Аудит трудовых книжек при оцифровке: алгоритм действий от ПФУ

В Украине идет переход к ведению учета трудовой деятельности в электронной форме, на что законодательством отведено 5 лет. До 10 июня 2026 года работники и работодатели должны подать сканкопии трудовых книжек для оцифрования в Пенсионный фонд Украины через веб-портал электронных услуг.

Перед сканированием необходимо провести аудит трудовой книжки, проверив правильность записей и соответствие их требованиям законодательства.

Шаг 1. Проверьте правильность написания:

• фамилии, имя и отчество (Ф. И. О.) – должны быть указаны полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами;
• даты рождения.

Они обязаны соответствовать данным паспорта.

Особое внимание необходимо обратить на оформление записей об изменении Ф. И. О.:

• прежняя фамилия (как правило, у женщин) должна быть зачеркнута одной чертой и рядом записана новая;
• на внутренней стороне обложки обязательно должна указываться информация о документе, на основании которого исправлена запись (паспорт, свидетельство о рождении/браке и т. п.), его реквизиты: номер и дата выдачи. Эта информация должна быть заверена подписью лица, уполномоченного учреждением, и печатью.

Шаг 2. Проверьте наличие подписей и печатей на титульном листе трудовой книжки:

• подпись владельца трудовой книжки;
• подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек на предприятии;
• наличие печати предприятия (или отдела кадров), на котором заполнялась трудовая книжка.

Шаг 3. Внимательно изучите все записи в разделе «Сведения о работе»:

• в записях о приеме на работу и увольнении с работы должна указываться дата начала выполнения работы, полное наименование предприятия, организации или учреждения, название должности или профессии, а также номера и даты приказов о принятии/увольнении;
• если за время работы название предприятия изменялось, то отдельной строкой должна быть сделана запись о переименовании с указанием распорядительного акта, его даты и номера;
• записи об увольнении или переводе должны быть осуществлены в соответствии с действующим законодательством и со ссылкой на соответствующую статью закона;
• записи об увольнении должны быть удостоверены печатями.

Как устранить выявленные недостатки?

Если в трудовой книжке отсутствует запись об изменении фамилии или обнаружена ошибка в написании Ф. И. О., сделать/исправить эти данные может работодатель того предприятия, где вы работаете в настоящее время.

Если предприятие, которое внесло в трудовую неправильную или неточную запись, ликвидировано, соответствующую запись делает его правопреемник.

Если имя, отчество или фамилия, указанные в трудовой книжке, не совпадают с именем, отчеством или фамилией лица в паспорте, факт принадлежности трудовой книжки лицу может быть установлен в судебном порядке.

Перечень документов, подтверждающих стаж для пенсии при отсутствии в трудовой книжке необходимых записей или при наличии неправильных или неточных записей о периодах работы, определен постановлением КМУ от 12.08.1993 № 637 «Об утверждении Порядка подтверждения имеющегося стажа работы для назначения пенсий при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней».

Перед сканированием трудовой книжки необходимо обратить внимание на то, чтобы все записи в ней были выполнены аккуратно, без зачеркивания или исправления.

Если вы не обнаружили никаких недостатков при заполнении трудовой книжки, то можете сканировать свой документ и загружать его в личном кабинете на веб-портале Фонда.

ГУ ПФУ в Волынской области