Актуальні питання щодо оцифрування трудових книжок: роз’яснення ПФУ

Більше за темою:

Чи може працівник подати до ПФУ свою паперову трудову книжку для оцифрування без участі роботодавця?

Нагадуємо, що страховий стаж ‒ це період (строк), протягом якого особа підлягає загальнообов’язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачені страхові внески в сумі не меншій, ніж мінімальний страховий внесок. Саме страховий стаж є вихідним критерієм для визначення права на здійснення виплат за наявними видами загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Страховий стаж обчислюється територіальними органами Пенсійного фонду за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку відомостей, яка є складовою реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі ‒ РЗО).

За періоди до впровадження персоніфікованого обліку основним документом, що підтверджує стаж роботи є трудова книжка. За відсутності трудової книжки або ж відповідних записів у ній стаж роботи встановлюється на підставі інших документів, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.

Увага! 10 червня 2026 року в Україні завершується перехідний період для внесення до РЗО відомостей про трудову діяльність працівників із паперових трудових книжок працівників.

З огляду на те, що до завершення законодавчо встановленого терміну для внесення до РЗО відомостей про трудову діяльність працівників із паперових трудових книжок лишилося менше року, рекомендуємо всім роботодавцям та їх працівникам активізувати роботу щодо передачі Пенсійному фонду скан-копій документів, що містять відомості про страховий стаж працівників, для оцифрування.

Детальні роз’яснення стосовно порядку подання страхувальниками скан-копій документів, які містять відомості про трудовий стаж працівників, оприлюднено на інформаційній сторінці вебпорталу Пенсійного фонду України: розділ «Послуги», підрозділ «Як скористатись послугами», рубрика «Електронна трудова книжка: про що варто знати роботодавцям і працівникам».

Перевірити факт передачі Пенсійному фонду України трудової книжки та інших документів, що містять відомості про стаж, а також результати їх оцифрування може кожна застрахована особа, авторизувавшись в особистому електронному кабінеті на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), або за логіном та паролем (для їх отримання необхідно звернутися до будь-якого сервісного центру ПФУ), або через сервіс ID.GOV.UA (передбачає ідентифікацію за Mobile ID або Bank ID), за допомогою Дія.Підпис або електронного пенсійного посвідчення. Розділ «Електронна трудова книжка» головного меню особистого кабінету вебпорталу електронних послуг Пенсійного фонду України містить доступні для перегляду відомості про записи в трудовій книжці, її оцифровані дані та скан-копії трудової книжки.

Відсутність оцифрованої копії трудової книжки не призведе до втрати стажу, оскільки відомості про страховий стаж застрахованих осіб після 2004 року наявні в системі персоніфікованого обліку за даними звітності страхувальників. У разі відсутності в системі персоніфікованого обліку даних про страховий стаж за періоди до її впровадження існує можливість подання паперових документів безпосередньо до територіального органу Пенсійного фонду або через особистий кабінет застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду.

Пенсіонерам, які не працюють, оцифровувати трудові книжки не потрібно, оскільки відомості про їхню трудову діяльність уже перебувають у розпорядженні Пенсійного фонду і зберігаються у складі їхніх пенсійних справ.

Для пенсіонерів, які продовжують працювати та мають електронну трудову книжку, дооцифрування останніх періодів трудової діяльності буде проведено при їхньому зверненні за перерахунком пенсії.

Пенсійний фонд