Заявление работника об альтернативном обмене документами

Практическая ситуация

Как оформляется заявление работника об обмене кадровыми документами через средства электронных коммуникаций?

Согласно ч. 3 ст. 29 КЗоТ ознакомление работников с приказами (распоряжениями), сообщениями, другими документами работодателя относительно их прав и обязанностей допускается с использованием определенных в трудовом договоре средств электронных коммуникационных сетей с наложением усовершенствованной электронной подписи или квалифицированной электронной подписи. Кроме того, в трудовом договоре по соглашению сторон могут предусматриваться альтернативные способы ознакомления работника.

Однако не допускается альтернативный способ ознакомления в случае обмена информации о наличии на рабочем месте опасных и вредных производственных факторов, которые еще не устранены, и возможных последствиях их влияния на здоровье, а также о праве на льготы и компенсации за работу в таких условиях в соответствии с законодательством и коллективным договором. Такая информация доносится под личную подпись работника.

То есть работодатель и работник могут договориться об обмене кадровыми документами любым удобным для обеих сторон способом. Если трудовой договор заключается в письменной форме, такие условия и способ прописываются в нем. Также альтернативный способ обмена документами может быть определен во внутреннем локальном акте работодателя, например положении о кадровом делопроизводстве (образец см. здесь «Порядок организации делопроизводства юридического лица в период действия военного положения»).

Впрочем, альтернативный способ обмена кадровыми документами может быть предусмотрен и приказом работодателя, основанием для которого будет заявление работника. Это будет более оптимальным в случае, если такой способ обмена документами вводится не для всех работников.

Заявление работника составляется в произвольной форме (см. образец), но важным условием является то, что работник должен указать, каким способом он будет ознакомляться с документами работодателя (как правило, через мессенджеры).

Образец.
Заявление работника об альтернативном обмене кадровыми документами