Призупинення дії трудового договору: документальне оформлення

Призупинення дії трудового договору: застосовуємо нові правила

У статті ми розповімо, які документи і як саме потрібно їх оформити для призупинення трудового договору.

Загальні правила

Правила призупинення дії трудового договору визначено ст. 13 Закону від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136). Нагадаємо, що призупинення дії трудового договору – це тимчасове припинення роботодавцем забезпечення працівника роботою і тимчасове припинення працівником виконання роботи за укладеним трудовим договором у зв’язку зі збройною агресією проти України, що виключає можливість обох сторін трудових відносин виконувати обов’язки, передбачені трудовим договором (ч. 1 ст. 13 Закону № 2136).

Під час і за період призупинення дії трудового договору роботодавець не зобов’язаний:

• виплачувати працівникові заробітну плату, здійснювати гарантійні та компенсаційні виплати (крім сум, які належали такому працівникові на день призупинення дії трудового договору);
• забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і трудовим договором (у т. ч. надавати, оплачувати і компенсувати будь-які відпустки, дні відпочинку, допомогу з тимчасової непрацездатності, подавати відповідні заяви-розрахунки, передбачені законодавством про загальнообов’язкове державне соціальне страхування).

Строк призупинення дії трудового договору

На сьогодні згідно з нормами ст. 13 Закону № 2136 призупинення дії трудового договору можливе на весь період дії воєнного стану. Проте з цього питання найближчим часом роботодавців чекають зміни. Так, з 14.03.2026 вводиться в дію норма, яка передбачає, що призупинення дії трудового договору з ініціативи однієї зі сторін може здійснюватися на строк не більш ніж 90 календарних днів (далі – к. д.) під час воєнного стану (враховуючи строки його продовження).

Такі зміни передбачено Законом від 01.05.2025 № 4412-IX. Утім, за згодою сторін призупинення дії трудового договору можна буде продовжити на строк понад 90 к. д., проте не більш ніж до дня припинення або скасування воєнного стану.

Цей момент треба буде враховувати роботодавцям і за потреби продовжувати строк призупинення дії трудового договору

Зауважимо, що в разі ухвалення рішення про скасування призупинення дії трудового договору до припинення або скасування воєнного стану чи до закінчення встановленого в наказі строку роботодавець повинен за 14 к. д. до поновлення дії трудового договору повідомити працівника про необхідність стати до роботи.

Оформлення наказу

Відповідно до вимог ч. 2 ст. 13 Закону № 2136 призупинення дії трудового договору оформляється наказом (розпорядженням) роботодавця. Відповідно до цієї норми наказ повинен, зокрема, містити:

• причини призупинення, у тому числі неможливість обох сторін виконувати свої обов’язки;
• спосіб обміну інформацією;
• строк призупинення дії трудового договору;
• кількість, категорії та прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), реєстраційний номер облікової картки платника податків або серію та номер паспорта (для фізосіб, які за своїми релігійними переконаннями відмовилися від прийняття такого номера, поінформували про це відповідний контролюючий орган та мають позначку у паспорті) відповідних працівників;
• умови поновлення дії трудового договору.

Виходячи з цих вимог наказ про призупинення дії трудового договору може виглядати наступним чином (див. зразок 1).

Зразок 1. Наказ про призупинення дії трудового договору

У разі незгоди працівника (працівників) з наказом (розпорядженням) роботодавця про призупинення дії трудового договору відповідний наказ( розпорядження) може бути оскаржений працівником або профспілкою за дорученням працівника (працівників) до Держпраці або його територіального органу. Держпраці, вивчивши зміст наказу та підстави його видання, за погодженням з військовою адміністрацією може внести роботодавцеві припис про скасування відповідного наказу або про усунення порушення законодавства про працю іншим шляхом. Припис є обов’язковим до виконання роботодавцем протягом 14 к. д. Такий припис може бути оскаржений роботодавцем протягом 10 к. д. у судовому порядку.

Якщо ініціатор призупинення трудового договору – працівник

Відповідно до ч. 1 ст. 13 Закону № 2136 ініціатором призупинення трудового договору може бути як роботодавець, так і працівник.

Якщо ініціатор – роботодавець, можна обійтися без заяви працівника, досить ознайомити його з наказом. Якщо ж призупинення трудового договору ініціює працівник, він повинен подати роботодавцю заяву (див. зразок 2). 

На підставі цієї заяви роботодавець видає наказ про призупинення трудового договору (зміст наказу аналогічно наведеному у зразку 1).

Зразок 2. Заява працівника про призупинення дії трудового договору

Табель обліку робочого часу

У табелі обліку використання робочого часу за типовою формою № П-5 (затверджено наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489) ви не знайдете спеціального умовного позначення для випадків призупинення дії трудового договору. Проте табель на таких працівників слід вести. Адже надалі працівники, з якими призупинено трудові договори, мають право розраховувати на отримання компенсації втраченого заробітку та інших гарантійних та компенсаційних виплат за рахунок країни-агресора на підставі ч. 4 ст. 13 Закону № 2136.

Тому в табелі знаходимо найбільш відповідні для нашого випадку позначення. Це може бути наприклад, «І» – «Інші види неявок».

Крім того, на підприємстві може бути введено своє позначення для цих випадків, адже типова форма № П-5 – рекомендована, роботодавець має право пристосовувати її для своїх потреб.

Наша порада. Якщо вводите відповідне позначення, наприклад «ПД» (призупинення дії трудового договору), відобразіть цей момент у наказі про призупинення трудового договору або ж розробіть положення про табельний облік.

Трудова книжка працівника

У багатьох роботодавців постає запитання:

Чи потрібно вносити до трудової книжки працівника відомості про те, що дія трудового договору призупинена?

Відразу скажемо, що такий запис у трудовій книжці працівника не робиться.

Справа в тому, що у разі призупинення дії трудового договору трудові відносини між роботодавцем та працівником не припиняються, працівника не звільняють. Тому і немає необхідності робити про це запис у трудову книжку. У цьому випадку дотримуватимемося правил, установлених Інструкцією про порядок ведення трудових книжок, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту населення від 29.07.1993 № 58 (далі – Інструкція № 58).

Перелік відомостей, що вносяться до трудової книжки, наведено у п. 2.2 Інструкції № 58. У ній, зокрема, зазначаються дані про роботу, переведення на іншу постійну роботу та про звільнення. А відомості про призупинення трудового договору тут не наводяться.

Оформлення інших документів

Як було зазначено вище, Закон № 2136 передбачає, що суми втраченої зарплати та інших виплат компенсуватимуться працівникам за рахунок країни-агресора. Проте порядку такої компенсації на сьогодні в законодавстві не прописано.  

Тому рекомендуємо роботодавцеві фіксувати втрачені працівником суми у довільній формі. Наприклад, завести спеціальний журнал (можна в електронному вигляді) або щомісяця складати бухгалтерські довідки, де з посиланням на наказ про призупинення дії трудових договорів вказувати суми зарплати (інших виплат), які отримали б працівники, якби трудовий договір не було призупинено. Також слід фіксувати суму ЄСВ, яка б підлягала сплаті.