Завершение рабочего года: что нужно сделать кадровику в декабре

В декабре у кадровика много задач, которые необходимо выполнить до конца года: кроме упорядочения дел текущего года составить график отпусков, штатное расписание, рабочие планы на следующий год, план по воинскому учету и т. д. Что нужно знать для выполнения этих задач, читайте в статье.

Составляем график отпусков

Очередность предоставления отпусков определяется графиком, который утверждается работодателем по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом, и доводится до сведения всех работников. При составлении графика учитываются интересы производства, личные интересы работников и возможности для их отдыха. Соответствующие нормы содержит ч. 10 ст. 10 Закона от 15.11.1996 № 504/96-ВР «Об отпусках» (далее – Закон № 504). Это вся информация в законодательстве, касающаяся графика отпусков, но этот документ является важным.

График отпусков обычно составляется в декабре, а утверждается в первых числах января. Срок утверждения графика устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка предприятия, учреждения, организации (далее – предприятия). В график включаются обязательно ежегодные (основной и дополнительный) отпуска, но если на предприятии принято вносить в него еще и другие оплачиваемые отпуска (например, «чернобыльский»), это не будет нарушением.

Форма графика законодательно не установлена, поэтому на каждом предприятии используется своя произвольная форма (образец графика отпусков смотрите здесь). Для удобства учета отпусков в график можно добавить такие графы:

• фактические даты отпуска (если они известны на момент составления графика);
• основание предоставления (дата и номер приказа, эта графа будет заполняться, когда уже будут предоставляться отпуска);
• за какой рабочий год предоставляется отпуск.

Что указывать в графике – конкретные даты начала и окончания отпусков или только месяц его предоставления, предприятие решает самостоятельно. Если же в графике указывается только месяц предоставления отпуска, то конкретный период его предоставления согласовывается между работником и работодателем ближе к отпуску. Однако помните, что работодатель обязан в письменном виде уведомить работника о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до установленного графиком срока (ч. 11 ст. 10 Закона № 504). Эта норма обязательна.

При составлении графика следует учитывать интересы работодателя, личные интересы работников и возможности для их отдыха. Чтобы учесть интересы работников, сначала следует составить графики в отдельных подразделениях и согласовать их со всеми работниками этих подразделений. А затем составляется уже общий график по предприятию на основании сведений, предоставленных структурными подразделениями.

График необходимо согласовать с профсоюзом, а если его нет на предприятии, то с органом, уполномоченным на представительство трудовым коллективом. После этого график отпусков утверждается работодателем.

Законодательством предусмотрено доведение графика до сведения работников. Но не обязательно делать это под подпись. На предприятиях с большим количеством работников график, как правило, вывешивается на видном месте или размещается на корпоративном портале. Можно также разослать график или извлечения (например, по отделам) из него по электронным адресам работников.

При составлении графика не забывайте, что работникам отдельных категорий ежегодные отпуска предоставляются в удобное для них время (ч. 14 ст. 10 Закона № 504), а именно:

• лицам в возрасте до 18 лет;
• лицам с инвалидностью;
• женщинам перед отпуском по беременности и родами или после него;
• женщинам, имеющим двух и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка-инвалида;
• одинокой матери (отцу), которая воспитывает ребенка без отца (матери); опекунам, попечителям или другим одиноким лицам, которые фактически воспитывают одного или более детей в возрасте до 15 лет при отсутствии родителей;
• женам (мужьям) военнослужащих;
• ветеранам труда и лицам, имеющим особые трудовые заслуги перед Родиной;
• ветеранам войны, лицам, имеющим особые заслуги перед Родиной, а также членам семей погибших (умерших) ветеранов войны, членам семей погибших (умерших) Защитников и Защитниц Украины;
• родителям-воспитателям детских домов семейного типа;
• работникам, которые являются членами пожарно-спасательных подразделений для обеспечения добровольной пожарной охраны не менее года;
• в иных случаях, предусмотренных законодательством, коллективным или трудовым договором.

Следует также учесть особенности предоставления отпусков для некоторых категорий работников, предусмотренные ст. 10 Закона № 504, а именно для:

• руководящих, педагогических, научных, научно-педагогических работников, специалистов учебных заведений, которым ежегодные отпуска полной продолжительности в первый и следующие рабочие годы предоставляются в период летних каникул независимо от времени приема их на работу;
• работников, которые учатся в учебных заведениях, – ежегодные отпуска по их желанию присоединяются к времени проведения установочных занятий, выполнения лабораторных работ, сдачи зачетов и экзаменов, времени подготовки и защиты дипломного проекта и других работ, предусмотренных учебной программой;
• работников, которые учатся в средних общеобразовательных вечерних (сменных) школах, классах, группах с очной, заочной формами обучения при общеобразовательных школах, – ежегодные отпуска по их желанию предоставляются с таким расчетом, чтобы они могли быть использованы до начала учебы в этих заведениях;
• работников художественно-постановочной части и творческих работников театров, которым ежегодные отпуска полной продолжительности предоставляются в летний период в конце театрального сезона независимо от времени приема их на работу.

