Підписуйся на інформаційну страховку бухгалтера
Розділи:
Підрозділи:
Підрозділи:
Підрозділи:

Як зберігати ПН і РК в електронній формі та надавати їх для перевірки

Роз’яснення
01.08.2025

Який порядок зберігання податкових накладних та розрахунків коригування до податкових накладних, складених в електронній формі, для їх надання контролюючим органам під час проведення перевірки?

Відповідно до п. 201.1 Податкового кодексу (далі – ПК) на дату виникнення податкових зобов’язань платник податку зобов’язаний скласти податкову накладну в електронній формі з використанням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, уповноваженої платником особи відповідно до вимог Закону від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» та зареєструвати її в Єдиному реєстрі податкових накладних у встановлений ПК термін.

Згідно із п. 2 Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого наказом Мінфіну від 31.12.2015 № 1307, зареєстрованого в Міністерстві юстиції 26.01.2016 за № 137/28267, податкова накладна та додатки до неї складаються в електронній формі з використанням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, уповноваженої платником особи відповідно до вимог Закону від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».

Пунктом 44.3 ПК визначено, що платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених п. 44.1 ПК, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством строків, але не менше:

  • 2 555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до ст. 39 і 392, п. 141.4 ПК (пп. 44.3.1 ПК);
  • 1 825 днів – для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними п. 133.1, пп. 133.2.2 та п. 133.4 ПК, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з пп. 44.3.1 ПК (пп. 44.3.1 ПК);
  • 1 095 днів – для інших документів, на які не поширюються вимоги пп. 44.3.1 та 44.3.2 ПК (пп. 44.3.3 ПК);
  • 1 095 днів – для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи (пп. 44.3.4 ПК).

Строки зберігання документів та інформації, визначені цим пунктом, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої ПК, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання – з передбаченого ПК граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – з дня завершення строку їх дії).

У разі ліквідації платника податків документи, визначені п. 44.1 ПК, за період діяльності платника податків не менш як 1 825 днів (2 555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до ст. 39 і 392, п. 141.4 ПК), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву.

Передбачені п. 44.3 ПК строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ПК.

Відповідно до пп. 20.1.2 ПК контролюючі органи, визначені пп. 41.1.1 ПК, мають право для здійснення функцій, визначених законом, отримувати безоплатно від платників податків, у тому числі благодійних та інших неприбуткових організацій, усіх форм власності у порядку, визначеному законодавством, довідки, копії документів, засвідчені підписом платника або його посадовою особою та скріплені печаткою (за наявності), про фінансово-господарську діяльність, отримані доходи, видатки платників податків та іншу інформацію, пов’язану з обчисленням та сплатою податків, зборів, платежів, про дотримання вимог законодавства, здійснення контролю за яким покладено на контролюючі органи, а також фінансову і статистичну звітність у порядку та на підставах, визначених законом.

Згідно зі ст. 13 Закону від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон № 851) суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

При цьому оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».

Ураховуючи зазначене, податкові накладні та розрахунки коригування до податкових накладних, складені в електронній формі, повинні зберігатися платниками податку на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу здійснити перевірку їх цілісності на цих носіях.

Під час проведення перевірки платники ПДВ зобов’язані надати посадовим (службовим) особам контролюючого органу доступ до таких електронних носіїв інформації, а у випадках, визначених законом, також надати копії податкових накладних та розрахунків коригування до податкових накладних, засвідчені в порядку, встановленому законодавством.

ЗІР, категорія 101.16

 

 

Коментарі до матеріалу
Швидка реєстрація
Будьте в курсі змін і актуальних тем, задавайте питання.
Популярне
21.10.2025
Топ-20 новин минулого тижня
Найбільш цікаві новини минулого тижня ДПС змінила План-графік: які галузі та регіони перевірятимуть найбільше Актуальні питання щодо оцифрування трудових книжок: роз’яснення ПФУ Кабмін запускає новий модуль управління ризиками для перевірок бізнесу Правила заповнення трудових книжок: роз&rs...
08.09.2025
Закон № 4536 опубліковано 3 вересня: огляд основних змін
Закон № 4536 вносить зміни, зокрема, до Податкового кодексу, Закону від 08.07.2010 № 2464-VІ , Закону від 18.06.2024 № 3817-ІХ. Більшість норм Закону № 4536 набирає чинності з першого числа місяця, наступного за місяцем його опублікування, тобто з 1 жовтня 2025 року. Більше за темою: Квартальна об&...
08.10.2025
Оновлено Довідник умовних кодів товарів
ДПС опублікувала оновленний Довідник умовних кодів товарів. ДПС опублікувало оновлений Довідник умовних кодів товарів. Умовний код товару Назва товару 00101 житловий будинок 00102 будівля 00103 ...
Нове
24.10.2025
На яку дату складати ПН на аванс за послуги Google, якщо дати списання коштів із картки та з карткового рахунку є різними
Якщо електронні послуги надаються нерезидентом (компанією Google) резиденту (юридичній особі) – платнику ПДВ, то за такою операцією резидент (юридична особа) як отримувач послуг від нерезидента зобов’язаний нарахувати податкові зобов’язання з ПДВ та скласти податкову накладну за пр...
24.10.2025
Змінили митну декларацію при імпорті пального та код товарної підкатегорії пального згідно з УКТЗЕД: що в СЕАРП та СЕ та чи змінювати АН
Розглянемо, чи змінюється в СЕАРП та СЕ показник загального обсягу пального, ввезеного на митну територію України, відображений на підставі тимчасової (попередньої, періодичної) митної декларації, після оформлення додаткової митної декларації, якою змінено код товарної підкатегорії пального згідно з...
24.10.2025
Які ФОП-єдинники звільняються від сплати єдиного внеску за себе
Право на звільнення від сплати ЄСВ за себе мають, зокрема, ФОП, які обрали спрощену систему оподаткування, за умови, що вони отримують пенсію за віком або вислугою років, або є особами з інвалідністю, або досягли віку, встановленого ст. 26 Закону від 09.07.2003 № 1058-IV, та одержують відповідно до ...
Кращі матеріали