Чи можна оформити наказ заднім числом?

Практична ситуація

Чи можна оформити наказ по підприємству заднім числом? Чи не загрожують за це штрафні санкції за порушення трудового законодавства та адмінштраф?

Нагадаємо, що наказ – це розпорядчий документ, який видає керівник на правах єдиноначальності та в межах своєї компетенції, обов’язковий для виконання.

Накази поділяються на три групи: з основної діяльності; з кадрових питань (особового складу); з адміністративно-господарських питань, – та підлягають реєстрації в Журналі обліку наказів. Це передбачено ст. 16 розд. І Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5.

Накази кожного виду (наприклад, з кадрових питань) реєструються в окремому журналі. Період реєстрації наказів – календарний рік. Тобто накази реєструються в новому журналі з початку року за порядковим номером.

Форму журналу не встановлено, тому підприємство затверджує її самостійно, включаючи до неї всю необхідну інформацію. Зазвичай це дата і номер наказу, його суть, виконавець та відповідальна особа, строк виконання тощо. Див. Зразок форми реєстрації журналів з кадрових питань.

Під час реєстрації документу надається умовне цифрове (літерно-цифрове) позначення – реєстраційний індекс (п. 5 гл. 4 розд. IIІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

Порядковий номер документа в межах групи документів, що реєструються, є елементом реєстраційного індексу. Документи реєструються в день підписання. Тобто в день підписання документа має бути присвоєний порядковий номер.

Відповідні вимоги є також у ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

З вищевикладеного виходить, що реєстрація наказів заднім числом може спричинити безлад та плутанину в кадровому діловодстві. А якщо на підприємстві застосовується система електронного документообігу, то можливі збої в системі. Утім, здебільшого система е-документообігу не допускає фіксування документа заднім числом.

Щодо штрафних санкцій зазначимо таке.

Штрафи за порушення законодавства про працю передбачено ст. 265 КЗпП. Жодного слова щодо порушення порядку реєстрації наказів у цій статті немає. Тому вважаємо, що застосування штрафів за реєстрацію наказів заднім числом неможливе.

Глава 13 КУпАП передбачає адмінвідповідальність, зокрема, за правопорушення в галузі стандартизації, але про порушення стандартів у сфері діловодства в ній також не йдеться.

Отже, оформлення наказів заднім числом не спричинить штрафних санкцій. Але робити цього не варто, оскільки наказ є розпорядчим документом і потрібно його реєструвати в журналі наказів та присвоювати йому порядковий номер. А оформлення заднім числом може спричинити хаос у реєстрації, тобто призвести до порушення правил документообігу та реєстрації.