Потеря или повреждение трудовой книжки: действия работодателя

С начала этого года у работодателя появилась возможность направлять скан-копии трудовых книжек в Пенсионный фонд для ведения электронного учета трудовой деятельности работников и подтверждения их стажа. Об этом мы писали в статье «Электронный учет трудовой деятельности работника». Поэтому надлежащим образом оформленная трудовая книжка должна быть у ее владельца или у работодателя. А в случае утери или уничтожения ее нужно восстановить. Как это сделать, читайте далее.

Назначение трудовой книжки

Еще в 2015 году возникали споры о необходимости такого документа, как трудовая книжка, и был разработан законопроект, предусматривающий ее отмену. Согласно пояснительной записке к нему основной целью реформы по отмене трудовых книжек является экономия денег на их администрирование, а также упрощение процесса найма и увольнения работников. Однако до сих пор этот законопроект остается недоработанным. И, следовательно, трудовая книжка остается персональным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж физлица.

Согласно ст. 48 КЗоТ трудовые книжки ведутся на всех работников, которые работают на предприятии, в учреждении, организации или у физического лица более пяти дней. В них вносятся сведения о работе, поощрениях и наградах за успехи в работе, кроме сведений о взыскании.

Вопросы оформления, ведения, хранения и изготовления трудовых книжек регулируются постановлением КМУ от 27.04.93 г. № 301 «О трудовых книжках работников» и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной совместным приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты населения от 29.07.93 г. № 58 (далее – Инструкция № 58).

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек ответственное должностное лицо несет дисциплинарную, а в определенных случаях – и административную ответственность. Так, несоблюдение требований законодательства о труде влечет за собой наложение штрафа на должностных лиц и предпринимателей от 30 до 100 НМДГ, то есть от 510 грн до 1 700 грн (ч. 1 ст. 41 КУоАП).

Заметим, что электронный учет трудовой деятельности требует правильного оформления записей в трудовых книжках. Скан-копии изготовляются из оригиналов трудовых книжек, которые должны содержать все страницы в хронологическом порядке. Для того чтобы скан-копии были разборчивыми, записи (даты, ФИО, печати, подписи) должны хорошо читаться. Сканировать нужно все заполненные страницы разделов трудовой книжки (вкладыша) «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» в цветном формате.

Что такое дубликат трудовой книжки

Если трудовая книжка (вкладыш к ней) стала непригодной (обгорела, разорвана, загрязнена и т. п.), собственник или уполномоченный им орган по последнему месту работы выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней).

Оформление и выдача дубликата трудовой книжки регулируются разд. 5 Инструкции № 58.

Дубликатом трудовой книжки считается повторно оформленный документ, который используется вместо утерянного или поврежденного оригинала и имеет такую же юридическую силу, что и оригинал.

Дубликат документа, как правило, изготовляется на таком же бланке, что и оригинал, и содержит информацию, аналогичную информации в оригинале. На нем проставляется оттиск печати учреждения и подписи должностных лиц, имеющих право подписи этих документов на момент оформления дубликата. Единственное отличие дубликата от оригинала – надпись «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы или «Вместо выдан дубликат».

Основания для выдачи дубликата трудовой книжки

Инструкцией № 58 предусмотрены четыре основания, по которым работодатель должен выдать дубликат трудовой книжки.

Основание 1. Признание недействительной записи об увольнении работника или переводе на другую постоянную работу (по просьбе работника).

Если работник восстановлен на работе и запись об увольнении (переводе) считается недействительной, работодатель должен внести соответствующую запись в трудовую книжку (п. 2.10 Инструкции № 58). Однако по просьбе работника работодатель может выдать дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи, которая была признана недействительной.

Основание 2. Утеря трудовой книжки работодателем или физлицом.

Если вследствие стихийного бедствия или по другим причинам работодатель утерял трудовую книжку работника, оформляется ее дубликат. Если трудовую книжку утерял ее владелец, он обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы (ведь если трудовая книжка «на руках», он уже не считается работником), Работодатель не позднее 15 дней после заявления (в случае затруднений – в другие сроки) должен выдать работнику ее дубликат.

Если утеря трудовой книжки произошла по вине работодателя, руководитель должен создать комиссию и провести служебное расследование. О таком решении указывают в резолюции на докладной записке работника, ответственного за ведение трудовых книжек.

Основание 3. Непригодность трудовой книжки для записей.

 Если трудовая книжка стала непригодной к использованию (обгорела, разорвана, загрязнена и т. п.), работодатель по последнему месту работы выдает работнику ее дубликат. В таком случае на первой странице трудовой книжки, ставшей непригодной, делается запись «Замість видано дублікат». Содержащаяся в ней информация переносится в дубликат, а книга возвращается ее владельцу. И тогда при трудоустройстве на новое место работы работник предъявляет уже дубликат трудовой книжки.

Основание 4. Отсутствие доступа к трудовой книжке работника вследствие чрезвычайной ситуации.

