Підписуйся на інформаційну страховку бухгалтера
Розділи:
Підрозділи:
Підрозділи:
Підрозділи:

Аудит трудових книжок при оцифруванні: алгоритм дій від ПФУ

Роз’яснення
27.05.2025

В Україні триває перехід до ведення обліку трудової діяльності в електронній формі, на що законодавством відведено 5 років. До 10 червня 2026 року працівники та роботодавці мають подати сканкопії трудових книжок для оцифрування до Пенсійного фонду України через вебпортал електронних послуг.

Перед скануванням необхідно провести аудит трудової книжки, перевіривши правильність записів та їх відповідність вимогам законодавства.

Крок 1. Перевірте правильність написання:

  • прізвища, ім’я та по батькові (ПІБ) – мають бути вказані повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами;
  • дати народження.

Вони мають відповідати даним паспорта.

Особливу увагу необхідно звернути на оформлення записів про зміну ПІБ:

  • колишнє прізвище (як правило, у жінок) має бути закреслено однією рискою і поряд записане нове;
  • на внутрішньому боці обкладинки обов’язково має вказуватися інформація про документ, на підставі якого виправлено запис (паспорт, свідоцтво про народження/шлюб тощо), його реквізити: номер та дата видачі. Ця інформація має бути завірена підписом особи, яку уповноважує установа, та печаткою.

Крок 2. Перевірте наявність необхідних підписів та печаток на титульному аркуші трудової книжки:

  • підпис власника трудової книжки;
  • підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок на підприємстві;
  • наявність печатки підприємства (або відділу кадрів), на якому заповнювалася трудова книжка.

Крок 3. Уважно вивчіть усі записи в розділі «Відомості про роботу»:

  • у записах про прийняття на роботу та звільнення з роботи повинна зазначатися дата початку виконання роботи, повне найменування підприємства, організації чи установи, назва посади чи професії, а також номери та дати наказів про прийняття/звільнення;
  • якщо за час роботи назва підприємства змінювалася, то окремим рядком має бути зроблено запис про перейменування із зазначенням розпорядчого акта, його дати та номера;
  • записи про звільнення чи переведення мають бути здійснені відповідно до чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю закону;
  • записи про звільнення мають бути засвідчені печатками.

Як усунути виявлені недоліки?

Якщо у трудовій книжці відсутній запис про зміну прізвища, або виявлено помилку в написанні ПІБ, зробити/виправити ці дані може роботодавець того підприємства, де ви працюєте зараз.

Якщо підприємство, яке внесло до трудової неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робить його правонаступник.

Якщо ім’я, по батькові або прізвище, зазначені в трудовій книжці, не збігаються з ім’ям, по батькові або прізвищем особи за паспортом, – факт належності трудової книжки особі може бути встановлений у судовому порядку.

Перелік документів, які підтверджують стаж для пенсії за відсутності в трудовій книжці необхідних записів або за наявності неправильних чи неточних записів про періоди роботи, визначено постановою КМУ від 12.08.1993 № 637 «Про затвердження Порядку підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній».

Перед скануванням трудової книжки необхідно звернути увагу, щоб всі записи в ній були виконані охайно, без закреслення чи виправлення.

Якщо ви не виявили жодних недоліків під час заповнення трудової книжки, то можете сканувати свій документ та завантажувати його в особистому кабінеті на вебпорталі Фонду.

ГУ ПФУ у Волиньскій області

Коментарі до матеріалу
Швидка реєстрація
Будьте в курсі змін і актуальних тем, задавайте питання.
Популярне
21.10.2025
Топ-20 новин минулого тижня
Найбільш цікаві новини минулого тижня ДПС змінила План-графік: які галузі та регіони перевірятимуть найбільше Актуальні питання щодо оцифрування трудових книжок: роз’яснення ПФУ Кабмін запускає новий модуль управління ризиками для перевірок бізнесу Правила заповнення трудових книжок: роз&rs...
08.09.2025
Закон № 4536 опубліковано 3 вересня: огляд основних змін
Закон № 4536 вносить зміни, зокрема, до Податкового кодексу, Закону від 08.07.2010 № 2464-VІ , Закону від 18.06.2024 № 3817-ІХ. Більшість норм Закону № 4536 набирає чинності з першого числа місяця, наступного за місяцем його опублікування, тобто з 1 жовтня 2025 року. Більше за темою: Квартальна об&...
08.10.2025
Оновлено Довідник умовних кодів товарів
ДПС опублікувала оновленний Довідник умовних кодів товарів. ДПС опублікувало оновлений Довідник умовних кодів товарів. Умовний код товару Назва товару 00101 житловий будинок 00102 будівля 00103 ...
Нове
23.10.2025
Як розблокувати кваліфікований сертифікат відкритого ключа за електронним запитом
ДПС надає роз'яснення щодо скасування блокованого кваліфікованого сертифіката відкритого ключа за електронним запитом. Скасування блокованого кваліфікованого сертифіката відкритого ключа (далі – Сертифікат) за електронним запитом неможливе. Власнику блокованого Сертифіката необхідно звернутис...
23.10.2025
Чи застосовується частка розподілу ПДВ у 2026 році, якщо пільгових операцій більше немає
Чи повинно підприємство у 2026 році продовжувати нараховувати податкові зобов’язання відповідно до ст. 199 ПКУ, використовуючи частку розподілу, визначену за результатами річного перерахунку ПДВ у декларації за грудень 2025 року, якщо пільгові операції з ПДВ будуть здійснюватися лише до кінця ...
22.10.2025
Індекс агропродукції за січень – вересень 2025 року
Держстат оприлюднив статистичні спостереження щодо обсягів виробництва сільськогосподарської продукції в січні – вересні 2025 року порівняно з аналогічним періодом минулого року. Більше за темою: Як визначити базу обкладення ПДВ у разі продажу сільгосппродукції, закупленої у населен...
Кращі матеріали