Електронний облік трудової діяльності працівника

Електронний документообіг та звітність

Наприкінці 2019 року, як часто бувало й раніше, законодавець «поклав під ялинку» чимало важливих змін. І однією з них для роботодавця стало запровадження електронного обліку трудової діяльності працівників. Як і з чого почати реалізацію цих новацій – читайте у статті.

Постановою КМУ від 27.11.19 р. № 1084 затверджено Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі (далі – Постанова № 1084, Порядок № 1084).

Головним меседжем цієї статті є те, що трудову книжку у звичній для всіх формі – паперовій зазначеною Постановою не скасовано. Водночас на зміну їй з’являється електронна трудова книжка, яку доцільно вважати документом про трудову діяльність працівника, складеним та оформленим в електронній формі.

Хто вестиме облік

Порядком № 1084 передбачено, що облік може вестися як страхувальником, тобто роботодавцем, так і застрахованою особою, тобто особисто працівником.

Якщо облік здійснюватиме роботодавець, то працівник має дозволити йому це, адже йдеться про особові дані. Тобто працівник має надати своєму роботодавцю згоду на обробку відповідних персональних даних в електронній формі. Оскільки роботодавець лише передаватиме їх, а оброблятимуться вони в Пенсійному фонді України (далі – ПФУ), згоду доцільно надавати саме цьому органу.

Згідно з п. 2 Порядку № 1084 терміни в ньому вживаються у значенні, наведеному в Законі від 01.06.10 р. № 2297-VI «Про захист персональних даних» (далі – Закон № 2297). Отже, у контексті цього Порядку згода на обробку персональних даних надаватиметься на підставі ст. 2, 11 Закону № 2297. Оформлюватиметься вона в довільній формі із зазначенням тієї інформації, яка може бути передана роботодавцем до ПФУ.

У разі подання відомостей про свою трудову діяльність особисто застрахованою особою – працівником згода надаватиметься ним власноруч в електронному кабінеті на вебпорталі електронних послуг ПФУ шляхом проставляння позначки про надання такого дозволу.

Які дані в електронній формі потрібно передавати ПФУ

Дані в електронній формі – це відомості про трудову діяльність працівника, які зберігаються у складі персональної облікової картки застрахованої особи в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі – Держреєстр ЗДСС). Порядком визначено п’ять видів таких даних. Наведемо їх у таблиці:

Отже, перелік чималий. І одразу постають питання щодо можливості надання відомостей про особливі умови праці, інформації про судимість та про підтвердження набутого особою за межами України стажу роботи. Проте зауважимо, що ці відомості подавати не обов’язково, тобто вони можуть не подаватися.

Обов’язковим є подання відомостей, що дають змогу ідентифікувати особу, тобто наведених у п. 2-7 вищенаведеної таблиці. Це такі дані, як прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, ідентифікаційний номер платника податків, УНЗР та місце проживання для заповнення відповідних полів анкети працівника. Подаватимуться вони до ПФУ через його вебпортал електронних послуг у вигляді сканованих копій з обов’язковим накладенням страхувальником або працівником кваліфікованого електронного підпису (далі – КЕП).

Невіддільною складовою відомостей, якщо вони подаватимуться страхувальником (тобто підприємством), є сканована копія згоди працівника щодо надання дозволу на обробку його персональних даних, передбачених Порядком № 1084. Отже, спершу працівник має надати згоду в паперовій формі, а роботодавець потім її відсканує та передасть до ПФУ.

Скановані копії трудової книжки працівника та / або документів, що підтверджують трудовий стаж (відповідно до п. 3–16 Порядку підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженого постановою КМУ від 12.08.93 р. № 637), мають:

1) містити всі сторінки та поля відповідних документів, а отже йдеться про заповнені та вільні від записів сторінки;

2) бути придатними для сприйняття їх змісту (зокрема, дані про серію та номер бланків документів). Тобто якщо сканована копія буде такою, яку не можна прочитати, спеціалістами ПФУ вона прийнята не буде.

Подальші дії здійснюватиме відповідальна особа органу ПФУ, яка оцифровуватиме скановані копії документів через доповнення персональної облікової картки застрахованої особи в реєстрі застрахованих осіб.

Водночас у п. 6 Порядку № 1084 зазначено, що ці скановані дані можуть бути подані також і в оцифрованому вигляді. Тобто оцифрувати їх може особа самостійно та подати не в сканованому, а в уже оцифрованому вигляді. Вимоги до формату подання відомостей про трудову діяльність працівників в електронній формі мають бути встановлені ПФУ, але на разі вони ще не затверджені.

