рекомендуем указать в приказе или в Положении о командировках.
3. К отчету работник должен приложить документы, подтверждающие сумму фактических расходов (в т. ч. и документы на возврат проездных билетов).

Горячая линия «Антивирус»: как работать на карантине 

Карантин = форс-мажор: как работать в новых условиях?

Карантин – это форс-мажор