Втрата або пошкодження трудової книжки: дії роботодавця

З початку цього року у роботодавця з’явилася можливість направляти скан-копії трудових книжок до Пенсійного фонду для ведення електронного обліку трудової діяльності працівників та підтвердження їхнього стажу. Про це ми писали у статті «Електронний облік трудової діяльності працівника».  Отже, в особи або в роботодавця має бути трудова книжка, оформлена належним чином. А в разі втрати чи знищення її потрібно поновити. Як це зробити, читайте далі.

Призначення трудової книжки

Ще 2015 року точилися суперечки щодо потреби такого документа, як трудова книжка, і було розроблено законопроєкт, який передбачав її скасування. Згідно з пояснювальною запискою до нього основною метою реформи зі скасування трудових книжок є економія коштів на їх адміністрування, а також спрощення процесу наймання та звільнення працівників. Однак досі цей законопроєкт залишається недопрацьованим. А отже, трудова книжка залишається персональним документом, що підтверджує трудову діяльність та стаж фізособи.

Згідно зі ст. 48 КЗпП трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи понад п’ять днів. До них заносяться відомості про роботу, заохочення та нагороди за успіхи в роботі, крім відомостей про стягнення.

Питання оформлення, ведення, зберігання та виготовлення трудових книжок регулюються постановою КМУ від 27.04.93 р. № 301 «Про трудові книжки працівників» та Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юстe, Мінсоцзахисту населення від 29.07.93 р. № 58 (далі – Інструкція № 58).

За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання та видачі трудових книжок відповідальна посадова особа несе дисциплінарну, а в певних випадках – і адміністративну відповідальність. Так, недотримання вимог законодавства про працю тягне за собою накладення штрафу на посадових осіб та підприємців від 30 до 100 НМДГ, тобто від 510 грн до 1 700 грн (ч. 1 ст. 41 КУпАП).

Зауважимо, що електронний облік трудової діяльності вимагає правильного оформлення записів у трудових книжках. Скан-копії виготовляються з оригіналів трудових книжок, в яких мають бути всі сторінки за хронологією. Для того щоб скан-копії були розбірливими, записи (дати, ПІБ, печатки, підписи) мають добре читатися. Сканувати потрібно всі заповнені сторінки розділів трудової книжки (вкладишу) «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» в кольоровому форматі.

Що таке дублікат трудової книжки

Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгоріла, розірвана, забруднена тощо), власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівникові дублікат трудової книжки (вкладиш до неї).

Оформлення та видача дубліката трудової книжки регулюється розд. 5 Інструкції № 58.

Дублікатом трудової книжки вважається повторно оформлений документ, який використовується замість втраченого чи пошкодженого оригіналу та має таку саму юридичну силу, як і оригінал.

Дублікат документа, як правило, виготовляється на такому самому бланку, що й оригінал, і містить інформацію, аналогічну інформації в оригіналі. На ньому проставляються відбиток печатки установи та підписи посадових осіб, які мають право підпису цих документів на момент оформлення дубліката. Єдина відмінність дубліката від оригіналу – напис «Дублікат» у правому верхньому куртку першої сторінки або «Замість видано дублікат».

Підстави для видачі дубліката трудової книжки

Інструкцією № 58 передбачено чотири підстави, за яких роботодавець має видати дублікат трудової книжки.

Підстава 1. Визнання недійсним запису про звільнення працівника або переведення на іншу постійну роботу (на прохання працівника).

Якщо працівника поновлено на роботі й запис про звільнення (переведення) вважається недійсним, роботодавець має внести відповідний запис до трудової книжки (п. 2.10 Інструкції № 58). Проте на прохання працівника роботодавець може видати дублікат трудової книжки без внесення до неї запису, який було визнано недійсним.

Підстава 2. Втрата трудової книжки роботодавцем або фізособою.

Якщо внаслідок стихійного лиха або з інших причин роботодавець втратив трудову книжку працівника, оформлюється її дублікат. Якщо трудову книжку втратила сама фізособа, вона зобов’язана негайно заявити про це роботодавцю за останнім місцем роботи (адже якщо трудова книжка – «на руках», особа вже не є працівником), Роботодавець не пізніше 15 днів після заяви (у разі ускладнення – в інші строки) повинен видати працівникові її дублікат.

Якщо втрата трудової книжки відбулася з вини роботодавця, керівник має створити комісію та провести службове розслідування. Про таке рішення зазначають у резолюції на доповідній записці працівника, відповідального за ведення трудових книжок.

Підстава 3. Непридатність трудової книжки для записів.

 Якщо трудова книжка стала непридатною до використання (обгоріла, розірвана, забруднена тощо), роботодавець за останнім місцем роботи видає працівникові її дублікат. У такому разі на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться запис «Замість видано дублікат». Інформація, що є в ній, переноситься до дубліката, а книжка повертається її власнику. І тоді під час працевлаштування на нове місце роботи працівник пред’являє вже дублікат трудової книжки.

Підстава 4. Відсутність доступу до трудової книжки працівника внаслідок надзвичайної ситуації.

