Підписуйся на інформаційну страховку бухгалтера
Розділи:
Підрозділи:
Підрозділи:
Підрозділи:

Аудит трудових книжок при оцифруванні: алгоритм дій від ПФУ

Роз’яснення
27.05.2025

В Україні триває перехід до ведення обліку трудової діяльності в електронній формі, на що законодавством відведено 5 років. До 10 червня 2026 року працівники та роботодавці мають подати сканкопії трудових книжок для оцифрування до Пенсійного фонду України через вебпортал електронних послуг.

Перед скануванням необхідно провести аудит трудової книжки, перевіривши правильність записів та їх відповідність вимогам законодавства.

Крок 1. Перевірте правильність написання:

  • прізвища, ім’я та по батькові (ПІБ) – мають бути вказані повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами;
  • дати народження.

Вони мають відповідати даним паспорта.

Особливу увагу необхідно звернути на оформлення записів про зміну ПІБ:

  • колишнє прізвище (як правило, у жінок) має бути закреслено однією рискою і поряд записане нове;
  • на внутрішньому боці обкладинки обов’язково має вказуватися інформація про документ, на підставі якого виправлено запис (паспорт, свідоцтво про народження/шлюб тощо), його реквізити: номер та дата видачі. Ця інформація має бути завірена підписом особи, яку уповноважує установа, та печаткою.

Крок 2. Перевірте наявність необхідних підписів та печаток на титульному аркуші трудової книжки:

  • підпис власника трудової книжки;
  • підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок на підприємстві;
  • наявність печатки підприємства (або відділу кадрів), на якому заповнювалася трудова книжка.

Крок 3. Уважно вивчіть усі записи в розділі «Відомості про роботу»:

  • у записах про прийняття на роботу та звільнення з роботи повинна зазначатися дата початку виконання роботи, повне найменування підприємства, організації чи установи, назва посади чи професії, а також номери та дати наказів про прийняття/звільнення;
  • якщо за час роботи назва підприємства змінювалася, то окремим рядком має бути зроблено запис про перейменування із зазначенням розпорядчого акта, його дати та номера;
  • записи про звільнення чи переведення мають бути здійснені відповідно до чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю закону;
  • записи про звільнення мають бути засвідчені печатками.

Як усунути виявлені недоліки?

Якщо у трудовій книжці відсутній запис про зміну прізвища, або виявлено помилку в написанні ПІБ, зробити/виправити ці дані може роботодавець того підприємства, де ви працюєте зараз.

Якщо підприємство, яке внесло до трудової неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робить його правонаступник.

Якщо ім’я, по батькові або прізвище, зазначені в трудовій книжці, не збігаються з ім’ям, по батькові або прізвищем особи за паспортом, – факт належності трудової книжки особі може бути встановлений у судовому порядку.

Перелік документів, які підтверджують стаж для пенсії за відсутності в трудовій книжці необхідних записів або за наявності неправильних чи неточних записів про періоди роботи, визначено постановою КМУ від 12.08.1993 № 637 «Про затвердження Порядку підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній».

Перед скануванням трудової книжки необхідно звернути увагу, щоб всі записи в ній були виконані охайно, без закреслення чи виправлення.

Якщо ви не виявили жодних недоліків під час заповнення трудової книжки, то можете сканувати свій документ та завантажувати його в особистому кабінеті на вебпорталі Фонду.

ГУ ПФУ у Волиньскій області

Коментарі до матеріалу
Швидка реєстрація
Будьте в курсі змін і актуальних тем, задавайте питання.
Популярне
17.06.2025
Топ-20 новин минулого тижня
Найбільш цікаві новини минулого тижня Яку інформацію зобов’язані подавати критично важливі підприємства до ПФУ Оприлюднено проєкт змін до НП(С)БО 12 До 20 червня підприємства мають подати до ТЦК інформацію про наявність транспортних засобів Зміна правил призупинення трудових договорів в умо...
20.05.2025
Актуальні рахунки для сплати податків
Інформація про реквізити рахунків, відкритих для зарахування податків, а також для сплати єдиного внеску Більше за темою: Нова форма ТТН: огляд змін Мікро, мале, середнє чи велике: навіщо треба визначати розмір підприємства Затверджуємо та оновлюємо штатний розпис: правила та нюанси Сп...
17.04.2025
З 16.04.2025 почали діяти терміни зберігання документів щодо військового обліку
Більше за темою: Накази та розпорядження: основні терміни, види і строки зберігання Строки зберігання первинних документів збільшено: чи вплине це на строки давності для перевірок Міністерство юстиції наказом від 14.03.2025 № 748/5 затвердило зміни до Переліку типових документів, що створюють під ...
Нове
18.06.2025
Дії особи вважаються правомірними, доки не буде доведено протилежне: роз’яснення Мін’юсту
Більше за темою: Оскаржуємо рішення ДПС в адміністративному порядку: правила та строки Адміністративний арешт майна платника податків: підстави та порядок накладення У сучасному адміністративному праві важливу роль відіграє принцип презумпції правомірності дій та вимог особи. Згідно зі ст. 15...
18.06.2025
Чи буде штраф при коригуванні реквізитів підприємства/зміни даних працівника в уточнюючому Розрахунку
Чи застосовується відповідальність до податкового агента у разі подання ним уточнюючого Розрахунку з метою уточнення реквізитів підприємства або внесення змін до номеру облікової картки найманого працівника? Більше за темою: Обов’язкові та додаткові реквізити первинного документа Несуттєві п...
18.06.2025
Яка інформація зазначається в РК при приведенні показників ПН відповідно до показників МД
У РК_РЕЗ_2 зазначаються дані періодичної або спрощеної митної декларації, на підставі якої відбулось фактичне вивезення за межі митної території України у митному режимі експорту окремого виду товару. Більше за темою: У яких випадках замість РРО/ПРРО застосовуються РК Порядок реєстрації та заповне...
Кращі матеріали