Як позначати в табелі тимчасову непрацездатність працівника, якщо лікарняний оплачується пізніше?

Практична ситуація

Працівник оформив тимчасову непрацездатність, але на день нарахування зарплати статус е-лікарняного в ПФУ ще був «закритий». Як у такому разі позначати в табелі відповідні дні відсутності працівника? Чи потрібно робити коригуючий табель у наступному місяці, коли виплачуються лікарняні?

Підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності та допомоги у зв’язку з вагітністю та пологами є сформований на основі медичного висновку про тимчасову непрацездатність листок непрацездатності (далі – ЛН; ч. 1 ст. 23 Закону від 23.09.1999 № 1105-XIV «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування»).

 У разі неможливості формування ЛН в електронному реєстрі підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності є ЛН у паперовій формі.

Відкриття електронного ЛН (е-лікарняного) здійснюється автоматично в Електронному реєстрі листків непрацездатності (далі – Реєстр) на підставі інформації про медичний висновок.

Які статуси може мати ЛН у Реєстрі, установлено п. 2 розділу II Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затвердженого наказом МОЗ від 17.06.2021 № 1234. Детально про ці статуси та їх значення див. тут.

Е-лікарняний зі статусом «закритий» не є підставою для підтвердження поважності причини відсутності на роботі та нарахування виплат.

Для призначення виплат приймаються е-лікарняні, які мають статус «готовий до сплати». Якщо йдеться про тимчасову непрацездатність, е-лікарняний вважають виданим через 7 днів після дати закриття ЛН, і саме в цей момент він набуває статусу «готовий до сплати».

Тому, якщо на момент закриття табеля е-лікарняний має статус «закритий», дні відсутності на роботі можна позначати «І» (інші причини неявки). Або ж роботодавець має право встановити іншу зручну позначку для обліку, затвердивши її наказом або ж локальним документом, наприклад положенням про табельний облік (див. зразок). Адже показники Типової форми № П-5 «Табель обліку використання робочого часу», затвердженої наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489, мають рекомендаційний характер.

Отже, якщо на момент закриття Табеля е-лікарняний ще не набув статусу «готовий до сплати», дні відсутності на роботі варто позначати кодом «І» або іншою позначкою, установленою на підприємстві. Після того як лікарняний змінить статус і буде опрацьований у наступному місяці, потрібно скласти коригувальний Табель, замінивши «НЗ» на «ТН» (оплачувана тимчасова непрацездатність) або «НН» (неоплачувана непрацездатність).