Як розрахувати резерв відпусток на дату балансу

Забезпечення на оплату відпусток формується для рівномірного розподілу витрат на відпустки між звітними періодами. Його створення – обов’язок підприємства. І не важливо, один працівник у штаті чи сто. Лише мікропідприємствам і непідприємницьким товариствам дозволено не формувати цей резерв.

Розглянемо, як щомісячно обчислити суму резерву та з якою періодичністю його потрібно  переоцінювати – на кожну дату балансу проводити інвентаризацію чи лише за результатами року.

Щомісячне формування резерву відпусток

Обов’язок підприємств створювати забезпечення на оплату відпусток (далі – резерв відпусток) установлено нормами НП(С)БО 11 «Зобов’язання». Виняток становлять мікропідприємства та непідприємницькі товариства. Їм законодавство дає можливість відмовитися від формування резерву відпусток і визнавати витрати в періоді їх фактичного виникнення (п. 7 та пп. 2 п. 2 НП(С)БО 25 «Спрощена фінансова звітність»).

Резерв створюється з метою рівномірного розподілу протягом року затрат на виплату відпусткових, які несе підприємство.

Нагадуємо, резерв відпусток створюється тільки для оплати:

• щорічних відпусток (основних і додаткових);
• додаткових соціальних відпусток працівникам, які мають дітей;
• компенсації за невикористані відпустки;
• ЄСВ, нарахованого на суми вищевказаних відпусток і компенсацій.

Для оплати творчих, навчальних та інших видів відпусток резерв не формують.

Згідно з нормами п. 13 НП(С)БО 11 суму резерву відпусток підприємства розраховують щомісяця за певною формулою. Вона являє собою добуток фактично нарахованої зарплати та відсотка, визначеного як відношення річної планової суми відпусткових до загального річного планового фонду оплати праці (з урахуванням ЄСВ):

Резерв відпусток = ФактЗП_міс х К_ЄСВ х К_резерв,

де

• ФактЗП_міс – фактична зарплата за поточний місяць без урахування відпусткових;

К_резерв = ПланВідп_річ : ПланФОП_річ,

де

• ПланВідп_річ – річна планова сума відпусткових, яка визначається в порядку, установленому підприємством (її можна розрахувати згідно з графіком відпусток);
• ПланФОП_річ – річний плановий фонд оплати праці без урахування відпусткових;

К_ЄСВ = 1 + Ставка_ЄСВ : 100 %.

Ставка ЄСВ береться в розмірі 22 %, а для працівників, які мають інвалідність, – 8,41 %.

Розрахунок провадиться за кожною категорією працівників окремо.

Нарахування резерву відображається бухгалтерським проведенням Дт 15, 23, 91–94 – Кт 471. Конкретний рахунок вибирається залежно від категорії працівників.

Рекомендуємо вести на субрахунку 471 аналітичний облік у розрізі категорій працівників, щодо яких сформовано резерв.

Приклад

Адміністративний персонал підприємства становить 5 працівників. Плановий фонд оплати праці адмінперсоналу на 2025 рік – 960 000 грн. Планова сума відпусткових на 2025 рік – 120 000 грн. За червень адмінперсоналу було нараховано зарплату в сумі 89 000 грн.

Для розрахунку резерву відпусток визначимо:

1) коефіцієнт резервування:

К_резерв = 120 000 грн : 960 000 грн = 0,125;

2) коефіцієнт збільшення резерву відпусток на суму нарахування ЄСВ:

К_ЄСВ  = 1 + 22 % : 100 % = 1,22.

Отже, сума резерву відпусток на червень 2025 року становитиме 13 572,50 грн (89 000 грн х 0,125 х 1,22).

Ця сума відобразиться проведенням Дт 92 – Кт 471.

Використання резерву відпусток

У бухгалтерському обліку використання резерву для нарахування відпусткових фіксують проведеннями:

• Дт 471 – Кт 661 – сума відпусткових чи компенсації;
• Дт 471 – Кт 651 – сума ЄСВ, нарахованого на відпусткові чи компенсацію.