При составлении графика следует помнить, что право работника на ежегодные основной и дополнительные отпуска полной продолжительности в первый год работы наступает после окончания шести месяцев непрерывной работы на этом предприятии. Поэтому для работников, недавно принятых на работу, следует предусмотреть предоставление ежегодного отпуска после окончания шести месяцев со дня приема на работу. Эта норма не касается работников, указанных в ч. 7 ст. 10 Закона № 504, которые могут использовать отпуск полной продолжительности до окончания шестимесячного срока непрерывной работы в первый год работы на этом предприятии (по их желанию), а именно:

• женщины – перед отпуском по беременности и родам или после него, а также женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка-инвалида;
• лица с инвалидностью;
• лица в возрасте до 18 лет;
• мужчины, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам;
• лица, уволенные после прохождения срочной военной службы, военной службы по призыву во время мобилизации, из числа резервистов и лиц офицерского состава или альтернативной (невоенной) службы, если после увольнения со службы они были приняты на работу в течение трех месяцев, не учитывая времени переезда к месту жительства
• совместители, которым отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы;
• работники, которые успешно учатся в учебных заведениях и желают присоединить отпуск ко времени сдачи экзаменов, зачетов, написания дипломных, курсовых, лабораторных и других работ, предусмотренных учебной программой;
• работники, имеющие путевку для санаторно-курортного (амбулаторно-курортного) лечения;
• родители-воспитатели детских домов семейного типа;
• в иных случаях, предусмотренных законодательством, коллективным или трудовым договором.

Напомним основные правила предоставления отпусков. Неиспользованная часть ежегодного отпуска должна быть предоставлена работнику, как правило, до конца рабочего года, но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года (ч. 7 ст. 79 КЗоТ и ч. 2 ст. 12 Закона № 504).

Согласно ч. 5 ст. 80 КЗоТ и ч. 5 ст. 11 Закона № 504 запрещено не предоставлять ежегодный отпуск полной продолжительности:

• в течение двух лет подряд - в общем случае;
• в течение рабочего года - лицам до 18 лет и работникам, которые имеют право на ежегодные дополнительные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями или с особым характером труда.

Но в соответствии с ч. 1 ст. 12 Закона от 15.03.2022 № 2136-IX «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» (далее – Закон № 2136) в период военного положения работодатель может отказать работнику в предоставлении неиспользованных дней ежегодного отпуска. Также предусмотрено, что нормы ч. 7 ст. 79 и ч. 5 ст. 80 КЗоТ, а также ч. 5 ст. 11 и ч. 2 ст. 12 Закона № 504 в этот период не применяются.

Напомним, что одновременно с составлением графика отпусков рекомендовано сделать аудит неиспользованных отпусков. Сроки и обязанности по проведению аудита отпусков законодательством не установлены. Для этого службе персонала следует суммировать количество неиспользованных дней отпусков в разрезе видов (основной и дополнительные) отдельно по каждому работнику по состоянию на 31 декабря.

Штатное расписание

Штатное расписание – это документ, который устанавливает для предприятия структуру, перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов, относится к внутренним (локальным) организационно-правовым документам предприятия и является документом постоянного срока хранения.

Штатное расписание также разрабатывается отделом кадров, но вместе с бухгалтерией. Этот документ обычно разрабатывают в декабре, а утверждают в начале года приказом руководителя предприятия.

Как правило, первый экземпляр утвержденного штатного расписания остается в администрации, копии предоставляют отделу кадров, а также бухгалтерии для начисления заработной платы. Руководителям структурных подразделений предоставляются выдержки из штатного расписания.

Подробнее о штатном расписании и образец документа - в статье «Утверждаем и обновляем штатное расписание: правила и нюансы».

Закрытие года в кадровом делопроизводстве

Конец календарного года совпадает с окончанием делопроизводственного года, то есть периода, в течение которого на предприятии создаются, регистрируются и учитываются документы. Соответственно, со следующего года начнется новая регистрация и учет документов, поэтому нужно завершить текущий делопроизводственный год, закрыть номенклатуру дел, внести итоговые записи в журналы и т. п.

Итоговая запись в журналах регистрации

На конец года в журнале регистрации внутренних документов (в частности, в журнале регистрации кадровых приказов) выполняется итоговая запись: указывается, сколько документов зарегистрировано в текущем году, записываются первый и последний номер и даты документов. Следует отметить также ошибки, допущенные при регистрации (если номер документа пропущен или его содержание не соответствует заголовку, внесенному в журнал регистрации, и т. п.). Кроме того, следует сделать запись об окончании ведения журнала на титульной странице (см. образец 1).

Образец 1

После закрытия журналов за предыдущий год заводятся новые регистрационные формы для применения их в следующем году.

Напомним, что журналы регистрации нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью (при наличии).

Номенклатура дел кадровой службы

В конце года номенклатуры дел юридического лица закрываются итоговыми записями (см. образец 3) о фактическом наличии заведенных за год дел (п. 20 гл. І разд. IV Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5).

