Як підписати документ кваліфікованим електронним підписом?

Суб’єкти господарювання з кожним днем дедалі активніше використовують у своїй діяльності електронний документообіг. Зокрема, для обміну документами з контрагентами (договори, акти виконаних робіт, рахунки тощо), а також для оформлення взаємовідносин із працівниками, особливо з тими, хто працює дистанційно. При цьому часто виникає запитання: яким чином підписати документ за допомогою кваліфікованого електронного підпису (далі – КЕП), якщо у підписувача немає відповідного програмного забезпечення? У консультації ми розглянемо, як на практиці можна підписати електронний документ за допомогою КЕП без спеціальних програм, що дозволяють це зробити.

Законодавчі засади електронного документообігу

Електронний документообіг між суб’єктами господарювання здійснюється з дотриманням вимог:

• Закону від 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон № 851);
• Закону від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».

Для цілей бухгалтерського обліку можливість складання первинних документів в електронній формі передбачена:

• ч. 2 ст. 9 Закону від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». До того ж такі документи можна використовувати у бухобліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг;
• п. 1.2, 2.2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88.

Один з обов’язкових реквізитів електронного документа – електронний підпис (ст. 7 Закону № 851).

Найчастіше при електронному документообігу суб’єктів господарювання використовують відповідні програми, що дозволяють завіряти документи КЕП, наприклад «М.Е.Dос», «Вчасно» тощо. Ці технічні моменти контрагенти узгоджують та фіксують у договорі.

Але що робити, коли в особи, якій потрібно скласти, підписати та надіслати електронний документ, немає відповідної програми? Найчастіше це буває, коли йдеться про обмін електронними документами між роботодавцем та його працівниками. Саме таку ситуацію ми й розглянемо у нашій консультації та підкажемо, якими засобами електронної комунікації можна скористатися у цьому випадку.

Які засоби можна використати для підписання електронного документа?

Для підписання електронного документа у підписувача насамперед має бути чинний КЕП. Оформити його він може, звернувшись до будь-якого кваліфікованого надавача довірчих послуг.

На практиці такі послуги – найчастіше безплатно – надають обслуговуючі банки. Крім того, можна:

• оформити КЕП через ДПС України, пройшовши за посиланням;
• оформити «Дія.Підпис» (це теж КЕП). Інформацію, як це зробити, можна знайти тут.

Маючи чинний КЕП, ви можете підписати електронний документ на свій вибір:

• або за допомогою офіційного сайту Центрального засвідчувального органу (далі – ЦЗО);
• або використовуючи портал «Дія».

Розглянемо докладніше технічну сторону кожного із цих варіантів.

Підписання документа з використанням сайту Центрального засвідчувального органу

Вам потрібно зайти на сайт ЦЗО за посиланням та виконати 4 послідовні кроки. Сайт дозволяє підписати документ за допомогою електронного підпису або за допомогою «Дія.Підпис».

Ми розглянемо найпростіший варіант з використанням електронного підпису, що знаходиться на файловому носії.

Зазначимо, що також можна підписувати документ із використанням ключа, що знаходиться на хмарному носії, або за допомогою токена (дії в цих випадках будуть аналогічні наведеним нижче).

Крок 1. Зчитування ключа

Завантажте ключ із файлового носія, введіть пароль захисту ключа та натисніть кнопку «Зчитати».

Крок 2. Перевірка даних

На екрані з’являться ваші дані, а також дані про сертифікат ключа. Вам потрібно перевірити правильність особистих даних та перейти до наступного кроку, натиснувши кнопку «Далі».

Крок 3. Завантаження файлу, який потрібно підписати

На цьому етапі система пропонує вам вибрати формат, у якому здійснюватиметься підписання документа. Система рекомендує вибрати формат ASIC-Е як найбільш оптимальний, проте ви можете вибрати інші формати із запропонованих.

Вибравши формат для підписання, завантажте на сайт файл, який потрібно підписати.

Крок 4. Підписання документа

Ви підписуєте завантажений файл, натиснувши кнопку «Підписати …».

Після цього ви можете завантажити підписаний файл у вигляді архіву та зберегти його на своєму носії. Далі підписаний документ може бути надісланий за місцем вимоги (роботодавцю, контрагенту тощо) з використанням електронної пошти або месенджерів (спосіб має бути узгоджений сторонами).

Підписання документа за допомогою порталу «Дія»

Тут дії будуть аналогічні вищерозглянутим.

Крок 1. Заходите на портал «Дія» до розділу «Підписання документів» за посиланням та натискаєте кнопку «Підписати документ».

Крок 2. Завантажуєте ключ з файлового носія.

Крок 3. Вводите пароль захисту ключа та натискаєте кнопку «Зчитати».

Крок 4. На екрані з’являться ваші особисті дані (ПІБ та реєстраційний номер облікової картки платника податків). Правильність цих даних потрібно перевірити і натиснути кнопку «Далі».

Крок 5. Вибераєте формат підписання документа (рекомендований системою формат – ASIC-E) та натискаєте кнопку «Підписати…».

Крок 6. Завантажуєте документ, який потрібно підписати, та натискаєте кнопку «Підписати…».

Крок 7. Завантажуєте підписаний файл архівом та зберігаєте його на свій носій.

Висновки

1. Суб’єкти господарювання можуть обмінюватися зі своїми контрагентами та працівниками електронними документами, які мають таку саму юридичну силу, як і паперові.
2. Один з обов’язкових реквізитів електронного документа – електронний підпис.
3. Підписати електронний документ з використанням КЕП можна, навіть не маючи спеціальних комп’ютерних програм. Для цього можна скористатися сервісами сайту Центрального засвідчувального органу або порталу «Дія». Також за допомогою цих сайтів можна перевірити дійсність електронного підпису на наданому вам електронному документі.
4. При використанні електронного документообігу у відносинах із працівниками є свої особливості, передбачені трудовим законодавством. Докладніше про це можна прочитати в статті «Чи може працівник підписати заяву на відпустку власним КЕП?».