Можно ли оформить приказ задним числом?

Практическая ситуация

Можно ли оформить приказ по предприятию задним числом? Не грозят ли за это штрафные санкции за нарушение трудового законодательства и админштраф?

Напомним, что приказ – это распорядительный документ, который издает руководитель на правах единоначалия и в рамках своей компетенции, обязательный для исполнения.

Приказы подразделяются на три группы: по основной деятельности; по кадровым вопросам (личному составу); по административно-хозяйственным вопросам, – и подлежат регистрации в Журнале учета приказов. Это предусмотрено ст. 16 разд. І Перечня типовых документов, которые создаются во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других юридических лиц, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5.

Приказы каждого вида (например, по кадровым вопросам) регистрируются в отдельном журнале. Период регистрации приказов – календарный год. То есть приказы регистрируются в новом журнале с начала года по порядковому номеру.

Форма журнала не установлена, поэтому предприятие утверждает ее самостоятельно, включая в нее всю необходимую информацию. Обычно это дата и номер приказа, его суть, исполнитель и ответственное лицо, срок выполнения и т. п. см. Образец формы регистрации журналов по кадровым вопросам.

При регистрации документу предоставляется условное цифровое (буквенно-цифровое) обозначение – регистрационный индекс (п. 5 гл. 4 разд. IIІ Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5.

Порядковый номер документа в пределах группы регистрируемых документов является элементом регистрационного индекса. Документы регистрируются в день подписания. То есть в день подписания документа должен быть присвоен порядковый номер.

Соответствующие требования есть также в ДСТУ 4163:2020 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Из вышеизложенного следует, что регистрация приказов задним числом может повлечь беспорядок и путаницу в кадровом делопроизводстве. А если на предприятии применяется система электронного документооборота, то возможны сбои в системе. Хотя в большинстве случаев система э-документооборота не допускает фиксации документа задним числом.

По штрафным санкциям отметим следующее.

Штрафы за нарушение законодательства о труде предусмотрены ст. 265 КЗоТ. Ни слова о нарушениях порядка регистрации приказов в данной статье нет. Поэтому считаем, что применение штрафов за регистрацию приказов задним числом невозможно.

Глава 13 КУоАП предусматривает админответственность, в частности, за правонарушения в области стандартизации, но о нарушении стандартов в сфере делопроизводства в ней также речь не идет.

Таким образом, оформление приказов задним числом не повлечет штрафных санкций. Но делать этого не стоит, так как приказ – это распорядительный документ и необходимо регистрировать его в журнале приказов и присваивать ему порядковый номер. А оформление задним числом может повлечь хаос в регистрации, то есть привести к нарушению правил документооборота и регистрации.