Подробнее о номенклатуре дел отдела кадров читайте в статье «Номенклатура дел структурного подразделения: успейте до 15 ноября!». О сводной номенклатуре дел предприятия читайте в статье «Оформление номенклатуры дел юридического лица».

Лица, ответственные за организацию делопроизводства в структурных подразделениях, подписывают итоговые записи номенклатуры дел своих подразделений и передают их в cлужбу делопроизводства (при ее отсутствии – в отдел кадров) юридического лица. Руководитель отдела делопроизводства сводит все сведения вместе, подписывает итоговую запись сводной номенклатуры дел и сообщает руководителю архивного подразделения (или лицу, ответственному за архив юридического лица) о фактическом наличии дел, заведенных за год. Форма сообщения не установлена, поэтому ее оформляют произвольно (см. образец 2).

Образец 2

Подчеркиваем, что документы, завершенные в кадровом делопроизводстве, группируются в дела и передаются в архив предприятия. Для этого все документы кадровой службы пересматриваются, из них отбираются те, которые переходят на следующий год, – они в архив не сдаются. Также отделяются документы, подлежащие уничтожению.

Составляем план работы на следующий год

Составление плана работы не предусмотрено законодательством, но его формирование будет полезно для отдела кадров, чтобы не пропустить сроки представления отчетности - как внешней, так и внутренней.

В плане работы (см. образец 3) можно предусмотреть сроки:

• редставления отчетности, в т. ч. внутренней (по разным видам отчетов);
• касающиеся учета использования рабочего времени работниками;
• отслеживания численности лиц с инвалидностью для выполнения норматива их трудоустройства;
• окончания действия срочных трудовых договоров (контрактов);
• и т. п.

Это может быть как годовой план, так и план на полугодие – в зависимости от того, что указано в номенклатуре дел отдела. В нем можно предусмотреть представление отчетности (по видам отчетов), разработку проектов положений, инструкций, приказов, распоряжений, проведение проверок, внутреннего аудита и т.п.

Образец 3

Проведение внутреннего кадрового аудита

Требование по проведению внутреннего кадрового аудита законодательством не предусмотрено, но его желательно проводить на конец года, чтобы проверить:

• наличие документов, подтверждающих право на льготы (свидетельства о рождении, удостоверения участника боевых действий, «чернобыльского» удостоверения и т. п.) копий приказов о приеме, переводе, увольнении в личных делах работников,
• сроки действия справок МСЭК и т. п.

Напомним, что в период действия военного положения порядок организации делопроизводства по вопросам трудовых отношений, оформления и ведения трудовых книжек и архивного хранения соответствующих документов в районах активных боевых действий определяется работодателем самостоятельно, при условии обеспечения ведения достоверного учета выполняемой работником работы и учета расходов на оплату труда (ч. 1 ст. 7 Закона № 2136).

Мероприятия по воинскому учету

В целях ведения персонального учета призывников, военнообязанных и резервистов на юридических лиц независимо от формы собственности возлагается обязательное выполнение ряда мероприятий, касающихся воинского учета. Перечень таких мероприятий довольно большой. Далее, мы рассмотрим только ту работу по воинскому учету, которую нужно сделать в декабре. А именно:

• до 20 декабря необходимо подать в ТЦК и СП информацию о наличии транспортных средств и техники, их техническом состоянии, а также о гражданах, работающих на предприятиях, в учреждениях и организациях на таких транспортных средствах и технике (по форме согласно приложению 1 к Положению о военно-транспортной обязанности, утвержденному постановлением КМУ от 28.12.2000 № 1921). Подробнее о представлении такого отчета читайте в статье «Подаем в ТЦК информацию о транспорте!»;
• до конца декабря (точной даты нет, но должен быть утвержден в начале года) необходимо составить план работы по воинскому учету военнообязанных на 2025 год (см. образец Плана). Соответствующее требование прописано для организации планирования юридических лиц в п. 4 приложения 31 к Порядку организации и ведения воинского учета призывников, военнообязанных и резервистов, утвержденного постановлением КМУ от 30.12.2022 № 1487 (далее – Порядок № 1487);
• до конца декабря составить график сверок списков персонального воинского учета военнообязанных, который утверждается приказом руководителя. Соответствующая сверка предусмотрена п. 45 Порядка № 1487. Требований к форме такого графика в Порядке № 1487 нет, поэтому он составляется в произвольной форме. Обратите внимание, что этой нормой определено также, что юридические лица в пятидневный срок со дня проведения сверки вносят в списки персонального воинского учета изменения учетных данных, выявленные при сверке, и отправляют ежемесячно до 5-го числа в ТЦК и СП сообщение об изменении учетных данных (при наличии).
• до 25 января (по состоянию на 1 января) составляются списки персонального воинского учета (согласно приложению 5 к Порядку № 1487). Списки подписываются руководителем предприятия, а также лицом, ответственным за ведение воинского учета (п. 40 Порядка № 1487), но в ТЦК не подаются.

Как видим, декабрь – чрезвычайно важный месяц в работе отдела кадров, ведь нужно закрыть делопроизводственный год и спланировать следующий. Поэтому рекомендуем не оставлять все дела на последние дни, а начать уже сейчас.