Не подали уведомление о приеме работника: как работодателю исправить ситуацию

Больше по теме:

Уведомление о приеме на работу подаем с учетом изменений

Можно ли исправить ошибку в Уведомлении о приеме на работу через длительное время?

Ситуации, когда работодатель уже после оформления работника обнаруживает неподачу уведомления о приеме в ГНС или ошибки в таком уведомлении, на практике встречаются довольно часто. Особенно это актуально во время кадровых изменений, военного положения или смены ответственных лиц. 

Специалисты подчеркивают: главное в такой ситуации – не игнорировать проблему и оперативно ее исправить. 

Если уведомление вообще не подавалось, работодателю рекомендуют немедленно подать его после выявления нарушения. В уведомлении необходимо указать фактическую дату приказа и реальную дату начала работы работника. 

Хотя подача «просроченного» уведомления не отменяет самого факта нарушения, она подтверждает добросовестность работодателя и может иметь значение во время проверок. 

Также важно проверить, надлежащим ли образом оформлены все кадровые документы, в частности: 

• приказ о приеме на работу; 
• трудовой договор (если заключался в письменной форме); 
• личная карточка работника; 
• табели учета рабочего времени; 
• документы по начислению зарплаты; 
• уплата НДФЛ, военного сбора и ЕСВ. 

Именно эти документы могут подтвердить, что трудовые отношения были официально оформлены, а нарушение касалось только неподачи уведомления. 

Если же уведомление подавалось, но содержит ошибки, работодателю следует подать отменяющее уведомление, а после этого – новое правильное уведомление. 

Кроме того, после выявления такого нарушения специалисты советуют провести внутренний аудит кадровой документации: проверить всех принятых работников, наличие уведомлений, правильность дат и соответствие кадровых и бухгалтерских документов. 

На практике также рекомендуют зафиксировать причины ошибки внутренними документами – служебной запиской, актом проверки или объяснениями ответственного лица. Это может стать дополнительным аргументом во время проверок Гоструда или судебных споров. 

Отдельное внимание обращают на судебную практику. Суды нередко становятся на сторону работодателей, если работник был фактически официально оформлен, работодатель начислял зарплату, уплачивал налоги и вел кадровую документацию. В таких случаях неподача уведомления не всегда приравнивается к фактическому допуску работника к работе без оформления трудовых отношений. 

Специалисты напоминают: худший вариант для работодателя – не реагировать на выявленную проблему и ждать проверки. В то же время добровольное устранение нарушения помогает снизить риски финансовых санкций и подтвердить надлежащее оформление трудовых отношений. 

Инспекция по вопросам труда и занятости населения Днепровского городского совета