Дубликат трудовой книжки также может быть выдан по новому месту работы в связи с отсутствием доступа к трудовой книжке работника вследствие чрезвычайной ситуации, предусмотренной Кодексом гражданской защиты, либо проведения антитеррористической операции (далее – АТО) на территории, где он работал. Этот пункт в Инструкцию № 58 внесен в 2014 году в связи с возникновением особых обстоятельств на востоке Украины. Поэтому на сегодняшний день с целью помочь вынужденным переселенцам трудоустроиться на новом месте обеспечена возможность получения ими дубликата трудовой книжки.

Дубликат выдается на основании заявления работника и полученной им в письменном виде информации из штаба по ликвидации последствий чрезвычайной ситуации о возникновении такой ситуации или Антитеррористического центра (далее – АТЦ) при СБУ о проведении АТО на территории, где он работал. Для ее получения работник отправляет по адресу СБУ запрос. По результатам рассмотрения этого обращения предоставляется информация официальным письмом штаба АТЦ при СБУ в произвольной форме (письмо Минсоцполитики от 12.01.15 г. № 103/0/14-15/06).

При этом заметим: если у такого работника возобновится доступ к трудовой книжке, записи из дубликата о периодах работы должны быть перенесены в оригинал. В таком случае на первой странице дубликата делается запись «Дубликат аннулирован», которая удостоверяется печатью работодателя по последнему месту работы работника, а дубликат возвращается его владельцу.

Действия в случае утери трудовой книжки ее владельцем

Рассмотрим пошаговые действия в случае утери трудовой книжки ее владельцем.

Шаг 1. Подача заявления бывшему работодателю о выдаче дубликата трудовой книжки. Только по заявлению владельца трудовой книжки работодатель по последнему месту работы может начать оформление дубликата.

В соответствии с п. 5.1 Инструкции № 58 лицо, потерявшее трудовую книжку, должно немедленно сообщить предыдущему работодателю о потере. Однако, что значит «немедленно», в Инструкции не растолковано. Поэтому считаем, что как только лицо выявило утерю трудовой книжки, оно сразу может обратиться за оформлением дубликата.

Решение о выдаче дубликата трудовой книжки принимает руководитель предприятия, оформляя его в виде резолюции на заявлении лица. В резолюции должен быть указан исполнитель (лицо, ответственное за ведение трудовых книжек) и дата исполнения поручения.

Шаг 2. Установление факта работы на предприятии и разъяснение лицу специалистом отдела кадров порядка оформления дубликата и необходимости сбора им справок или подтверждающих документов о работе со всех предыдущих мест работы для полноты внесения периодов работы в дубликат трудовой книжки. В соответствии с п. 5.3 Инструкции № 58 собственник или уполномоченный им орган обязан способствовать работнику в получении документов, которые подтверждают стаж его работы, предшествующий устройству на это предприятие, однако это не обязует работодателя делать это вместо бывшего работника.

Шаг 3. Не позднее 15 дней после подачи лицом, потерявшим трудовую книжку, заявления, ему должен быть выдан дубликат (п. 5.1 Инструкции № 58). В случае затруднений он может быть выдан в другие сроки. В дубликат должна быть внесена только та информация о трудовой деятельности, которая предшествовала работе у последнего работодателя и подтверждена документами. Такими документами могут быть заверенные в установленном порядке:

• справки о работе на других предприятиях, в организациях;
• копии приказов о приеме, переводе, увольнении с предыдущих мест работы;
• дипломы (свидетельства);
• справки о периодах получения пособия по безработице;
• трудовые договоры о работе у физических лиц и т.п.

Шаг 4. После того как собраны документы обо всех местах работы (или частично), лицо должно предоставить их работодателю по последнему месту работы.

В дубликат трудовой книжки вносятся только те данные, которые подтверждены предоставленными документами.

Заметим, что Инструкцией № 58 не установлены правила, которые обязывали бы лиц, потерявших трудовую книжку, собирать справки со всех предыдущих мест работы и представлять их для оформления дубликатов трудовых книжек. Если собрать их невозможно (из-за отсутствия информации о месте их хранения), то допускается внесение в дубликат трудовой книжки только записи о последнем месте работы.

Шаг 5. Расчет за дубликат трудовой книжки. При оформлении дубликата трудовой книжки работодатель должен взыскать с лица сумму стоимости ее бланка (п. 6.1 Инструкции № 58).

Если трудовая книжка утеряна по вине предприятия (вследствие стихийного бедствия или по иным причинам), то дубликат выдается работнику без взыскания ее стоимости.

Шаг 6. Заполнение титульного листа дубликата трудовой книжки.

Согласно п. 2.11 Инструкции № 58 на титульном листе дубликата трудовой книжки записываются сведения о работнике. ФИО полностью, без сокращения или замены имени и отчество инициалами и дата рождения указываются на основании паспорта (см. образец 1).

