Правила заповнення трудових книжок: роз’яснення ФПУ

Більше за темою:

Чи може працівник подати до ПФУ свою паперову трудову книжку для оцифрування без участі роботодавця?

Як бути в ситуації, коли у трудовій книжці частина, що передбачає ведення записів українською мовою закінчилася? Чи можна записувати, наприклад, у частині, що передбачена для ведення російською мовою?

Відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту населення від 29.07.1993 № 58 (далі – Інструкція № 58), передбачено, що коли в трудовій книжці заповнено всі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем. Тому не варто робити записи у частині, що передбачена для заповнення російською мовою, й так само в розділах «Відомості про заохочення» та «Відомості про призначення пенсій».

Які мають бути дії кадровика, який уже почав уносити відомості в розділ, що не передбачений для записів про роботу?

У такому разі можна скористатися загальним правилом, визначеним Інструкцією № 58, щодо виправлення неправильних записів. Після запису про прийняття на роботу після відповідного порядкового номера, дати внесення запису пишеться: «Запис за № таким-то є недійсним», після чого відповідно до розд. 3 Інструкції № 58 видається вкладиш до трудової книжки. Слід зазначити, що видається він у тому самому порядку, як і трудова книжка, і без неї він недійсний.

Чи дотримуватися вимог ДСТУ 4163:2020 під час написання в трудових книжках прізвища та імені?

Національний стандарт «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020) затверджено наказом ДП «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 № 144 «Про прийняття та скасування національних стандартів» (набув чинності з 01.09.2021).

Згідно з ДСТУ 4163:2020 розшифрування особистого підпису посадової особи в усіх відповідних реквізитах, що потребують підписання, складається з двох елементів: власного імені посадової особи та її прізвища, яке друкують великими літерами. Ця вимога стосується й прізвища посадової особи, якій адресують документ. Таке нововведення базується на приведенні ДСТУ 4163:2020 у відповідність до вимог постанови КМУ від 17.01.2018 № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності» (далі – Постанова № 55).

Реквізити, де зазначається власне ім’я та прізвище:

• 15 «Адресат»;
• 16 «Гриф затвердження»;
• 17 «Резолюція»;
• 22 «Підпис»;
• 24 «Віза документа»;
• 25 «Гриф погодження (схвалення) документа»;
• 26 «Відмітка про засвідчення копії документа»;
• 28 «Відмітка про ознайомлення з документом»;
• 29 «Відмітка про виконання документа».

«Питання заповнення трудових книжок не віднесено до питань, які регулюються нормами стандарту або Постанови № 55. Отже, відомості на титульному аркуші виконуються повністю із зазначенням прізвища, імені та по батькові працівника. Дані ж про особу, що засвідчує своїм підписом відомості в трудовій книжці, тобто керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи, записуються у форматі «ініціали та прізвище», що виконується звичайним рукописним текстом із дотриманням норм правопису», – Вікторія Ліпчанська, керівник Центру правової допомоги ФПУ.

ФПУ