Как хранить НН и РК в электронной форме и предоставлять их для проверки

Больше по теме:

Как создать бумажную копию электронного документа

Как подписать документ квалифицированной электронной подписью?

Каков порядок хранения налоговых накладных и расчетов корректировки к налоговым накладным, составленным в электронной форме, для их предоставления контролирующим органам во время проведения проверки?

В соответствии с п. 201.1 Налогового кодекса (далее – НК) на дату возникновения налоговых обязательств налогоплательщик обязан составить налоговую накладную в электронной форме с использованием квалифицированной электронной подписи или усовершенствованной электронной подписи, базирующейся на квалифицированном сертификате электронной подписи, уполномоченного плательщиком лица в соответствии с требованиями Закона от 05.10.2017 № 2155-VIII «Об электронной идентификации и электронных доверительных услугах» и зарегистрировать ее в Едином реестре налоговых накладных в установленный НК срок.

Согласно п. 2 Порядка заполнения налоговой накладной, утвержденного приказом Минфина от 31.12.2015 № 1307, зарегистрированного в Министерстве юстиции 26.01.2016 за № 137/28267, налоговая накладная и приложения к ней составляются в электронной форме с использованием квалифицированной электронной подписи или усовершенствованной электронной подписи, базирующейся на квалифицированном сертификате электронной подписи, уполномоченного плательщиком лица в соответствии с требованиями Закона от 05.10.2017 № 2155-VIII «Об электронной идентификации и электронных доверительных услугах».

Пунктом 44.3 НК определено, что налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов и информации, определенных п. 44.1 НК, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в течение определенных законодательством сроков, но не менее:

• 2 555 дней – для документов и информации, необходимых для осуществления налогового контроля, согласно ст. 39 и 39², п. 141.4 НК (пп. 44.3.1 НК);
• 1 825 дней – для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, составляемых лицами, определенными п. 133.1, пп. 133.2.2 и п. 133.4 НК, а также юридическими лицами, избравшими упрощенную систему налогообложения, за исключением документов, к которым применяется более длительный срок хранения согласно пп. 44.3.1 НК (пп. 44.3.1 НК);
• 1 095 дней – для других документов, на которые не распространяются требования пп. 44.3.1 и 44.3.2 НК (пп. 44.3.3 НК);
• 1 095 дней – для документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, включая разрешительные документы (пп. 44.3.4 НК).

Сроки хранения документов и информации, определенные этим пунктом, рассчитываются со дня представления налоговой отчетности или другой отчетности, предусмотренной НК, для составления которой используются указанные документы и/или информация, а в случае ее непредставления – с предусмотренного НК предельного срока представления такой отчетности, а длядокументов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, – со дня осуществления соответствующей хозяйственной операции (для соответствующих разрешительных документов – со дня истечения срока их действия).

В случае ликвидации налогоплательщика документы, определенные п. 44.1 НК, за период деятельности налогоплательщика не менее 1 825 дней (2 555 дней – для документов и информации, необходимых для осуществления налогового контроля, согласно ст. 39 и 39², п. 141.4 НК), предшествовавших дате ликвидации налогоплательщика, в установленном законодательством порядке передаются в архив.

Предусмотренные п. 44.3 НК сроки хранения документов и информации продлеваются на период остановки отсчета срока давности в случаях, предусмотренных п. 102.3 НК.

В соответствии с пп. 20.1.2 НК контролирующие органы, определенные пп. 41.1.1 НК, имеют право для осуществления функций, определенных законом, получать бесплатно от налогоплательщиков, в том числе благотворительных и других неприбыльных организаций, всех форм собственности в порядке, определенном законодательством, справки, копии документов, заверенные подписью плательщика или его должностным лицом и скрепленные печатью (при наличии), о финансово-хозяйственной деятельности, полученных доходах, расходах налогоплательщиков и другую информацию, связанную с исчислением и уплатой налогов, сборов, платежей, о соблюдении требований законодательства, осуществление контроля за которым возложено на контролирующие органы, а также финансовую и статистическую отчетность в порядке и на основаниях, определенных законом.

Согласно ст. 13 Закона от 22.05.2003 № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» (далее – Закон № 851) субъекты электронного документооборота должны хранить электронные документы на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях.

При этом оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора или подписью, приравненной к собственноручной подписи в соответствии с Законом от 05.10.2017 № 2155-VIII «Об электронной идентификации и электронных доверительных услугах».

Учитывая указанное, налоговые накладные и расчеты корректировки к налоговым накладным, составленные в электронной форме, должны храниться плательщиками налога на электронных носителях информации в форме, позволяющей осуществить проверку их целостности на этих носителях.

Во время проведения проверки плательщики НДС обязаны предоставить должностным (служебным) лицам контролирующего органа доступ к таким электронным носителям информации, а в случаях, определенных законом, также предоставить копии налоговых накладных и расчетов корректировки к налоговым накладным, заверенные в порядке, установленном законодательством.

ОИР, категория 101.16