Завершення робочого року: що треба зробити кадровику у грудні

У грудні кадровик має безліч завдань, які потрібно виконати до кінця року: крім упорядкування справ поточного року, скласти графік відпусток, штатний розпис, робочі плани на наступний рік, план з військового обліку тощо. Що треба знати для виконання цих завдань, читайте у статті.

Складаємо графік відпусток

Черговість надання відпусток визначається графіком, який затверджується роботодавцем за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників. Під час складання графіка ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їхнього відпочинку. Відповідні норми містить ч. 10 ст. 10 Закону від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон № 504). Це вся інформація в законодавстві щодо графіка відпусток, проте цей документ є важливим.

Графік відпусток зазвичай складається у грудні, а затверджується в перших числах січня. Строк затвердження графіка установлюється правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства, установи, організації (далі – підприємства). До графіка включаються обов’язково щорічні (основна та додаткова) відпустки, але якщо на підприємстві прийнято вносити до нього ще й інші оплачувані відпустки (наприклад, «чорнобильську»), це не буде порушенням.

Форму графіка законодавчо не встановлено, тому на кожному підприємстві використовується своя довільна форма (зразок графіка відпусток дивіться тут). Для зручності обліку відпусток до графіка можна додати такі графи:

• фактичні дати відпустки (якщо вони відомі на момент складання графіка);
• підстава надання (дата і номер наказу, ця графа буде заповнюватися, коли вже надаватимуться відпустки);
• за який робочий рік надається відпустка.

Що зазначати у графіку - конкретні дати початку та закінчення відпусток чи лише місяць її надання, підприємство вирішує самостійно. Якщо ж у графіку зазначається лише місяць надання відпустки, то конкретний період її надання узгоджується між працівником і роботодавцем ближче до відпустки. Проте пам’ятайте, що роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну (ч. 11 ст. 10 Закону № 504). Ця норма є обов’язковою.

Складаючи графік, слід ураховувати інтереси роботодавця, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку. Щоб урахувати інтереси працівників, спочатку слід скласти графіки в окремих підрозділах та узгодити їх з усіма працівниками цих підрозділів. А після цього складається вже загальний графік по підприємству на підставі відомостей, наданих структурними підрозділами.

Графік необхідно погодити із профспілкою, а якщо її немає на підприємстві, то з органом, уповноваженим на представництво трудовим колективом. Після цього графік відпусток затверджується роботодавцем.

Законодавством передбачено доведення графіка до відома працівників. Але не обов’язково робити це під підпис. На підприємствах з великою кількістю працівників графік зазвичай вивішується на видному місці або розміщується на корпоративному порталі. Можна також розіслати графік або витяги (наприклад, по відділах) з нього на електронні адреси працівників.

Складаючи графік, не забувайте, що працівникам окремих категорій щорічні відпустки надаються у зручний для них час (ч. 14 ст. 10 Закону № 504), а саме:

• особам віком до 18 років;
• особам з інвалідністю;
• жінкам перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;
• жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда;
• одинокій матері (батьку), яка виховує дитину без батька (матері); опікунам, піклувальникам або іншим самотнім особам, які фактично виховують одного або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків;
• дружинам (чоловікам) військовослужбовців;
• ветеранам праці та особам, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;
• ветеранам війни, особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також членам сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, членам сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України;
• батькам-вихователям дитячих будинків сімейного типу;
• працівникам, які є членами пожежно-рятувальних підрозділів для забезпечення добровільної пожежної охорони не менше року;
• в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.

Слід також урахувати особливості надання відпусток для деяких категорій працівників, передбачені ст. 10 Закону № 504, а саме для:

• керівних, педагогічних, наукових, науково-педагогічних працівників, спеціалістів навчальних закладів, яким щорічні відпустки повної тривалості в перший та наступні робочі роки надаються в період літніх канікул незалежно від часу прийняття їх на роботу;
• працівників, які навчаються в навчальних закладах – щорічні відпустки за їхнім бажанням приєднуються до часу проведення настановних занять, виконання лабораторних робіт, складання заліків та іспитів, часу підготовки і захисту дипломного проекту та інших робіт, передбачених навчальною програмою;
• працівників, які навчаються в середніх загальноосвітніх вечірніх (змінних) школах, класах, групах з очною, заочною формами навчання при загальноосвітніх школах – щорічні відпустки за їхнім бажанням надаються з таким розрахунком, щоб вони могли бути використані до початку навчання в цих закладах;
• працівників художньо-постановочної частини і творчих працівників театрів, яким щорічні відпустки повної тривалості надаються в літній період у кінці театрального сезону незалежно від часу прийняття їх на роботу.

