Бухгалтерія через ФОП: готуйтеся до раптової перевірки Держпраці

Більше за темою:

Перевірки Держпраці під час воєнного стану: правила та нововведення

Перевірки Держпродспоживслужби: підстави, порядок проведення та відповідальність

Чи може ДПС вимагати від платника податків проведення інвентаризації під час перевірки

Практика залучення бухгалтерів через договори з ФОП давно стала звичною для бізнесу. Це зручно, дешевше та формально виглядає законно. Але Верховний Суд у постанові від 21.11.2025 у справі № 140/10379/24 показав: якщо фактично робота має ознаки трудових відносин – жоден договір із ФОП не врятує.

Суть спору: кого вважати «неоформленим працівником»?

Товариство уклало договір на бухгалтерські послуги з ФОП. Саме ФОП мала вести бухгалтерію підприємства.

Однак на практиці бухгалтерську роботу виконувала інша фізична особа, яка подала скаргу до Держпраці: мовляв, вона працювала головним бухгалтером, мала графік з 08:00 до 17:00, але трудові відносини не оформили.

Держпраці провела позапланову перевірку і винесла припис про усунення порушень щодо неоформленої праці.

Компанія оскаржила припис у суді, заявивши:

• особа не була працівником товариства;
• вона мала домовленість з ФОП, а не з підприємством;
• не було наказів, зарплати, робочого місця, підпорядкування;
• перевірку провели неправильно.

Дві перші інстанції стали на бік бізнесу

Суд першої та апеляційної інстанції підтримали роботодавця.

Основні аргументи судів:

• директор не був присутній під час перевірки;
• документи про перевірку нібито не були належно вручені;
• висновки Держпраці ґрунтуються лише на показаннях двох осіб;
• відсутні кадрові документи, виплати та графік.

Тобто логіка була проста: немає наказу – немає трудових відносин.

Верховний Суд «зламав» підхід: відсутність наказу ≠ відсутність праці

Верховний Суд скасував рішення двох інстанцій і направив справу на новий розгляд.

Ключовий сигнал Суду:

• якщо людина фактично виконує роботу працівника, то відсутність наказу або трудової книжки не доводить, що трудових відносин не існувало. Навпаки – це може підтверджувати порушення ст. 24 КЗпП.

Перевірка без директора – можлива (і законна)

Один із головних аргументів бізнесу був таким: перевірка незаконна, бо проводилась без керівника або уповноваженої особи.

Верховний Суд пояснив:

• Держпраці діє відповідно до Конвенції МОП № 81;
• інспектор має право приходити без попередження;
• перевірка може здійснюватися за місцем фактичної роботи, а не лише за юридичною адресою;
• присутність директора не є абсолютною вимогою, бо це знищить ефект раптовості.

Фактично Суд легалізував підхід:

• якщо чекати керівника – роботодавець встигне «прибрати» неоформлених працівників.

Контактний номер у ЄДР – ваша відповідальність

Ще один сильний момент постанови: Держпраці надсилала документи на телефон, вказаний у ЄДР, але цей номер фактично належав бухгалтеру іншого підприємства.

Попередні суди вирішили, що це доказ неналежного повідомлення. А Верховний Суд зазначив:

• якщо роботодавець не оновив контактні дані в ЄДР або допустив, що там вказано «чужий» номер – це ризик самого підприємства.

Тобто підприємство не може використовувати власну недбалість як аргумент для скасування перевірки.

Найважливіше: «бухгалтерія» – це майже завжди трудові функції

Верховний Суд зробив акцент на природі бухгалтерської роботи.

Суд прямо зазначив:

• бухгалтерський облік ведеться безперервно;
• робота бухгалтера – це процес праці, а не разовий результат;
• функції головного бухгалтера мають постійний і системний характер;
• головний бухгалтер – посадова особа, яка може нести адміністративну і навіть кримінальну відповідальність.

І головний висновок:

• якщо фізична особа без статусу ФОП фактично виконує функції головного бухгалтера – такі відносини мають ознаки трудових.

Практичні висновки для роботодавців

1. Договір з ФОП не гарантує захисту. Якщо реальну роботу виконує фізична особа, яка не є ФОП, а виконує функції штатного працівника – Держпраці та суд можуть визнати це трудовими відносинами.
2. «Немає наказу» – не аргумент. Відсутність кадрових документів може розцінюватися як доказ порушення, а не як доказ відсутності працівника.
3. Головний бухгалтер – зона підвищеного ризику. Бухгалтерська діяльність є системною і постійною, тому її дуже важко обґрунтувати як «разову послугу».
4. Перевірка може бути раптовою і без директора. Суд підтримує принцип раптовості інспекції праці.
5. Дані в ЄДР повинні бути актуальними. Номер телефону, адреса, електронна пошта – усе це потенційний доказ, що роботодавця повідомили належним чином.

Як діяти бізнесу, щоб не отримати припис?

Якщо бухгалтерія на аутсорсі – подбайте про безпечну модель:

• перевіряйте, хто реально виконує роботу (ФОП особисто чи найнята ним особа);
• якщо залучають інших осіб – вимагайте підтвердження їх статусу (ФОП/самозайнята особа);
• визначайте в договорі чіткий результат і межі відповідальності;
• не передавайте КЕП директора стороннім особам без оформлення;
• документуйте факт надання послуг актами;
• уникайте ситуації «офіс + графік + щоденні доручення» для фізособи без трудового договору.

Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради