• Быстрый поиск надежных решений
    и практической информации

Uteka

Я ищу...

Где искать:

расширенный поиск
Получите доступ к более 2 миллионов готовых решений, публикаций и обзоров
Оформить
подписку

Командировка прервана или отменена из-за карантина: как это оформить

Карантин

31.03.2020 926 0 1

Акценты этой статьи:

  • какие документы следует оформить при отзыве работника из командировки или ее отмене;
  • в какие сроки работник должен отчитаться за полученный аванс.

Из-за карантина многие служебные командировки пришлось прервать или отменить. Работодателей интересует, как нужно оформить такие решения, чтобы не нарушить законодательство и не заработать штрафы. Для наглядности рассмотрим две ситуации из практики.

Ситуация 1

В марте наши работники были направлены в командировку в другую область. Однако из-за введения карантина на всей территории Украины они вынуждены были прервать командировку и вернуться домой раньше намеченного срока. В связи с этим возникло несколько вопросов.

Какие документы нужно оформить для прекращения командировки и после возвращения работника?

Прежде всего надо издать приказ (распоряжение) об отзыве работников из командировки (см. образец 1). О необходимости издания такого приказа говорится и в письме Минфина от 14.05.15 г. № 31-08030-16-10/15972.

Комплект приказов (о направлении в командировку и отзыве из командировки) будет основанием для возмещения работнику суточных и других расходов на командировку.

ОБРАЗЕЦ 1

<...>

Наказ № 20-К

12.03.20 р.

м. Дніпро

Про відкликання із службового відрядження

У зв'язку з карантином, уведеним постановою КМУ від 11.03.20 р. № 211, НАКАЗУЮ:

1. Перервати відрядження (наказ від 05.03.20 р. № 18-К) юриста Петренка Олександра Олександровича.

2. Головному бухгалтеру Сватенко О. О. здійснити розрахунок з Петренком О. О. за виданим на відрядження авансом.

<...>

На заметку! Порядок действий в такой ситуации можно подробно описать в Положении о служебных командировках.

Вернувшись из командировки, работник традиционно должен представить в бухгалтерию Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (форма утверждена приказом Минфина от 28.09.15 г. № 841, далее – отчет), и вернуть остаток подотчетных денег.

К отчету работник, как обычно, прилагает документы, подтверждающие командировочные расходы. Но в данном случае у него должны быть в том числе документы о возврате в кассу билетов, купленных на более позднюю дату, и о покупке новых билетов.

Но при возврате билетов перевозчики удерживают часть стоимости билета. Как поступить с этой разницей в расходах?

Работодатель имеет право компенсировать работнику сумму, удержанную перевозчиком при возврате билетов. Ведь такие расходы понесены в командировке, и работник представил документы, подтверждающие стоимость приобретенных билетов (пп. 170.9.1 Налогового кодекса, далее – НК).

Отметим, что такое право предоставлено даже предприятиям, учреждениям и организациям, которые полностью или частично содержатся за счет бюджета (п. 12 разд. II, п. 11 разд. III Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59, далее – Инструкция № 59).

Какими документами следует подтвердить возврат билетов?

Перечень документов, которые подтверждают возврат проездных/перевозочных документов, приведен в таблице.

Вид транспорта

Как оформляется возврат билетов

1

2

Ж/д

Если билет приобретался через пункт продажи (кассу вокзала), то при его возврате кассир оформляет вспомогательный документ с указанием возвращаемой суммы (п. 21.2 Порядка оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденного приказом Мининфраструктуры и Миндоходов от 30.05.13 г. № 331/137, далее – Порядок № 331/137). По требованию пассажира кассир должен представить ему один экземпляр вспомогательного документа.

Если был приобретен электронный билет, тогда при его возврате формируется электронный документ на возврат (п. 21.4 Порядка № 331/137).

Внимание! Документ на возврат надо распечатать на бумажном носителе. Такая распечатка считается расчетным документом (п. 5.6 Порядка № 331/137)

Автомобильный

Если билет сдается в кассу автостанции, оформляется фискальный чек выдачи средств (форма № ФКЧ-2). Также работник может предоставить и другие документы на возврат либо письмо (акт, справку) о возврате проездного документа, составленные компанией-продавцом.