Складаючи графік, слід пам’ятати, що право працівника на щорічні основну та додаткові відпустки повної тривалості в перший рік роботи настає після закінчення шести місяців безперервної роботи на цьому підприємстві. Тому для працівників, нещодавно прийнятих на роботу, слід передбачити надання щорічної відпустки після закінчення шести місяців із дня прийняття на роботу. Ця норма не стосується працівників, зазначених у ч. 7 ст. 10 Закону № 504, які можуть використати відпустку повної тривалості до закінчення шестимісячного строку безперервної роботи в перший рік роботи на цьому підприємстві (за їхнім бажанням), а саме:

• жінки – перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї, а також жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда;
• особи з інвалідністю;
• особи віком до 18 років;
• чоловіки, дружини яких перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами;
• особи, звільнені після проходження строкової військової служби, військової служби за призовом під час мобілізації, із числа резервістів та осіб офіцерського складу або альтернативної (невійськової) служби, якщо після звільнення із служби вони були прийняті на роботу протягом трьох місяців, не враховуючи часу переїзду до місця проживання
• сумісники, яким відпустка надається одночасно з відпусткою за основним місцем роботи;
• працівники, які успішно навчаються в навчальних закладах та бажають приєднати відпустку до часу складання іспитів, заліків, написання дипломних, курсових, лабораторних та інших робіт, передбачених навчальною програмою;
• працівники, які мають путівку для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лікування;
• батьки-вихователі дитячих будинків сімейного типу;
• в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.

Нагадаємо основні правила надання відпусток. Невикористана частина щорічної відпустки має бути надана працівникові, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року (ч. 7 ст. 79 КЗпП та ч. 2 ст. 12 Закону № 504).

Згідно з ч. 5 ст. 80 КЗпП та ч. 5 ст. 11 Закону № 504 заборонено не надавати щорічну відпустку повної тривалості:

• протягом двох років поспіль – у загальному випадку;
• протягом робочого року – особам до 18 років і працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими і важкими умовами або з особливим характером праці.

Але відповідно до ч. 1 ст. 12 Закону від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136) у період воєнного стану роботодавець може відмовити працівникові в наданні невикористаних днів щорічної відпустки. Також передбачено, що норми ч. 7 ст. 79 та ч. 5 ст. 80 КЗпП, а також ч. 5 ст. 11 та ч. 2 ст. 12 Закону № 504 у цей період не застосовуються.

Нагадаємо, що одночасно зі складанням графіка відпусток рекомендовано зробити аудит невикористаних відпусток. Строки та обов’язки щодо проведення аудиту відпусток законодавством не встановлено. Для цього службі персоналу слід підсумувати кількість невикористаних днів відпусток у розрізі видів (основна та додаткові) окремо за кожним працівником станом на 31 грудня.

Про особливості надання відпусток в умовах воєнного стану читайте у статті «Графіки відпусток: на що зважати в умовах воєнного стану?».

Штатний розпис

Штатний розпис – це документ, що встановлює для підприємства структуру, перелік посад із зазначенням їх кількості та розмірів посадових окладів, належить до внутрішніх (локальних) організаційно-правових документів підприємства та є документом постійного строку зберігання.

Штатний розпис також розробляється відділом кадрів, але разом з бухгалтерією. Цей документ зазвичай розробляють у грудні, а затверджують на початку року наказом керівника підприємства.

Як правило, перший примірник затвердженого штатного розпису залишається в адміністрації, копії надають відділу кадрів, а також бухгалтерії для нарахування заробітної плати. Керівникам структурних підрозділів надаються витяги зі штатного розпису.

Детальніше про штатний розпис та зразок документа - у статті «Затверджуємо та оновлюємо штатний розпис: правила та нюанси».

Закриття року в кадровому діловодстві

Кінець календарного року збігається із завершенням діловодного року, тобто періоду, протягом якого на підприємстві створюються, реєструються та обліковуються документи. Відповідно, з наступного року почнеться нова реєстрація та облік документів, тому потрібно завершити поточний діловодний рік, закрити номенклатуру справ, унести підсумкові записи до журналів тощо.

Підсумковий запис у журналах реєстрації

На кінець року в журналі реєстрації внутрішніх документів (зокрема, у журналі реєстрації кадрових наказів) робиться підсумковий запис: зазначається, скільки документів зареєстровано в поточному році, вказуються перший і останній номер та дати документів. Слід також зазначити помилки, допущені під час реєстрації (якщо номер документа пропущено або його зміст не відповідає заголовку, внесеному до журналу реєстрації тощо). Крім того, слід зробити запис про закінчення ведення журналу на титульній сторінці (див. зразок 1).

Зразок 1

Після закриття журналів за попередній рік заводяться нові реєстраційні форми для застосування їх у наступному році.

Нагадаємо, що журнали реєстрації нумеруються, прошиваються та скріплюються печаткою (за наявності).

Номенклатура справ кадрової служби

У кінці року номенклатури справ юридичної особи закриваються підсумковими записами (див. зразок 3) про фактичну наявність заведених за рік справ (п. 20 гл. І розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).

Детальніше про номенклатуру справ відділу кадрів читайте у статті «Номенклатура справ структурного підрозділу: встигніть до 15 листопада!». Про зведену номенклатуру справ підприємства читайте у статті «Оформлення номенклатури справ юридичної особи».

