Підписуйся на інформаційну страховку бухгалтера
Розділи:
Підрозділи:
Підрозділи:
Підрозділи:

Як зберігати ПН і РК в електронній формі та надавати їх для перевірки

Роз’яснення
01.08.2025

Який порядок зберігання податкових накладних та розрахунків коригування до податкових накладних, складених в електронній формі, для їх надання контролюючим органам під час проведення перевірки?

Відповідно до п. 201.1 Податкового кодексу (далі – ПК) на дату виникнення податкових зобов’язань платник податку зобов’язаний скласти податкову накладну в електронній формі з використанням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, уповноваженої платником особи відповідно до вимог Закону від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» та зареєструвати її в Єдиному реєстрі податкових накладних у встановлений ПК термін.

Згідно із п. 2 Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого наказом Мінфіну від 31.12.2015 № 1307, зареєстрованого в Міністерстві юстиції 26.01.2016 за № 137/28267, податкова накладна та додатки до неї складаються в електронній формі з використанням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, уповноваженої платником особи відповідно до вимог Закону від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».

Пунктом 44.3 ПК визначено, що платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених п. 44.1 ПК, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством строків, але не менше:

  • 2 555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до ст. 39 і 392, п. 141.4 ПК (пп. 44.3.1 ПК);
  • 1 825 днів – для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними п. 133.1, пп. 133.2.2 та п. 133.4 ПК, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з пп. 44.3.1 ПК (пп. 44.3.1 ПК);
  • 1 095 днів – для інших документів, на які не поширюються вимоги пп. 44.3.1 та 44.3.2 ПК (пп. 44.3.3 ПК);
  • 1 095 днів – для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи (пп. 44.3.4 ПК).

Строки зберігання документів та інформації, визначені цим пунктом, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої ПК, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання – з передбаченого ПК граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – з дня завершення строку їх дії).

У разі ліквідації платника податків документи, визначені п. 44.1 ПК, за період діяльності платника податків не менш як 1 825 днів (2 555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до ст. 39 і 392, п. 141.4 ПК), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву.

Передбачені п. 44.3 ПК строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ПК.

Відповідно до пп. 20.1.2 ПК контролюючі органи, визначені пп. 41.1.1 ПК, мають право для здійснення функцій, визначених законом, отримувати безоплатно від платників податків, у тому числі благодійних та інших неприбуткових організацій, усіх форм власності у порядку, визначеному законодавством, довідки, копії документів, засвідчені підписом платника або його посадовою особою та скріплені печаткою (за наявності), про фінансово-господарську діяльність, отримані доходи, видатки платників податків та іншу інформацію, пов’язану з обчисленням та сплатою податків, зборів, платежів, про дотримання вимог законодавства, здійснення контролю за яким покладено на контролюючі органи, а також фінансову і статистичну звітність у порядку та на підставах, визначених законом.

Згідно зі ст. 13 Закону від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон № 851) суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

При цьому оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».

Ураховуючи зазначене, податкові накладні та розрахунки коригування до податкових накладних, складені в електронній формі, повинні зберігатися платниками податку на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу здійснити перевірку їх цілісності на цих носіях.

Під час проведення перевірки платники ПДВ зобов’язані надати посадовим (службовим) особам контролюючого органу доступ до таких електронних носіїв інформації, а у випадках, визначених законом, також надати копії податкових накладних та розрахунків коригування до податкових накладних, засвідчені в порядку, встановленому законодавством.

ЗІР, категорія 101.16

 

 

Коментарі до матеріалу
Швидка реєстрація
Будьте в курсі змін і актуальних тем, задавайте питання.
Популярне
29.07.2025
Топ-20 новин минулого тижня
Найбільш цікаві новини минулого тижня Президент затвердив мораторій на перевірки бізнесу Оновлено правила ведення військового обліку: постанова КМУ від 16.07.2025 Оприлюднено зміни до КЗпП щодо встановлення наявності ознак трудових відносин Чи потрібно переоформлювати документи, якщо змінилася на...
20.05.2025
Актуальні рахунки для сплати податків
Інформація про реквізити рахунків, відкритих для зарахування податків, а також для сплати єдиного внеску Більше за темою: Нова форма ТТН: огляд змін Мікро, мале, середнє чи велике: навіщо треба визначати розмір підприємства Затверджуємо та оновлюємо штатний розпис: правила та нюанси Сп...
21.05.2025
Критично важливі підприємства до 28 травня мають подати відповідні дані: лист Мінекономіки
Більше за темою: Перелік галузевих та регіональних нормативних актів, якими затверджено критерії визнання підприємств критично важливими в особливий період Зарплатні критерії для бронювання працівників: обчислюємо середню зарплату Мінекономіки в листі від 19.05.2025 № 27-11/37509-07 поінформу...
Нове
01.08.2025
У якому разі нотаріус відмовляє у вчиненні нотаріальної дії
Нотаріус чи посадова особа, яка вчиняє нотаріальні дії, не мають права безпідставно відмовити у вчиненні нотаріальної дії – це чітко визначено українським законодавством. Водночас існує перелік законних підстав, за яких така відмова є обов’язковою. Їх встановлює ст. 49 Закону від 02...
01.08.2025
Важкі та шкідливі умови праці: право працівників на пільги й компенсації
Працівники, зайняті на роботах із важкими та шкідливими умовами праці, мають право на безоплатне лікувально-профілактичне харчування; скорочення тривалості робочого часу, додаткову оплачувану відпустку, пільгову пенсію; роботодавець може за свої кошти додатково встановлювати працівникові за колектив...
01.08.2025
Оплата праці у разі переведення працівника на іншу роботу
Розглянемо, що має на увазі термін «переведення на іншу роботу», які бувають винятки, чи можливе переведення на нижчеоплачувану роботу. Більше за темою: Переведення на іншу посаду працівника, з яким укладено строковий трудовий договір Оформлення тимчасового переведення в разі простою П...
Кращі матеріали