Якщо резерву не вистачає, то суми відпусткових або компенсації, що перевищують величину сформованого резерву, відображаються безпосередньо у витратах записом Дт 15, 23, 91–94 – Кт 661, 651.

Резерв відпусток на дату балансу

Відповідно до п. 17 НП(С)БО 11 резерви переглядаються на кожну дату балансу (тобто щокварталу). За результатами перегляду в разі потреби резерв коригується – збільшується або зменшується (сторнується). Однак порядок перегляду чітко не прописано. Маємо лише конкретні правила інвентаризації резерву відпусток в пп. 8.2 розд. ІІІ Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879 (далі – Положення № 879).

Чи треба на кінець кожного кварталу інвентаризувати резерв?

Оскільки це трудомісткий процес, більшість підприємств інвентаризують резерв (отже, і переглядають його за нормами Положення № 879) лише щорічно – перед складанням річного балансу. А обґрунтовують це тим, що лише річна інвентаризація є обов’язковою згідно з п. 12 Порядку подання фінансової звітності, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2000 № 419, і п. 7 розд. I Положення № 879.

Але якщо у вас є бажання проводити інвентаризацію резерву відпусток на кожну дату балансу, тобто щомісячно, це не заборонено. Тоді варто закріпити таке правило в обліковій політиці.

Інвентаризація резерву відпусток

Обов’язкова інвентаризація проводиться перед складанням річної фінзвітності (п. 7 розд. І Положення № 879). Та повторимо, добровільно підприємство може встановити і частіше проведення інвентаризації.

На кінець року нормативними документами встановлено особливий порядок розрахунку резерву відпусток, який полягає у свого роду перевірці залишку. Тобто залишкового сальдо цього резерву на 31 грудня кожного року, яке перейде як вхідне сальдо на наступний рік. Обчислюють його в процесі інвентаризації за пп. 8.2 розд. ІІІ Положення № 879.

Коли треба інвентаризувати забезпечення?

Обов’язкова інвентаризація всіх забезпечень повинна бути проведена протягом двох місяців до закінчення звітного року (п. 10 розд. І Положення № 879). У разі потреби суми забезпечень коригуються.

Як провести інвентаризацію резерву відпусток?

Станом на кінець року резерв відпусток (з урахуванням ЄСВ) визначається за розрахунком, який базується на кількості днів невикористаних працівниками підприємства щорічних відпусток (у т. ч. і «дитячих») і середньоденної оплати праці працівників.

Середньоденна зарплата розраховується згідно з Порядком, затвердженим постановою КМУ від 08.02.1995 № 100.

Формула розрахунку резерву в даному випадку має такий вигляд:

РВ_{к. г} = ЗП_факт : (Д_к – Д_п – Д_н) х Д_{н. в} х К,

де

• ЗП_факт – фактично нарахована зарплата за попередні 12 календарних місяців або за фактично відпрацьований період, якщо співробітник пропрацював менше року;
• Д_к – кількість календарних днів у розрахунковому періоді;
• Д_п – кількість святкових і неробочих днів у періоді;
• Д_н – час, протягом якого працівник відповідно до діючого законодавства або з інших поважних причинах не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково в розрахунковому періоді;
• Д_{н. в} – кількість невикористаних днів відпусток;
• К – коефіцієнт, який збільшує резерв відпусток на суму ЄСВ. Як правило, у загальному випадку він дорівнює 1,22.

 Детальніше – у статті «Перегляд та інвентаризація резерву відпусткових».

Як відобразити в обліку коригування резерву відпусток на кінець року?

З великою часткою ймовірності резерв відпусток, що нарахований підприємством протягом року і числиться в обліку на кінець року (на дату інвентаризації), доведеться коригувати, адже формула його розрахунку, застосовувана протягом року, відрізняється від тієї, яка застосовується при інвентаризації. Значить, в обліку його треба буде відкоригувати.