Особи, відповідальні за організацію діловодства у структурних підрозділах, підписують підсумкові записи номенклатури справ своїх підрозділів та передають їх до cлужби діловодства (у разі її відсутності - до відділу кадрів) юридичної особи. Керівник відділу діловодства зводить усі відомості разом, підписує підсумковий запис зведеної номенклатури справ і повідомляє керівника архівного підрозділу (або особу, відповідальну за архів юридичної особи) про фактичну наявність справ, заведених за рік. Форму повідомлення не встановлено, тому її оформляють довільно (див. зразок 2).

Зразок 2

Підкреслимо, що документи, закінчені в кадровому діловодстві, групуються у справи та передаються в архів підприємства. Для цього всі документи кадрової служби переглядаються, з них відбираються ті, що переходять у наступний рік, – вони в архів не здаються. Також відокремлюються документи, що підлягають знищенню.

Складаємо план роботи на наступний рік

Складення плану роботи не передбачено законодавством, проте його формування буде корисним для відділу кадрів, щоб не пропустити строки подання звітності - як зовнішньої, так і внутрішньої.

У плані роботи (див. зразок 3) можна передбачити строки:

• подання звітності, у т. ч. внутрішньої (за різними видами звітів);
• стосовно обліку використання робочого часу працівниками;
• відстеження чисельності осіб з інвалідністю для виконання нормативу їх працевлаштування;
• закінчення дії строкових трудових договорів (контрактів);
• тощо.

Це може бути як річний план, так і план на півріччя – залежно від того, що зазначено в номенклатурі справ відділу. У ньому можна передбачити подання звітності (за видами звітів), розроблення проєктів положень, інструкцій, наказів, розпоряджень, проведення перевірок, внутрішнього аудиту тощо.

Зразок 3

Проведення внутрішнього кадрового аудиту

Вимогу щодо проведення внутрішнього кадрового аудиту законодавством не передбачено, проте його бажано проводити на кінець року, щоб перевірити:

• наявність документів, які підтверджують право на пільги (свідоцтва про народження, посвідчення учасника бойових дій, посвідчення «чорнобильців» тощо); копій наказів про прийняття, переведення, звільнення в особових справах працівників,
• строки дії довідок МСЕК тощо.

Нагадаємо, що в період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення і ведення трудових книжок та архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці (ч. 1 ст. 7 Закону № 2136).

Заходи щодо військового обліку

З метою ведення персонального обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів на юридичні особи незалежно від форми власності покладається обов’язкове виконання низки заходів, що стосується військового обліку. Перелік таких заходів доволі великий. Далі ми розглянемо лише ту роботу щодо військового обліку, яку треба зробити у грудні. А саме:

• до 10-го числа місяця, що настає за звітним періодом (тобто до 10.01.2023) необхідно подати до Територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки (далі – ТЦК та СП) звіт про чисельність військовозобов’язаних, які заброньовані станом на 1-ше число місяця, що настає за звітним кварталом (п. 15 Порядку бронювання військовозобов’язаних за списком військовозобов’язаних під час дії воєнного стану, затвердженого постановою КМУ від 27.01.2023 № 76). Такий звіт подається за формою згідно з додатком 6 до цього Порядку.
• до 20 грудня необхідно подати до ТЦК та СП інформацію про наявність транспортних засобів i техніки, їх технічний стан, а також про громадян, які працюють на підприємствах, в установах та організаціях на таких транспортних засобах i техніці (за формою згідно з додатком 1 до Положення про військово-транспортний обов’язок, затвердженого постановою КМУ від 28.12.2000 № 1921). Детальніше про подання такого звіту читайте у статті «До 20 грудня подаємо до ТЦК інформацію про транспорт!»;
• до кінця грудня (точної дати немає, але має бути затверджений на початку року) необхідно скласти план роботи з військового обліку військовозобов’язаних на 2024 рік (див. зразок Плану). Відповідну вимогу прописано для організації планування юридичних осіб у п. 4 додатка 31 до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (далі – Порядок № 1487);
• до кінця грудня скласти графік звірянь списків персонального військового обліку військовозобов’язаних, який затверджується наказом керівника. Відповідне звірння передбачене п. 45 Порядку № 1487. Вимог щодо форми такого графіка у Порядку № 1487 немає, тому складається він у довільній формі. Зверніть увагу, що цією нормою визначено також, що юридичні особи у п’ятиденний строк із дня проведення звіряння вносять до списків персонального військового обліку зміни облікових даних, виявлені під час звіряння, та надсилають щомісяця до 5-го числа до ТЦК та СП повідомлення про зміну облікових даних (у разі наявності).
• до 25 січня (станом на 1 січня) складаються списки персонального військового обліку (згідно з додатком 5 до Порядку №1487). Списки підписуються керівником підприємства, а також особою, відповідальною за ведення військового обліку (п. 40 Порядку № 1487), але до ТЦК не подаються.

Як бачимо, грудень - надзвичайно важливий місяць у роботі відділу кадрів, адже треба закрити діловодний рік та спланувати наступний. Тому рекомендуємо не залишати всі справи на останні дні, а почати вже зараз.