Подписывайся на информационную страховку бухгалтера
Разделы:
Подразделы:
Подразделы:
Подразделы:

Аудит трудовых книжек при оцифровке: алгоритм действий от ПФУ

Разъяснение
27.05.2025

В Украине идет переход к ведению учета трудовой деятельности в электронной форме, на что законодательством отведено 5 лет. До 10 июня 2026 года работники и работодатели должны подать сканкопии трудовых книжек для оцифрования в Пенсионный фонд Украины через веб-портал электронных услуг.

Перед сканированием необходимо провести аудит трудовой книжки, проверив правильность записей и соответствие их требованиям законодательства.

Шаг 1. Проверьте правильность написания:

  • фамилии, имя и отчество (Ф. И. О.) – должны быть указаны полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами;
  • даты рождения.

Они обязаны соответствовать данным паспорта.

Особое внимание необходимо обратить на оформление записей об изменении Ф. И. О.:

  • прежняя фамилия (как правило, у женщин) должна быть зачеркнута одной чертой и рядом записана новая;
  • на внутренней стороне обложки обязательно должна указываться информация о документе, на основании которого исправлена запись (паспорт, свидетельство о рождении/браке и т. п.), его реквизиты: номер и дата выдачи. Эта информация должна быть заверена подписью лица, уполномоченного учреждением, и печатью.

Шаг 2. Проверьте наличие подписей и печатей на титульном листе трудовой книжки:

  • подпись владельца трудовой книжки;
  • подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек на предприятии;
  • наличие печати предприятия (или отдела кадров), на котором заполнялась трудовая книжка.

Шаг 3. Внимательно изучите все записи в разделе «Сведения о работе»:

  • в записях о приеме на работу и увольнении с работы должна указываться дата начала выполнения работы, полное наименование предприятия, организации или учреждения, название должности или профессии, а также номера и даты приказов о принятии/увольнении;
  • если за время работы название предприятия изменялось, то отдельной строкой должна быть сделана запись о переименовании с указанием распорядительного акта, его даты и номера;
  • записи об увольнении или переводе должны быть осуществлены в соответствии с действующим законодательством и со ссылкой на соответствующую статью закона;
  • записи об увольнении должны быть удостоверены печатями.

Как устранить выявленные недостатки?

Если в трудовой книжке отсутствует запись об изменении фамилии или обнаружена ошибка в написании Ф. И. О., сделать/исправить эти данные может работодатель того предприятия, где вы работаете в настоящее время.

Если предприятие, которое внесло в трудовую неправильную или неточную запись, ликвидировано, соответствующую запись делает его правопреемник.

Если имя, отчество или фамилия, указанные в трудовой книжке, не совпадают с именем, отчеством или фамилией лица в паспорте, факт принадлежности трудовой книжки лицу может быть установлен в судебном порядке.

Перечень документов, подтверждающих стаж для пенсии при отсутствии в трудовой книжке необходимых записей или при наличии неправильных или неточных записей о периодах работы, определен постановлением КМУ от 12.08.1993 № 637 «Об утверждении Порядка подтверждения имеющегося стажа работы для назначения пенсий при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней».

Перед сканированием трудовой книжки необходимо обратить внимание на то, чтобы все записи в ней были выполнены аккуратно, без зачеркивания или исправления.

Если вы не обнаружили никаких недостатков при заполнении трудовой книжки, то можете сканировать свой документ и загружать его в личном кабинете на веб-портале Фонда.

ГУ ПФУ в Волынской области

 

Комментарии к материалу
Быстрая регистрация
Будьте в курсе изменений и актуальных тем, задавайте вопросы.
Популярное
21.10.2025
Топ-20 новостей прошлой недели
Самые интересные новости минувшей недели ГНС изменила План-график: какие отрасли и регионы будут проверять больше всего Актуальные вопросы касательно оцифровки трудовых книжек: разъяснение ПФУ Кабмин запускает новый модуль управления рисками для проверок бизнеса Правила заполнения трудовых книжек...
08.09.2025
Закон № 4536 опубликован 3 сентября: обзор основных изменений
Закон № 4536 вносит изменения, в частности, в Налоговый кодекс, Закон от 08.07.2010 № 2464-VІ , Закон от 18.06.2024 № 3817-ІХ. Большинство норм Закона № 4536 вступает в силу первого числа месяца, следующего за месяцем его опубликования, то есть с 1 октября 2025 года. Больше по теме: Кварт...
08.10.2025
Обновлен Справочник условных кодов товаров
ГНС опубликовала обновленный Справочник условных кодов товаров. ГНС опубликовала обновленный Справочник условных кодов товаров. Условный код товара Название товара 00101 жилой дом 00102 здание 00103 ...
Новое
23.10.2025
Отражаются ли в декларации по НДС покупка товара у нерезидента за пределами таможенной территории Украины
Такие операции не подлежат отражению в налоговой декларации по НДС. Больше по теме: Изменение таможенной стоимости товаров: когда корректировать НДС? Подлежат ли отражению в налоговой декларации по НДС операции по приобретению товара у нерезидента вне таможенной территории Украины и его реализация ...
23.10.2025
Будет ли применяться ответственность к покупателю за отсутствие регистрации РК при уменьшении компенсации за товар
Предоставление ответа на указанный вопрос в каждом конкретном случае требует четкого понимания условий. По данному вопросу предлагаем в каждом конкретном случае обращаться в ГНС за предоставлением индивидуальной налоговой консультации в порядке, определенном ст. 52 НКУ. Больше по теме: Возврат това...
23.10.2025
Когда следует подать уточняющие декларации по плате за землю, предоставленную горнодобывающим предприятиям
Уточняющие налоговые декларации по плате за землю (земельный налог и/или арендная плата за земельные участки государственной или коммунальной собственности) необходимо подать не позднее 20 ноября 2025 года. Больше по теме: Смена собственника земли посреди года: кому и как платить арендную плату До...
Лучшие материалы