Які документи має містити особова справа працівника?

Ситуація із практики

Які документи мають бути в особовій справі працівника?

Пунктом 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5, передбачено, що в особових справах, які формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення). До них належать:

1. заява про прийняття на роботу;
2. письмовий трудовий договір (контракт);
3. копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу;
4. особовий листок з обліку кадрів (див. зразок особового листка з обліку кадрів);
5. доповнення до особового листка з обліку кадрів (див. зразок доповнення до особового листка з обліку кадрів);
6. автобіографія;
7. копія паспорта;
8. копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки та повідомили про це контролюючий орган і мають відмітку в паспорті);
9. копія військового квитка (у разі наявності) (на сьогодні це копія військово-облікового документа. – Прим. авт.);
10. копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання;
11. заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних;
12. копії або витяги із розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво;
13. копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності);
14. копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові);
15. характеристики;
16. копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання);
17. документи з атестації;
18. заява про звільнення з роботи;
19. копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи.

До особової справи обов’язково складається внутрішній опис, який розміщується на початку справи.

Наголосимо, що відомості про стягнення, заохочення, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, заміщення вакантної посади вносяться до доповнення до особового листка з обліку кадрів.