Дублікат трудової книжки також може бути виданий за новим місцем роботи у зв’язку з відсутністю доступу до трудової книжки працівника внаслідок надзвичайної ситуації, передбаченої Кодексом цивільного захисту, або проведення антитерористичної операції (далі – АТО) на території, де він працював. Цей пункт до Інструкції № 58 унесено 2014 року через виникнення особливих обставин на сході України. Тому на сьогодні, щоб допомогти вимушеним переселенцям працевлаштуватися на новому місці, забезпечено можливість отримання ними дубліката трудової книжки.

Дублікат видається на підставі заяви працівника та отриманої ним у письмовому вигляді інформації зі штабу з ліквідації наслідків надзвичайної ситуації про виникнення такої ситуації або Антитерористичного центру (далі – АТЦ) при СБУ про проведення АТО на території, де він працював. Для її отримання працівник надсилає на адресу СБУ запит. За результатами розгляду звернення зазначена інформація надається офіційним листом штабу АТЦ при СБУ в довільній формі (лист Мінсоцполітики від 12.01.15 р. № 103/0/14-15/06).

Водночас зауважимо: якщо у такого працівника відновиться доступ до трудової книжки, записи з дубліката про періоди роботи мають бути перенесені до оригіналу. У такому разі на першій сторінці дубліката робиться запис «Дублікат анульовано», що посвідчується печаткою роботодавця за останнім місцем роботи працівника, а дублікат повертається його власнику.

Дії в разі втрати трудової книжки її власником

Розглянемо покрокові дії в разі втрати трудової книжки її власником.

Крок 1. Подання особою заяви колишньому роботодавцю про видачу дубліката трудової книжки. Лише за заявою власника трудової книжки роботодавець за останнім місцем роботи може розпочати оформлення дубліката.

Відповідно до п. 5.1 Інструкції № 58 особа, яка загубила трудову книжку, повинна негайно повідомити попереднього роботодавця про втрату. Однак, що значить «негайно», в Інструкції не розтлумачено. Тому вважаємо, що як тільки особа виявить втрату трудової книжки, вона одразу може звернутися за оформленням дубліката.

Рішення про видачу дубліката трудової книжки приймає керівник підприємства, оформляючи його у вигляді резолюції на заяві особи. У резолюції має бути зазначено виконавця (особу, відповідальну за ведення трудових книжок) і дату виконання доручення.

Крок 2. Встановлення факту роботи на підприємстві та роз’яснення особі фахівцем відділу кадрів порядку оформлення дубліката та необхідності збирання нею довідок чи підтвердних документів про роботу з усіх попередніх місць роботи для повноти внесення періодів роботи до дубліката трудової книжки. Відповідно до п. 5.3. Інструкції № 58 власник або уповноважений ним орган зобов’язаний сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на це підприємство, проте це не зобов’язує роботодавця робити це замість колишнього працівника.

Крок 3. Не пізніше 15 днів після подання особою, що втратила трудову книжку, заяви, їй має бути видано дублікат (п. 5.1 Інструкції № 58). У разі ускладнення він може бути виданий в інші строки. До дубліката має бути внесена лише та інформація про трудову діяльність, яка передувала роботі в останнього роботодавця і яку підтверджено документами. Такими документами можуть бути завірені в установленому порядку:

• довідки про роботу на інших підприємствах, організаціях;
• копії наказів про прийняття, переведення, звільнення з попередніх місць роботи;
• дипломи (свідоцтва);
• довідки про періоди одержання допомоги з безробіття;
• трудові договори про роботу у фізичних осіб тощо.

Крок 4. Після того як зібрано документи про всі місця роботи (або частково), особа має надати їх роботодавцеві за останнім місцем роботи.

У дублікат трудової книжки вносяться лише ті дані, які підтверджені наданими документами.

Зауважимо, що Інструкцією № 58 не передбачено правил, які б зобов’язували осіб, що втратили трудову книжку, збирати довідки з усіх попередніх місць роботи та подавати їх для оформлення дублікатів трудових книжок. Якщо зібрати їх неможливо (через відсутність інформації про місце їх зберігання), то допускається внесення до дубліката трудової книжки лише запису про останнє місце роботи.

Крок 5. Розрахунок за дублікат трудової книжки. Під час оформлення дубліката трудової книжки роботодавець має стягнути з особи суму вартості її бланка (п. 6.1 Інструкції № 58).

Якщо трудову книжку втрачено з вини підприємства (внаслідок стихійного лиха або з інших причин), то дублікат видається працівникові без стягнення її вартості.

Крок 6. Заповнення титульного листа дубліката трудової книжки.
Згідно з п. 2.11 Інструкції № 58 на титульному аркуші дубліката трудової книжки записуються відомості про працівника. ПІБ повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами і дата народження вказуються на підставі паспорта (див. зразок 1).