Если это электронный билет, тогда при его возврате формируется электронный документ на возврат (его следует распечатать!).

Порядок возврата неиспользованных билетов на проезд автомобильным транспортом регулируют Правила, утвержденные постановлением КМУ от 18.02.97 г. № 176

Авиа

Компания-продавец оформляет письмо (акт, справку) о возврате авиабилета. В этом документе должны быть указаны: фамилия и инициалы работника, стоимость перелета, сумма возвращенных средств, сумма комиссионных и/или других сборов за возврат частично использованного билета (п. 12 разд. II, п. 11 разд. III Инструкции № 59).

Отметим, что Правилами воздушных перевозок и обслуживания пассажиров и багажа, утвержденными приказом Госавиаслужбы от 26.11.18 г. № 1239, форма документа на возврат авиабилетов не установлена. Указано только, что деньги авиаперевозчик возвращает в день возврата билетов в кассу (в день поступления от пассажира информации о желании получить деньги за неиспользованный электронный авиабилет), но в любом случае не позднее чем в течение 7 дней (п. 1, 4 разд. XVIII Правил, утвержденных приказом Госавиаслужбы от 26.11.18 г. № 1239)

В какие сроки работник, отозванный из командировки, должен сдать отчет?

Это зависит от того, в какой форме (наличной или безналичной) работник оплачивал свои командировочные расходы. Так, для подачи отчета установлены следующие сроки (пп. 170.9.2, 170.9.3 НК):

  • до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершил командировку (пп. «а» пп. 170.9.2 НК) – если аванс выдавался наличными;
  • до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки (пп. «а» пп. 170.9.3 НК) – если работник тратил наличные, снятые с корпоративной платежной карточки;
  • в течение 10 банковских дней после завершения командировки (до 20 банковских дней при наличии уважительных причин) (пп. «б» пп. 170.9.3 НК) – если работник расплачивался платежной карточкой (безналичные расчеты).

Ситуация 2

Командировка была оформлена, но работник никуда не поехал из-за начавшегося карантина. Что делать работодателю?

В такой ситуации руководитель предприятия издает приказ об отмене командировки (см. образец 2).

ОБРАЗЕЦ 2

<...>

Наказ № 26-К

16.03.20 р.

м. Дніпро

Про скасування службового відрядження

У зв'язку з карантином, введеним постановою КМУ від 11.03.20 р. № 211, НАКАЗУЮ:

1. Скасувати відрядження (наказ від 10.03.20 р. № 23-К) юриста Петренка Олександра Олександровича.

2. Головному бухгалтеру Сватенко О. О. здійснити розрахунок з Петренком О. О. за виданим на відрядження авансом.

<...>

Это важно! Работник должен быть ознакомлен с этим приказом под подпись.

Далее работник обязан вернуть выданный ему на командировку аванс и представить в бухгалтерию отчет. К отчету работник должен приложить документы на возврат билетов.

В какой срок надо представить отчет?

Для данной ситуации такой срок пп. 170.9.2 и 170.9.3 НК не установлен. Однако налоговики настаивают на том, что отчет следует представить в течение 3 банковских дней со дня принятия решения об отмене командировки (ОИР, категории 103.17, 109.21). При этом они ссылаются на п. 11 разд. II и п. 18 разд. III Инструкции № 59. Но действие Инструкции № 59 распространяется на предприятия, учреждения и организации, которые полностью или частично содержатся за счет бюджетных средств. Для остальных предприятий эта Инструкция имеет рекомендательный характер (письмо ГФС от 10.02.17 г. № 2103/Я/99-99-13-02-03-14). Поэтому предприятие может установить срок сдачи отчета по несостоявшейся командировке самостоятельно, например, ориентируясь на сроки из пп. 170.9.2 и 170.9.3 НК.

На заметку! Сроки сдачи отчета при отмене командировки зафиксируйте в Положении о командировках, в приказе об отмене командировки.

