Підписуйся на інформаційну страховку бухгалтера
Розділи:
Підрозділи:
Підрозділи:
Підрозділи:

Актуальні питання щодо оцифрування трудових книжок: роз’яснення ПФУ

Роз’яснення
14.10.2025

Нагадуємо, що страховий стаж ‒ це період (строк), протягом якого особа підлягає загальнообов’язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок. Саме страховий стаж є вихідним критерієм для визначення права на здійснення виплат за наявними видами загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Страховий стаж обчислюється територіальними органами Пенсійного фонду за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку відомостей, яка є складовою реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі ‒ РЗО).

За періоди до впровадження персоніфікованого обліку основним документом, що підтверджує стаж роботи є трудова книжка. За відсутності трудової книжки або ж відповідних записів у ній стаж роботи встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.

Увага! 10 червня 2026 року в Україні завершується перехідний період для внесення до РЗО відомостей про трудову діяльність працівників із паперових трудових книжок працівників.

З огляду на те, що до завершення законодавчо встановленого терміну для внесення до РЗО відомостей про трудову діяльність працівників із паперових трудових книжок лишилося менше року, рекомендуємо всім роботодавцям та їх працівникам активізувати роботу щодо передачі Пенсійному фонду скан-копій документів, що містять відомості про страховий стаж працівників, для оцифрування.

Детальні роз’яснення стосовно порядку подання страхувальниками скан-копій документів, які містять відомості про трудовий стаж працівників, оприлюднено на інформаційній сторінці вебпорталу Пенсійного фонду України: розділ «Послуги», підрозділ «Як скористатись послугами», рубрика «Електронна трудова книжка: про що варто знати роботодавцям і працівникам».

Перевірити факт передачі Пенсійному фонду України трудової книжки та інших документів, що містять відомості про стаж, а також результати їх оцифрування може кожна застрахована особа, авторизувавшись в особистому електронному кабінеті на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), або за логіном та паролем (для їх отримання необхідно звернутися до будь-якого сервісного центру ПФУ), або через сервіс ID.GOV.UA (передбачає ідентифікацію за Mobile ID або Bank ID), за допомогою Дія.Підпис або електронного пенсійного посвідчення. Розділ «Електронна трудова книжка» головного меню особистого кабінету вебпорталу електронних послуг Пенсійного фонду України містить доступні для перегляду відомості про записи в трудовій книжці, її оцифровані дані та скан-копії трудової книжки.

Відсутність оцифрованої копії трудової книжки не призведе до втрати стажу, оскільки відомості про страховий стаж застрахованих осіб після 2004 року наявні в системі персоніфікованого обліку за даними звітності страхувальників. У разі відсутності в системі персоніфікованого обліку даних про страховий стаж за періоди до її впровадження існує можливість подання паперових документів безпосередньо до територіального органу Пенсійного фонду або через особистий кабінет застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду.

Пенсіонерам, які не працюють, оцифровувати трудові книжки не потрібно, оскільки відомості про їхню трудову діяльність уже перебувають у розпорядженні Пенсійного фонду і зберігаються у складі їхніх пенсійних справ.

Для пенсіонерів, які продовжують працювати та мають електронну трудову книжку, дооцифрування останніх періодів трудової діяльності буде проведено при їхньому зверненні за перерахунком пенсії.

Пенсійний фонд

Коментарі до матеріалу
Швидка реєстрація
Будьте в курсі змін і актуальних тем, задавайте питання.
Популярне
08.09.2025
Закон № 4536 опубліковано 3 вересня: огляд основних змін
Закон № 4536 вносить зміни, зокрема, до Податкового кодексу, Закону від 08.07.2010 № 2464-VІ , Закону від 18.06.2024 № 3817-ІХ. Більшість норм Закону № 4536 набирає чинності з першого числа місяця, наступного за місяцем його опублікування, тобто з 1 жовтня 2025 року. Більше за темою: Квартальна об&...
17.07.2025
Кабмін оновив правила визначення критичності підприємств для бронювання працівників
Порядок та Критерії, за якими бронюють працівників підприємств, знову зазнали змін. Розглянемо, кого цього разу це стосується. Більше за темою: Зарплатні критерії для бронювання працівників: обчислюємо середню зарплату Строки зберігання документів з військового обліку та бронювання Бронювання у ф...
08.10.2025
Оновлено Довідник умовних кодів товарів
ДПС опублікувала оновленний Довідник умовних кодів товарів. ДПС опублікувало оновлений Довідник умовних кодів товарів. Умовний код товару Назва товару 00101 житловий будинок 00102 будівля 00103 ...
Нове
13.10.2025
Хто є уповноваженою особою, яка має право підпису податкової звітності
Податкова декларація повинна бути підписана керівником платника податків або уповноваженою особою, а також особою, яка відповідає за ведення бухобліку та подання декларації до контролюючого органу. Докладніше див. нижче. Більше за темою: Як оформити довіреність на підписання ТТН та інших документів...
13.10.2025
Чи можуть платники податку на прибуток застосовувати прискорену амортизацію ОЗ, введених після 01.08.2024
Платники податку на прибуток можуть нарахувати прискорену амортизацію відповідно до п. 431 підрозд. 4 розд. ХХ ПКУ до основних засобів, які були введені в експлуатацію у попередньому звітному (податковому) році після 01.08.2024. Детальніше див. нижче. Більше за темою: Продовження строку корисного в...
13.10.2025
Чи потрібно легалізувати довідку нерезиденту країни, з якою укладено міжнародний договір
Легалізувати довідку потрібно, якщо в міжнародному договорі України не передбачено умов, що відміняють чи спрощують формальну процедуру проставлення апостиля або звільняють сам документ від легалізації. Більше за темою: Легалізація довідок про податкове резидентство для уникнення подвійного оподатк...
Кращі матеріали