У правому верхньому кутку титульного аркуша робиться напис «Дублікат». Якщо на підприємстві є штамп з відбитком напису «Дублікат», напис «від руки» не робиться. Під час оформлення дубліката трудової книжки ставиться фактична дата його заповнення та підпис особи, відповідальної за ведення трудових книжок. Після цього ставиться печатка підприємства чи відділу кадрів (за її наявності).

Зразок 1

Зразок оформлення дубліката трудової книжки

__________

* М. П. – місце для печатки в разі її застосування.

Крок 7. Внесення відомостей про роботу, нагородження та заохочення. Під час заповнення дубліката до розділів «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» та «Відомості про заохочення» вносяться записи про роботу, а також про нагородження й заохочення за останнім місцем роботи на підставі раніше виданих наказів (п. 5.2 Інструкції № 58). Отже, якщо працівник до прийняття на підприємство, де йому оформляють дублікат, уже працював, то в розділ «Відомості про роботу» дубліката у графі 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до прийняття на це підприємство, який підтверджується відповідними документами.

Згідно з п. 5.3 Інструкції № 58 загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки. На практиці він вноситься згідно з інформацією, наявною в архіві особових карток працівників за формою № П-2. Проте, оскільки стаж має бути підтверджений належно оформленими документами, логічним буде внесення інформації щодо загального стажу відповідно до документів, які надасть працівник. Крім того, зауважимо, що на сьогодні поняття «загальний стаж» не застосовується, однак у цьому контексті під ним розуміються періоди роботи, зазначені у трудовій книжці.

Після внесення запису про загальний стаж роботи вся існуюча інформація про окремі періоди роботи, що входять до нього, переноситься до дубліката й записується за таким порядком:

• у графі 2 – дата прийняття на роботу (у т. ч й за сумісництвом). Якщо в поданих працівником документах є відомості про переведення його на іншу постійну роботу на тому самому підприємстві, про це також роблять запис;
• у графі 3 – найменування підприємства, де працював працівник, а також структурний підрозділ (відділ) та посада (професія), на яку його було прийнято або переведено. На відміну від аналогічного запису до оригіналу трудової книжки, у дублікаті перед записом про прийняття на роботу запис про назву підприємства у вигляді заголовка не вноситься. Ця назва зазначатиметься разом із назвою посади та структурного підрозділу (відділу), де працювала особа;
• у графі 4 – назви, дати та номери документів, на підставі яких до дубліката внесено записи про прийняття на роботу та переведення (за наявності).

Після цього на підставі відповідних даних записують дані про звільнення, а саме:

• у графі 2 – дату звільнення;
• у графі 3 – причину звільнення;
• у графі 4 – назву, дату та номер документа, на підставі якого до дубліката внесено запис про звільнення.

Зауважимо, що до графи 1 порядковий номер запису (нумерація, що має зростати протягом усього періоду трудової діяльності працівника) не вноситься. Це правило таке саме, як і правило щодо внесення запису про роботу за сумісництвом, коли порядковий номер також не вказується.

Крім того, відповідно до абзацу третього п. 5.3 Інструкції № 58 відомості про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій вносяться до дубліката за бажанням працівника.

Після того як до дубліката трудової книжки внесено всі записи (тобто ті, які підтверджені документами, наданими особою), роботодавець за останнім місцем роботи вносить запис про роботу у нього (на останньому місці роботи). Зауважимо, що в такому разі графа 1 (тобто порядковий номер) заповнюється (див. зразок 2).

Також зауважимо, що підписом керівника підприємства (спеціально уповноваженою ним особою) та печаткою підприємства (печаткою відділу кадрів) засвідчується лише запис про звільнення на останньому місці роботи. Усі попередні записи засвідчуватися не повинні. Після цього документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються їх власнику та в нього зберігаються.

Зразок 2

Зразок заповнення дубліката трудової книжки

__________

* М. П. – місце для печатки в разі її застосування.

Крок 8. Видача дубліката трудової книжки особі. Після оформлення дублікат трудової книжки видається особі-заявнику. Інструкцією № 58 не передбачено порядок засвідчення факту його видачі. Тому роботодавець має оформити таке засвідчення на власний розсуд – витребувати розписку про отримання дубліката із зазначенням серії, номера і дати отримання або ж відмітку особи на поданій заяві із зазначенням «дати» та «підпису».

Якщо роботодавець відмовляється оформляти дублікат

Якщо роботодавець за останнім місцем роботи відмовляється оформляти дублікат або немає змоги встановити з ним зв’язок (через зміну місця його розташування, ліквідацію), особа має право звернутися до суду з позовом за захистом своїх порушених прав. Зазвичай у таких випадках суд зобов’язує роботодавця оформити дублікат трудової книжки.

Працівник також може подати в суд на роботодавця, який загубив трудову книжку (див, рішення Зарічного районного суду м. Суми від 22.03.12 р. у справі № 2-651/12). Але зважайте, що цей процес займе деякий час.

Висновки

У разі втрати або пошкодження трудової книжки особа має отримати її дублікат. Для цього вона звертається із заявою за останнім місцем роботи. У разі відмови роботодавця видати дублікат особа має право звернутися до суду для захисту своїх законних прав.