А что делать бухгалтеру, если отчет не подан и подотчетные деньги не возвращены до окончания месяца, на который приходится предельный срок его подачи?

По общему правилу из пп. 170.9.1 НК работодатель обязан обложить всю невозвращенную сумму НДФЛ и военным сбором – как излишне израсходованные средства.

Но в условиях карантина не все зависит от работника. Например, оформить документы на возврат проездных документов, купленных в кассе перевозчика, не всегда возможно. Допустим, билет был приобретен через кассы Укрзализныци для выезда в период с 18.03.20 г. В таком случае перевозчик гарантирует вернуть деньги пассажирам за неиспользованные билеты после окончания карантинных мероприятий в течение 90 суток – для внутреннего сообщения и 180 суток – для международного. Такая информация размещена на сайте «Укрзалізниці». Хотя оформить документы на возврат электронного билета можно в обычном порядке.

Многие авиакомпании также не оформляют документы на возврат денег за отмененный рейс.

И даже если документы получится оформить, то быстро получить деньги за возвращенный билет практически невозможно. То есть в такой ситуации работник в установленный срок сможет вернуть в бухгалтерию только суточные.

Как же действовать, когда есть документы на возврат билетов, но перевозчики не возвращают пассажиру деньги, уплаченные за билеты?

По закону работник обязан в установленные сроки подать в бухгалтерию отчет вместе с документами на возврат билетов и вернуть излишне израсходованные средства. Значит, на практике работнику придется отдать свои деньги. Ведь формально все невозвращенные работником средства будут считаться излишне потраченными. А значит, должны облагаться НДФЛ и военным сбором (пп. 164.2.11, 170.9.1, п. 161 подразд. 10 разд. ХХ НК). При этом для удержания НДФЛ применяется натуральный коэффициент (п. 164.5 НК).

И, к сожалению, в такой ситуации не работают нормы п. 521 подразд. 10 разд. XX НК, который освобождает от штрафных санкций за нарушения налогового законодательства, допущенные в период с 1 марта по 31 мая 2020 года. Штрафов-то не будет, но налоговые обязательства, в том числе по НДФЛ и военному сбору, уплатить все равно придется.

Как действовать в ситуации, когда нет документов на возврат билетов?

Самый безопасный вариант: работник возвращает неистраченный остаток аванса, а невозвращенную сумму работодатель облагает НДФЛ и военным сбором как дополнительное благо – с применением повышающего коэффициента. По своему желанию работодатель может компенсировать эту сумму работнику. Например, выплатив премию или предоставив материальную помощь.

Можно поступить иначе. Работник возвращает остаток аванса, а к отчету прилагает билеты на проезд и расчетные документы на оплату таких билетов. Формально все условия пп. 170.9.1 НК выполнены: документы в наличии, операция проведена в рамках хозяйственной деятельности предприятия (командировка отменена по независящим от предприятия и работника причинам). А значит, налогооблагаемый доход у работника не должен возникать. Однако при проверке может возникнуть вопрос, почему неиспользованные билеты не были возвращены. Поэтому, чтобы избежать штрафов, рекомендуем получить индивидуальную налоговую консультацию, изложив в запросе свою конкретную ситуацию.

Выводы

  1. Для отозвания работника из командировки или для отмены командировки, документы на которую уже оформлены, руководитель должен издать приказ (распоряжение).
  2. Срок сдачи авансового отчета при отмене командировки рекомендуем указать в приказе или в Положении о командировках.
  3. К отчету работник должен приложить документы, подтверждающие сумму фактических расходов (в т. ч. и документы на возврат проездных билетов).

Зразок 1. Наказ.doc

Скачать

Зразок 2. Наказ.doc

Скачать

Перечень документов.doc

Скачать

Горячая линия «Антивирус»: как работать на карантине 

Карантин = форс-мажор: как работать в новых условиях?

Карантин – это форс-мажор

Комментарии к материалу

Оформить подписку на раздел «Коммерция»

Надежные решения по бухучету, налогам и праву

2592 грн. / год

Купить

Лучшие материалы