Заява працівника про альтернативний обмін документами

Практична ситуація

Як оформлюється заява працівника про обмін кадровими документами через засоби електронних комунікацій?

Згідно з ч. 3 ст. 29 КЗпП ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж із накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису. Крім того, у трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника.

Проте не допускається альтернативний спосіб ознайомлення в разі обміну інформації про наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про право на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору. Така інформація доводиться під особистий підпис працівника.

Тобто роботодавець та працівник можуть домовитися про обмін кадровими документами в будь-який зручний для обох сторін спосіб. Якщо трудовий договір укладається в письмовій формі, такі умови та спосіб прописуються в ньому. Також альтернативний спосіб обміну документами може бути визначений у внутрішньому локальному акті роботодавця, наприклад положенні про кадрове діловодство (зразок див. тут «Порядок організації діловодства юридичної особи у період дії воєнного стану»).

Утім, альтернативний спосіб обміну кадровими документами може бути передбачений і наказом роботодавця, підставою для якого буде заява працівника. Це буде більш оптимальним у разі, якщо такий спосіб обміну документами запроваджується не для всіх працівників.

Заява працівника складається в довільній формі (див. зразок), але важливою умовою є те, що працівник має зазначити, в який спосіб він буде ознайомлюватися з документами роботодавця (як правило, через месенджери).

Зразок.
Заява працівника про альтернативний обмін кадровими документами