Актуальные вопросы касательно оцифровки трудовых книжек: разъяснение ПФУ

Больше по теме:

Может ли работник подать в ПФУ свою бумажную трудовую книжку для оцифровки без участия работодателя?

Напоминаем, что страховой стаж – это период (срок), в течение которого лицо подлежит общеобязательному государственному пенсионному страхованию и за который ежемесячно уплачены страховые взносы в сумме не меньше минимального страхового взноса. Именно страховой стаж является исходным критерием определения права на осуществление выплат по имеющимся видам общеобязательного государственного социального страхования.

Страховой стаж исчисляется территориальными органами Пенсионного фонда по данным, содержащимся в системе персонифицированного учета сведений, составляющей реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее – РЗЛ).

За периоды до внедрения персонифицированного учета основным документом, подтверждающим стаж работы, являлась трудовая книжка. При отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней стаж работы устанавливается на основании других документов, выданных по месту работы, службы, обучения, а также архивными учреждениями.

Внимание! 10 июня 2026 года в Украине завершается переходный период для внесения в РЗЛ сведений о трудовой деятельности работников из бумажных трудовых книжек работников.

Учитывая, что до завершения законодательно установленного срока для внесения в РЗЛ сведений о трудовой деятельности работников из бумажных трудовых книжек осталось менее года, рекомендуем всем работодателям и их работникам активизировать работу по передаче Пенсионному фонду скан-копий документов, содержащие сведения о страховом стаже работников, для оцифровки.

Подробные разъяснения относительно порядка представления страхователями скан-копий документов, содержащих сведения о трудовом стаже работников, обнародованы на информационной странице веб-портала Пенсионного фонда: раздел «Услуги», подраздел «Как воспользоваться услугами», рубрика «Электронная работа работникам».

Проверить факт передачи Пенсионному фонду трудовой книжки и других документов, содержащих сведения о стаже, а также результаты их оцифровки может каждое застрахованное лицо, авторизовавшись в личном электронном кабинете на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП), или по логину и паролю (для их получения необходимо обратиться в любой сервисный центр ПФУ), или через сервис ID.GOV.UA (предусматривает идентификацию по Mobile ID или Bank ID), с помощью Дія.Підпис или электронного пенсионного удостоверения. Раздел «Электронная трудовая книжка» главного меню личного кабинета веб-портала электронных услуг Пенсионного фонда содержит доступные для просмотра сведения о записях в трудовой книжке, оцифрованные данные и скан-копии трудовой книжки.

Отсутствие оцифрованной копии трудовой книжки не приведет к потере стажа, поскольку сведения о страховом стаже застрахованных лиц после 2004 года имеются в системе персонифицированного учета по данным отчетности страхователей. При отсутствии в системе персонифицированного учета данных о страховом стаже за периоды до ее внедрения существует возможность представления бумажных документов непосредственно в территориальный орган Пенсионного фонда или через личный кабинет застрахованного лица на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда.

Неработающим пенсионерам оцифровывать трудовые книжки не нужно, поскольку сведения об их трудовой деятельности уже находятся в распоряжении Пенсионного фонда и хранятся в составе их пенсионных дел.

Для пенсионеров, продолжающих работать и имеющих электронную трудовую книжку, дооцифровка последних периодов трудовой деятельности будет проведена при их обращении за перерасчетом пенсии.

Пенсионный фонд