Зауважимо, що ПФУ доручено в місячний строк (тобто до кінця січня) встановити цей порядок. Крім того, ПФУ має визначити порядок надання послуг у загальнообов’язковому державному пенсійному страхуванні з використанням електронної системи BankID та створити програмні засоби для безоплатного надання відомостей в електронній формі.

Водночас варто зауважити, що на вебпорталі електронних послуг ПФУ у разі використання застрахованою особою свого особистого кабінету через введення кваліфікованого електронного підпису (КЕП або ЕЦП), у сервісі «Надання скан-копій трудової книжки» визначено кроки перед їх наданням (див. зображення 1).

Зображення 1

На сьогодні є можливість передання відомостей про трудовий стаж в електронній формі лише фізособою добровільно. Такий висновок можна зробити, зайшовши на вебпортал електронних послуг ПФУ, а також уважно перечитавши Порядок № 1084, який не встановлює обов’язку для роботодавця передавати ці відомості, як і не встановлює відповідальності за передання некоректних даних. За цим має стежити сам працівник, і він може це зробити у власному електронному кабінеті. Тим паче, що саме він у цьому є найбільш зацікавленим.

Використання сервісу «Електронна трудова книжка»

28 грудня минулого року ПФУ повідомив про запровадження нового онлайн-сервісу під назвою «Електронна трудова книжка» на його вебпорталі електронних послуг. На сьогодні він дозволяє громадянам переглядати всю інформацію про свою трудову діяльність за даними звітних відомостей роботодавця, про сплачені страхові внески з 1998 року та вносити відомості про свою трудову діяльність.

Утім, на разі цей сервіс працює некоректно — імовірно, через відсутність певних даних. Незважаючи на це, для його використання слід мати доступ до особистого кабінету. А отже, його потрібно зареєструвати. Процедура реєстрації на порталі максимально спрощена для зручності користувачів. Спочатку потрібно зайти на портал електронних послуг ПФУ (зображення 2).

Зображення 2

Передбачено два способи реєстрації на вебпорталі ПФУ:

• шляхом подання заяви для реєстрації (зображення 3);
• онлайн-реєстрація з використанням ЕЦП (зображення 4).

Зображення 3

Зображення 4

Перший спосіб — реєстрація за заявою передбачає особисте відвідування ПФУ та складається з трьох кроків.

Крок 1. Відвідати найближче територіальне управління ПФУ та оформити заяву. Для цього фізичній особі треба мати при собі паспорт та ідентифікаційний номер платника податків, юридичній особі – документ, що посвідчує її належність до підприємства.

На цьому етапі в управління можна принести вже заповнену заяву. На вебпорталі викладено її зразок, який треба лише роздрукувати та внести потрібні дані. Якщо оформлення заяви викликає запитання, то спеціалісти ПФУ можуть у цьому допомогти.

Унесені в заяву відомості перевіряються спеціалістом та вносяться до інформаційної системи ПФУ. Друкується розписка про одержання заяви, а також «реєстраційний код». Цей код потрібен для первинної реєстрації на вебпорталі. До моменту закінчення реєстрації він зберігається в таємниці.

Крок 2. Після отримання реєстраційного коду слід зайти на вебпортал ПФУ, вибрати пункт меню «Реєстрація» в закладці «Реєстрація за заявою», заповнити реєстраційну форму, використовуючи реєстраційний код, заповнити адресу електронної скриньки, внести логін та пароль (з метою захисту персональних даних бажано, щоб вони не містили справжніх імен та прізвищ).

Крок 3. На електронну адресу, вказану особою, що реєструється, надійде лист про підтвердження реєстрації. Після підтвердження надійде повідомлення з вебпорталу про успішне закінчення реєстрації і можливість користування послугами в електронному вигляді.

Увага! Реєструватися на вебпорталі потрібно лише один раз.

З метою захисту персональних даних під час реєстрації за заявою інформацію на вебпорталі буде знеособлено. Виписки надходитимуть без зазначення прізвища, імені та по батькові, без ідентифікаційного номера платника податків чи даних паспорта.

Другий спосіб — на вебпорталі за ЕЦП зареєструватися можна вдома, на роботі, в будь-якому зручному місці та у зручний час.

Процедура реєстрації є максимально спрощеною та займе декілька хвилин. Після входу за посиланням https://portal.pfu.gov.ua слід обирати пункт головного меню «Вхід» та виконати перший вхід на вебпортал за ЕЦП (закладка «За ЕЦП»).

Далі з наведеного переліку треба вибрати орган, за допомогою якого створено електронний ключ, та сам ключ. ЕЦП може міститися на будь-якому носії (флешка чи жорсткий диск комп’ютера). Далі потрібно ввести пароль і після закінчення можна користуватися електронними послугами вебпорталу.

