Хто має підписати ПН/РК у разі звільнення відповідальної особи до закінчення граничного терміну їх реєстрації

Хто повинен накласти кваліфікований електронний підпис при реєстрації податкових накладних/розрахунків коригування до податкових накладних (далі – ПН, РК) в ЄРПН у разі звільнення особи, уповноваженої підписувати ПН/РК до закінчення граничного терміну їх реєстрації та призначення на посаду нової уповноваженої особи?

Реєстрація ПН в Єдиному реєстрі податкових накладних (далі – ЄРПН) здійснюється відповідно до вимог Податкового кодексу (далі – ПК) та Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затвердженого постановою КМУ від 29.12.2010 № 1246 (далі – Порядок № 1246).

Згідно з положеннями п. 5 Порядку № 1246 ПН приймаються до ЄРПН у разі дотримання вимог, установлених п. 192.1, п. 200¹.3, 200¹.9, 201.1, 201.10 і 201.16 ПК, а також з урахуванням Закону від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» (далі – Закон № 2155), Закону від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон № 851) та Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 № 557, зареєстрованого в Міністерстві юстиції 03.08.2017 № 959/30827 (далі – Порядок № 557).

Статтею 201 ПК визначено, що на дату виникнення податкових зобов’язань платник податку зобов’язаний скласти ПН в електронній формі з використанням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису (далі – кваліфікований електронний підпис), уповноваженої платником особи відповідно до вимог Закону № 2155 та зареєструвати її в ЄРПН у встановлений ПК термін.

Правила складання податкової накладної та/або розрахунків коригування регулюються ст. 201 ПК та регламентуються Порядком заповнення податкової накладної, затвердженим наказом Мінфіну від 31.12.2015 № 1307, зареєстрованим у Міністерстві юстиції 26.01.2016 за № 137/28267 (зі змінами) (далі – Порядок № 1307).

Згідно з п. 20 Порядку № 1307 усі ПН скріплюються кваліфікованими електронними підписами посадових осіб платника податку та кваліфікованим електронним підписом (за наявності), що є аналогом відбитка печатки постачальника (продавця).

Вимоги щодо накладення кваліфікованого електронного підпису, у тому числі щодо делегування права підпису ПН та/або РК іншій посадовій особі платника податку визначено п. 10 Порядку № 1246.

Так, для делегування права підпису ПН та/або РК іншій посадовій особі платник податку повідомляє про таку особу, в тому числі дані кваліфікованого сертифіката відкритого ключа зазначеної особи, відповідний орган ДПС відповідно до Порядку № 557.

Згідно з п. 3 та 4 розд. ІІІ Порядку № 557 для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису, платник повідомляє про таких осіб контролюючий орган, на обліку в якому перебуває платник, шляхом направлення за визначеною Порядком № 557 формою в електронному вигляді повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису, до якого вноситься інформація про підписувача (підписувачів), якому (яким) надається право підпису електронних документів.

Електронний документообіг між платником податків та контролюючим органом здійснюється відповідно до ПК, Закону № 851 та Закону № 2155.

Пунктом 2 Порядку № 1246 визначено, зокрема, що ПН – електронний документ, який складається платником ПДВ відповідно до вимог ПК в електронній формі у затвердженому в установленому порядку форматі (стандарті) та надсилається для реєстрації.

Відповідно до ст. 6 Закону № 851 для ідентифікації автора електронного документа використовується електронний підпис, накладанням якого завершується створення такого електронного документа.

До ЄРПН приймаються ПН та/або РК, складені в електронній формі з накладенням:

• кваліфікованого електронного підпису головного бухгалтера (бухгалтера) або кваліфікованого електронного підпису керівника (у разі відсутності у постачальника (продавця) посади бухгалтера) та кваліфікованої електронної печатки (у разі наявності) постачальника (продавця), що є юридичною особою;
• кваліфікованого електронного підпису постачальника (продавця), що є фізособою-підприємцем (п. 10 Порядку № 1246).

Після надходження ПН та/або РК до ДПС в автоматизованому режимі здійснюється їх розшифрування та проводяться перевірки, у тому числі чинності кваліфікованого електронного підпису, порядку його накладення та наявності права підписання посадовою особою платника податків такої ПН та/або РК (п. 12 Порядку № 1246).

Перевірка набуття права складання та підписання ПН відповідальними особами підприємства здійснюється на підставі отриманих даних про:

• керівника підприємства відповідно до даних Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізосіб – підприємців та громадських формувань;
• головного бухгалтера відповідно до поданої до ДПС заяви за формою № 1-ОПП (додаток 5 до Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Мінфіну від 09.12.2011 № 1588, зареєстрованого в Міністерстві юстиції 29.12.2011 за № 1562/20300;
• уповноважену особу відповідно до поданого повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису (за формою, визначеною Порядком № 557), яким керівником підприємства уповноважено таку особу на підписання ПН.

У разі надсилання на реєстрацію до ЄРПН посадовою особою ПН, які складені посадовою/уповноваженою особою відповідно до ст. 6 Закону № 851, ПН приймаються до реєстрації, за умови проходження всіх обов’язкових перевірок, визначених п. 12 Порядку № 1246.

Отже, у разі звільнення особи, уповноваженої підписувати ПН/РК, реєстрація ПН та/або РК здійснюється з накладенням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису головного бухгалтера (бухгалтера) або кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису керівника (у разі відсутності у постачальника (продавця) посади бухгалтера).

ЗІР, категорія 101.17

Приєднуйтесь до Uteka у Telegramm