В правом верхнем углу титульного листа делается надпись «Дубликат». Если на предприятии есть штамп с надписью «Дубликат», то надпись «от руки» не делается. При оформлении дубликата трудовой книжки ставится фактическая дата его заполнения и подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Затем ставится печать предприятия или отдела кадров (при ее наличии).

Образец 1

Образец оформления дубликата трудовой книжки

__________

* М. П. – место для печати в случае ее применения.

Шаг 7. Внесение сведений о работе, награждениях и поощрениях. При заполнении дубликата в разделы «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» и «Відомості про заохочення» вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по последнему месту работы на основании ранее изданных приказов (п. 5.2 Инструкции № 58). Следовательно, если работник до приема на предприятие, где ему оформляют дубликат, уже работал, то в раздел «Відомості про роботу» дубликата в графу 3 сначала вносится запись об общем стаже его работы до приема на это предприятие, который подтверждается соответствующими документами.

Согласно п. 5.3 Инструкции № 58 общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. На практике он вносится согласно информации, имеющейся в архиве личных карточек работников по форме № П-2. Однако, поскольку стаж должен быть подтвержден надлежащим образом оформленными документами, логично будет внесение информации об общем стаже в соответствии с документами, которые предоставит работник. Кроме того, заметим, что на сегодняшний день понятие «общий стаж» не применяется, но в данном контексте под ним понимают периоды работы, указанные в трудовой книжке.

После внесения записи об общем стаже работы вся существующая информация об отдельных периодах работы, входящих в него, переносится в дубликат и записывается в следующем порядке:

• в графе 2 – дата приема на работу (в т. ч и по совместительству). Если в поданных работником документах есть сведения о переводе его на другую постоянную работу на том же предприятии, об этом также делают запись;
• в графе 3 – наименование предприятия, где работал работник, а также структурное подразделение (отдел) и должность (профессия), на которую он был принят или переведен. В отличие от аналогичной записи в оригинале трудовой книжки, в дубликате перед записью о приеме на работу запись о названии предприятия в виде заголовка не вносится. Это название будет указано вместе с названием должности и структурного подразделения (отдела), где работало лицо;
• в графе 4 – названия, даты и номера документов, на основании которых в дубликат внесены записи о приеме на работу и переводе (при наличии).

После этого на основании соответствующих данных записывают данные об увольнении, а именно:

• в графе 2 – дату увольнения;
• в графе 3 – причину увольнения;
• в графе 4 – название, дату и номер документа, на основании которого в дубликат внесена запись об увольнении.

Заметим, что в графе 1 порядковый номер записи (нумерация, которая должна возрастать в течение всего периода трудовой деятельности работника) не вносится. Это правило такое же, как и правило внесения записи о работе по совместительству, когда порядковый номер также не указывается.

Кроме того, в соответствии с абзацем третьим п. 5.3 Инструкции № 58 сведения о работе по совместительству и по совмещению профессий вносятся в дубликат по желанию работника.

После того как в дубликат трудовой книжки внесены все записи (т. е. те, которые подтверждены документами, предоставленными лицом), работодатель по последнему месту работы вносит запись о работе у него (на последнем месте работы). Заметим, что в таком случае графа 1 (т. е. порядковый номер) заполняется (см. образец 2).

Также заметим, что подписью руководителя предприятия (специально уполномоченным им лицом) и печатью предприятия (печатью отдела кадров) удостоверяется только запись об увольнении на последнем месте работы. Все предыдущие записи удостоверяться не должны. После этого документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу и у него хранятся.

Образец 2

Образец заполнения дубликата трудовой книжки

__________

* М. П. – место для печати в случае ее применения.

Шаг 8. Выдача дубликата трудовой книжки лицу. После оформления дубликат трудовой книжки выдается лицу-заявителю. Инструкцией № 58 не предусмотрен порядок засвидетельствования факта его выдачи. Поэтому работодатель должен оформить такое засвидетельствование на свое усмотрение – истребовать расписку о получении дубликата с указанием серии, номера и даты получения или же отметку лица на поданном заявлении с указанием «даты» и «подписи».

Если работодатель отказывается оформлять дубликат

Если работодатель по последнему месту работы отказывается оформлять дубликат или нет возможности установить связь с предыдущим работодателем (в связи с изменением местанахождения, ликвидацией), лицо имеет право обратиться в суд с иском о защите своих нарушенных прав. Как правило, в таких случаях суд обязует работодателя оформить дубликат трудовой книжки.

Работник также может подать в суд на работодателя, потерявшего трудовую книжку (см. решение Заречного районного суда г. Сумы от 22.03.12 г. в деле № 2-651/12). Но учтите, что этот процесс займет некоторое время.

Выводы

При утере или повреждении трудовой книжки ее владелец должен получить дубликат. Для этого он обращается с заявлением по последнему месту работы. В случае отказа работодателя выдать дубликат лицо имеет право обратиться в суд для защиты своих законных прав.