Не подали повідомлення про прийняття працівника: як роботодавцю виправити ситуацію

Більше за темою:

Повідомлення про прийняття на роботу подаємо з урахуванням змін

Чи можна виправити помилку в Повідомленні про прийняття на роботу через тривалий час?

Ситуації, коли роботодавець уже після оформлення працівника виявляє неподання повідомлення про прийняття до ДПС або помилки в такому повідомленні, на практиці трапляються доволі часто. Особливо це актуально під час кадрових змін, воєнного стану або зміни відповідальних осіб. 

Фахівці наголошують: головне в такій ситуації – не ігнорувати проблему та оперативно її виправити. 

Якщо повідомлення взагалі не подавалося, роботодавцю рекомендують негайно подати його після виявлення порушення. У повідомленні потрібно зазначити фактичну дату наказу та реальну дату початку роботи працівника. 

Хоча подання «простроченого» повідомлення не скасовує самого факту порушення, воно підтверджує добросовісність роботодавця та може мати значення під час перевірок. 

Також важливо перевірити, чи належним чином оформлені всі кадрові документи, зокрема: 

• наказ про прийняття на роботу; 
• трудовий договір (якщо укладався письмово); 
• особова картка працівника; 
• табелі обліку робочого часу; 
• документи щодо нарахування зарплати; 
• сплата ПДФО, військового збору та ЄСВ. 

Саме ці документи можуть підтвердити, що трудові відносини були офіційно оформлені, а порушення стосувалося лише неподання повідомлення. 

Якщо ж повідомлення подавалося, але містить помилки, роботодавцю слід подати скасовуюче повідомлення, а після цього – нове правильне повідомлення. 

Крім того, після виявлення такого порушення фахівці радять провести внутрішній аудит кадрової документації: перевірити всіх прийнятих працівників, наявність повідомлень, правильність дат та відповідність кадрових і бухгалтерських документів. 

На практиці також рекомендують зафіксувати причини помилки внутрішніми документами – службовою запискою, актом перевірки або поясненнями відповідальної особи. Це може бути додатковим аргументом під час перевірок Держпраці чи судових спорів. 

Окрему увагу звертають на судову практику. Суди нерідко стають на бік роботодавців, якщо працівник був фактично офіційно оформлений, роботодавець нараховував зарплату, сплачував податки та вів кадрову документацію. У таких випадках неподання повідомлення не завжди прирівнюється до фактичного допуску працівника до роботи без оформлення трудових відносин. 

Фахівці нагадують: найгірший варіант для роботодавця – не реагувати на виявлену проблему та чекати перевірки. Натомість добровільне усунення порушення допомагає знизити ризики фінансових санкцій і підтвердити належне оформлення трудових відносин. 

Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради