Правила заполнения трудовых книжек: разъяснение ФПУ

Больше по теме:

Может ли работник подать в ПФУ свою бумажную трудовую книжку для оцифровки без участия работодателя?

Как быть в ситуации, когда в трудовой книжке часть, предусматривающая ведение записей на украинском языке, закончилась? Можно ли записывать, например, в части, предусмотренной для ведения на русском языке?

В соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной совместным приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты населения от 29.07.1993 № 58 (далее – Инструкция № 58), предусмотрено, что когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем. Поэтому не следует делать записи в части, предусмотренной для заполнения на русском языке, и так же в разделах «Сведения о поощрениях» и «Сведения о назначении пенсий».

Каковы должны быть действия кадровика, который уже начал вносить сведения в раздел, не предусмотренный для записей о работе?

В таком случае можно воспользоваться общим правилом, определенным Инструкцией № 58, относительно исправления неправильных записей. После записи о принятии на работу после соответствующего порядкового номера, даты внесения записи пишется: «Запис за № таким-то є недійсним», после чего в соответствии с разд. 3 Инструкции № 58 выдается вкладыш к трудовой книжке. Следует отметить, что выдается он в том же порядке, что и трудовая книжка, и без нее он недействителен.

Соблюдать ли требования ДСТУ 4163:2020 при написании в трудовых книжках фамилии и имени?

Национальный стандарт «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (ДСТУ 4163:2020) утверждены приказом ГП «Украинский научно-исследовательский и учебный центр проблем стандартизации, сертификации и качества» от 01.07.2020 № 144 «О принятии и отмене национальных стандартов» (вступил в силу с 01.09.2021).

Согласно ДСТУ 4163:2020 расшифровка личной подписи должностного лица во всех соответствующих реквизитах, требующих подписания, состоит из двух элементов: собственного имени должностного лица и его фамилии, которое печатают заглавными буквами. Это требование касается и фамилии должностного лица, которому адресуют документ. Такое нововведение базируется на приведении ДСТУ 4163:2020 в соответствие с требованиями постановления КМУ от 17.01.2018 № 55 «Некоторые вопросы документирования управленческой деятельности» (далее – Постановление № 55).

Реквизиты, в которых указывается собственное имя и фамилия:

• 15 «Адресат»;
• 16 «Гриф утверждения»;
• 17 «Резолюция»;
• 22 «Подпись»;
• 24 «Виза документа»;
• 25 «Гриф согласования (одобрения) документа»;
• 26 «Отметка о заверении копии документа»;
• 28 «Отметка об ознакомлении с документом»;
• 29 «Отметка об исполнении документа».

«Вопрос заполнения трудовых книжек не отнесен к вопросам, регулируемым нормами стандарта или Постановления № 55. Следовательно, сведения на титульном листе исполняются полностью с указанием фамилии, имени и отчества работника. Данные о лице, удостоверяющем своей подписью сведения в трудовой книжке, то есть о руководителе предприятия или специально уполномоченном им лице, записываются в формате «инициалы и фамилия», исполняемом обычным рукописным текстом с соблюдением норм правописания», – Виктория Липчанская, руководитель Центра правовой помощи ФПУ.

ФПУ