Зауважимо, що ЕЦП видається в одному із акредитованих центрів сертифікації ключів. Кваліфікованими надавачами електронних довірчих послуг є:

• Акціонерне товариство комерційний банк «ПРИВАТБАНК»;
• Генеральний штаб Збройних Сил України;
• Генеральна прокуратура України;
• Державна казначейська служба України;
• Державне підприємство «Енергоринок»;
• Державне підприємство «Національні інформаційні системи»;
• Державне підприємство «Український інститут інтелектуальної власності»;
• Державне підприємство «Українські спеціальні системи»;
• Інформаційно-довідковий департамент ДФС;
• Міністерство внутрішніх справ України;
• Національний банк України;
• Публічне акціонерне товариство «Державний ощадний банк України»;
• Публічне акціонерне товариство «Національний депозитарій України»;
• Публічне акціонерне товариство «УкрСиббанк»;
• Товариство з обмеженою відповідальністю «Алтерсайн»;
• Товариство з обмеженою відповідальністю «Арт-мастер»;
• Товариство з обмеженою відповідальністю «Інтер-Метл»;
• Товариство з обмеженою відповідальністю «КЛЮЧОВІ СИСТЕМИ»;
• Товариство з обмеженою відповідальністю «Центр сертифікації ключів «Україна»;
• Філія «Головний інформаційно-обчислювальний центр» публічного акціонерного товариства «Українська залізниця».

На сьогодні порядок та організація електронного документообігу, а також правовий статус та використання ЕЦП визначаються Законом від 05.10.07 р. № 2155-VІІІ «Про електронні довірчі послуги». У ньому ЕЦП має назву «кваліфікований електронний підпис», який відповідно до п. 23 ст. 1 цього Закону вважається удосконаленим електронним підписом, що створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа.

Інформацію щодо правил отримання ЕЦП див. за посиланням.

Зауважимо, що на сьогодні оформлювати ЕЦП через Інтернет дуже зручно особам, які мають зареєстрований власний кабінет в інтернет-банку Приват-24. Це можна зробити швидко та безоплатно. Покрокову інструкцію див. за посиланням.

Надалі доступ до електронних послуг, таких як одержання виписок, перегляд анкетних даних, подання звернень, скарг, запис на прийом та надання сканованих копій трудової книжки та інших документів, здійснюється після авторизації на вебпорталі.

Інструкцію, як користуватися особистим кабінетом вебпорталу електронних послуг ПФУ, можна знайти за посиланням.

Що стосується відомостей про трудову діяльність, то в ньому є розділи «Всі послуги» та «Комунікації з ПФУ». У першому можна відкрити новий онлайн-сервіс «Електронна трудова книжка», про який ішлося вище (зображення 5).

Зображення 5

Саме в ньому відображатимуться записи трудової книжки та її скановані копії (зображення 6).

Зображення 6

А надати їх можна, використовуючи розділ «Комунікації з ПФУ», де в сервісі «Надання скан-копій труд. книжки» відбувається фактичне внесення цих даних. Для цього слід заздалегідь підготувати скановані копії трудової книжки або документів, які підтверджують трудовий стаж (зображення 7).

Зображення 7

Виконавши ці кроки, особа зможе користуватися послугами ПФУ без складнощів.

Зауважимо: якщо спеціалісти ПФУ виявлять відсутність у трудовій книжці необхідних записів або неправильні чи неточні записи про періоди роботи (або інші розбіжності), то до електронного кабінету застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ буде надіслано відповідне повідомлення (абзац другий п. 9 Порядку № 1084). Зауважимо, що саме особі, а не її роботодавцю. Тому працівникам слід бути уважними та перевіряти свій особистий кабінет на вебпорталі ПФУ.

І наостанок зауважимо, що облік трудової діяльності в електронній формі забезпечить накопичення, зберігання та використання інформації про набутий працівником стаж роботи, освіту, кваліфікацію для підтвердження наявного трудового стажу під час укладання трудового договору, призначення пенсій та для інших цілей, передбачених законодавством.

Особливо це стосується періодів до 01.07.2000 р., оскільки до цієї дати не вівся персоніфікований облік та трудова книжка була єдиним підтверджувальним документом щодо набутого працівником стажу.

Додамо також, що крім наведених новацій Постановою № 1084 доручено Мінфіну переглянути форму Звіту щодо ЄСВ з метою обліку відомостей про посади, кваліфікацію та умови праці застрахованих осіб. Зокрема, йдеться про зміни в таблиці 5 цього Звіту.