Заява працівника про альтернативний обмін документами
Практична ситуація
Як оформлюється заява працівника про обмін кадровими документами через засоби електронних комунікацій?
Згідно з ч. 3 ст. 29 КЗпП ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж із накладенням удосконаленого електронного підпису або кваліфікованого електронного підпису. Крім того, у трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника.
Проте не допускається альтернативний спосіб ознайомлення в разі обміну інформації про наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про право на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до законодавства і колективного договору. Така інформація доводиться під особистий підпис працівника.
Тобто роботодавець та працівник можуть домовитися про обмін кадровими документами в будь-який зручний для обох сторін спосіб. Якщо трудовий договір укладається в письмовій формі, такі умови та спосіб прописуються в ньому. Також альтернативний спосіб обміну документами може бути визначений у внутрішньому локальному акті роботодавця, наприклад положенні про кадрове діловодство (зразок див. тут «Порядок організації діловодства юридичної особи у період дії воєнного стану»).
Утім, альтернативний спосіб обміну кадровими документами може бути передбачений і наказом роботодавця, підставою для якого буде заява працівника. Це буде більш оптимальним у разі, якщо такий спосіб обміну документами запроваджується не для всіх працівників.
Заява працівника складається в довільній формі (див. зразок), але важливою умовою є те, що працівник має зазначити, в який спосіб він буде ознайомлюватися з документами роботодавця (як правило, через месенджери).
Зразок.
Заява працівника про альтернативний обмін кадровими документами
|
Директору ТОВ «Вітрила» Юлії Левченко Заява Прошу здійснювати ознайомлення мене з наказами, розпорядженнями, актами, повідомленнями та іншими документами з питань трудових відносин ТОВ «Вітрила» у період дії воєнного стану через Viber +38 067 123 45 77. Зобов’язуюся засвідчувати ознайомлення протягом робочого дня, тривалість якого визначена правилами внутрішнього трудового розпорядку ТОВ «Вітрила», а якщо документ надійшов поза його межами, – протягом години з початку наступного робочого дня, та надсилати заяви й повідомлення у відповідь (підтвердження) через зазначений обліковий запис у Viber. 11.03.2025 Левченко |
Коментарі до матеріалу