Для цього загальну суму резерву відпусток, розрахованого за вищенаведеною формулою за кожним працівником підприємства, треба порівняти із сальдо, що числиться в обліку, за кредитом субрахунку 471.

Якщо сума отриманого в результаті інвентаризації резерву відпусток:

• більша від залишку, що числиться на кінець року, то його треба донарахувати. Проведення в даному випадку будуть такі: Дт 23, 91-94 – Кт 471 (залежно від напряму витрат);
• менша – резерв зменшується. Зробити це можна шляхом сторнування зайво нарахованої суми (згідно з п. 18 НП(С)БО 11). У бухобліку при цьому здійснюється запис: Дт 23, 91-94 – Кт 471 – методом «сторно».

Пояснимо, чому треба сторнувати, а не нараховувати дохід. При нарахуванні резерву формують не тільки інші операційні витрати (рахунок 94), але й адміністративні (92), збутові (93), собівартість реалізованої продукції, товарів і робіт (рахунки 23, 91), тому й сторнувати правильніше в розрізі витрат.

Покажемо на прикладі, як розрахувати залишок резерву відпусток на кінець року.

Приклад

Станом на кінець року (31 грудня) у деяких працівників підприємства залишилися невикористані дні відпустки. Дані про їх кількість, фонд оплати праці та кількість днів розрахункового періоду наведемо в таблиці далі.

Таблиця. Вхідні дані для інвентаризації резерву відпусток

(грн)

 За умовами прикладу на підприємстві немає працівників – осіб з інвалідністю. Ставка ЄСВ для всіх працівників становить 22 %.

Сума резерву відпусток на дату балансу – 19 374,30 грн (15 880,57 грн х 1,22).

В обліку (до проведення інвентаризації) у підприємства числиться така сума резерву:

• варіант А – 18 500 грн;
• варіант Б – 20 000 грн.

Для варіанта А підприємству слід донарахувати резерв у сумі 874,30 грн (19 374,30 грн – 18 500 грн) (Дт 23, 92, 93 – Кт 471).

Для варіанта Б підприємство відсторнує нарахований резерв у сумі 625,70 грн (20 000,00 грн – 19 374,50 грн) (Дт 23, 92, 93 – Кт 471 – методом «сторно»).

Як відобразити резерв відпусток у фінансовій звітності?

У формі № 1 «Баланс (Звіт про фінансовий стан)» сальдо за субрахунком 471 відображається в рядку 1660 «Поточні забезпечення».

У формі № 2 «Звіт про фінансові результати (Звіт про сукупний дохід)» нараховані протягом звітного року суми резерву відображаються в складі певних видів витрат, тому беруть участь у формуванні фінрезультату за період.

Для малих підприємств залишок суми резерву на кінець звітного періоду відображається у формах № 1-м і № 1-мс у рядку 1595 «Довгострокові зобов’язання, цільове фінансування та забезпечення». Нарахований протягом року резерв наводиться:

• у формі № 2-м у рядках 2050 і 2180 (залежно від напряму витрат);
• формі № 2-мс у рядках 2050 і 2165 (теж залежно від напряму витрат). Звісно, якщо мікропідприємство вирішило не відмовлятися від формування резерву.

Як впливає нарахований резерв на податок на прибуток?

Нормами Податкового кодексу не передбачено коригування фінрезультату, отриманого в бухобліку, на суми нарахованого резерву. Його суми беруть участь при розрахунках податку на прибуток у повному обсязі.

Якщо ж підприємство помилково не формувало резерв відпусток, але мало це робити (бо не є мікропідприємством), існують податкові ризики зняття витрат за фактом нарахування відпусткових. Рекомендації щодо мінімізації цих ризиків – у статті «Помилково не створювали резерв відпусток: які податкові ризики та як виправити».