Які строки звітування підзвітної особи, яка витратила власні кошти на закупівлю товарів (послуг) для потреб підприємства

Які строки звітування підзвітної особи, яка витратила власні кошти на закупівлю товарів (послуг) для потреб підприємства, та чи передбачена відповідальність за несвоєчасне звітування такої особи?

Правові питання відшкодування витрат, понесених працівником при придбанні товарів для підприємства, та інші питання правомірності використання власних готівкових коштів працівниками підприємства для вирішення виробничих (господарських) питань регулюються ст. 1159, 1160 Цивільного кодексу.

Підпунктом 170.9.4 Податкового кодексу (далі – ПК), зокрема визначено, що звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, складається та подається у строки, визначені пп. 170.9.3 ПК, платником податку (у паперовій або електронній формі) (з дотриманням вимог Законів від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» та від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги») за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику.

Згідно з пп. 170.9.3 ПК документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій шляхом надання підтвердних документів, що засвідчують суму таких витрат, у разі здійснення безготівкових розрахунків з використанням платіжних інструментів, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, та повернення особі, яка видала кошти/електронні гроші під звіт, суми надміру витрачених коштів/електронних грошей, розмір яких розрахований згідно з пп. 170.9.1 ПК, здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:

• завершує таке відрядження;
• завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт.

Якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував для проведення розрахунків платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити та списання коштів/електронних грошей за понесеними витратами здійснюється надавачем платіжних послуг пізніше дати, коли платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії, строки, установлені пп. 170.9.3 ПК, продовжуються на один календарний місяць.

Відповідно до п. 1 Порядку складання Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, затвердженого наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841, Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі – Звіт) подається з підстав, визначених пп. 170.9.4 ПК.

Таким чином, у разі придбання працівником за власні готівкові кошти товарів для потреб підприємства, а також використання власних коштів у відрядженні, Звіт подається у визначені законодавством строки. При цьому, оскільки чинним законодавством визначено строки звітування саме за одержані під звіт кошти на відрядження та на виконання цивільно-правових дій, а також установлено норму оподаткування надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернених у встановлені строки, то у разі несвоєчасного подання Звіту при придбанні за власні кошти товарів для потреб підприємства (використання власних коштів у відрядженні), фінансові санкції не застосовуються.

ЗІР, категорія 109.15

Приєднуйтесь до Uteka у Telegramm