Кадрові документи знищено (втрачено) внаслідок війни: порядок дій

Війна привнесла чимало проблем в життя українців. Законодавці працюють оперативно, намагаючись якомога швидше привести законодавчу базу у відповідність до умов воєнного стану. Але багато запитань залишаються без відповіді. Одне з них – як діяти роботодавцю, якщо кадрові документи знищено (втрачено) внаслідок воєнних дій. Поки що немає чіткої відповіді ні на законодавчому рівні, ні на рівні офіційних роз’яснень держорганів. Оскільки це питання є важливим, спробуємо розібратися в ньому самостійно.

Проблематика питання

Законом від 01.04.2022 № 2173-IX унесено зміни до п. 69 підрозд. 10 розд. ХХ ПК, який доповнено пп. 69.28. У цьому підпункті визначено, як бути в разі втрати первинних документів через бойові дії та окупацію. З цього приводу Головне управлінні ДПС в Івано-Франківській області надало роз’яснення, що в разі втрати та/або неможливості вивезення первинних документів платник податків/податковий агент подає до контролюючого органу в довільній формі повідомлення про неможливість вивезення первинних документів, підписане керівником підприємства та головним бухгалтером, в якому зазначаються обставини, що призвели до втрати та/або неможливості вивезення первинних документів, податкові (звітні) періоди, а також загальний перелік документів (за можливості – із зазначенням реквізитів).

Після подання платником податків/податковим агентом до контролюючого органу такого повідомлення, запроваджується мораторій на проведення документальних перевірок щодо зазначених у повідомленні податкових (звітних) періодів.

Якщо після подання повідомлення про неможливість вивезення первинних документів платнику податків/податковому агенту стане відомо про втрату таких документів, такий платник податків/податковий агент зобов’язаний подати до контролюючого органу повідомлення про втрату первинних документів із зазначенням обставин такої втрати.

Платники податків/податкові агенти, які подали повідомлення про втрату первинних документів, не підлягають перевірці контролюючим органом щодо зазначених у повідомленні податкових (звітних) періодів, у тому числі після завершення дії воєнного стану.

Але норми податкового законодавства, які регулюють роботу з первинними документами, не можна повністю пристосувати до кадрових документів.

До того ж, ні Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5), ні інші законодавчі акти не містять відповіді на запитання: як бути з кадровими документами під час війни та в разі загрози окупації? На думку автора, щоб дійти істини, треба проаналізувати Правила № 1000/5, податкові норми, практику, особливості діяльності під час воєнного стану та здоровий глузд.

Знищення (втрата) кадрових документів

Нагадаємо, що під час війни до Правил № 1000/5 було внесено суттєві зміни (див. статтю «Зміни до Правил діловодства та архівного зберігання»). Але ситуації, пов’язані зі знищенням кадрових (облікових) документів внаслідок воєнних дій, не розглядалися.

Єдина опосередкована норма, якою можна скористатися в разі знищення кадрових документів – п. 8 гл. 3 розд. ІV Правил № 1000/5, відповідно до якого у разі втрати документів і справ, що значаться за номенклатурою, у структурних підрозділах вживаються заходи відповідно до п. 9 гл. 2 розд. V цих Правил.

А саме в разі встановлення фактів нестачі документів і справ, унесених до номенклатури, здійснюється їх розшук. У разі негативного результату розшуку керівник установи за поданням служби діловодства або керівника архіву (особи, відповідальної за архів) створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана членами комісії та керівником структурного підрозділу, передається до архіву установи.

На підставі довідки складається акт про нестачу справ (документів) за формою, наведеною в додатку 13 до Правил № 1000/5, який підписується керівником архіву (особою, відповідальною за архів), візується керівником служби діловодства та затверджується керівником установи.

Тобто, якщо встановлено факт знищення або втрати кадрових документів, роботодавець має скласти відповідний акт із зазначенням причин знищення (втрати) та переліком документів та засвідчити його в установленому порядку.

Крім того, після встановлення факту нестачі документів відповідно до ч. 1 п. 9 гл. 2 розд. V Правил № 1000/5 відповідні структурні підрозділи підприємства чи особи, відповідальні з їх зберігання, мають розшукати такі документи. На жаль, ця норма на сьогодні є недієздатною, адже в період військової агресії зазвичай документи не можуть бути знайдені.

Відновлення документів

У мирний час або в разі, якщо підприємство не перебувало на території бойових дій чи на окупованій території, керівник підприємства розпорядчим документом має створити комісію зі службового розслідування причин зникнення документів.

Проте в умовах війни, на думку автора, комісію саме із службового розслідування створювати не обов’язково, оскільки воєнні дії – загальновідомий факт, який не потребує окремого підтвердження, а Перелік територіальних громад, які розташовані в районі проведення воєнних (бойових) дій або які перебувають у тимчасовій окупації, оточенні (блокуванні), затверджено наказом Мінреінтеграції від 25.04.2022 № 75.

У зв’язку з уведенням з 24.02.2022 р. на території України воєнного стану Торгово-промислова палата України 28.02.2022 року прийняла рішення про засвідчення військової агресії рф проти України форс-мажорними обставинами (обставинами непереборної сили).

А відповідно до ст. 617 Цивільного кодексу особа звільняється від відповідальності за порушення зобов’язання, якщо вона доведе, що це порушення сталося внаслідок випадку або непереборної сили. Тому достатньо створити комісію з аудиту втраченої кадрової документації та її відновлення. Але якщо ця комісія називатиметься «із службового розслідування», помилкою це не буде.

Насамперед треба провести аудит кадрової документації для того, щоб з’ясувати, які саме документи втрачено. Для цього наказом керівника створюють комісію з розшуку та відновлення кадрової документації (див. зразок 1). У наказі слід визначити відповідальних осіб та, за можливості, встановити строки відновлення.

Далі затверджують акт про втрату (знищення) документів (див. зразок 2). Зазвичай акт оформлюється у вигляді таблиці, що містить графи, передбачені зведеним актом про вилучення для знищення документів. За потреби акт підписується керівником відділу кадрів. Акт про знищення документів складається не менш як у двох примірниках. Це загальне правило для складання актів, оскільки один примірник залишається в установі, а інший, за потреби, передається до відповідних державних органів, зокрема, до державної архівної установи.

Після того як установлено перелік відсутньої документації, за можливості слід приступити до відновлення облікових даних. Для цього можна видати окремий наказ про відновлення втраченої документації або визначити окремим пунктом в наказі про аудит кадрової документації (див. зразок 1). Примірний перелік кадрово-облікових документів, які мають вестися на підприємстві див. у зразку 3.

Частково документи можна відновити шляхом роздрукування їх з електронних систем. Наприклад, особові картки П-2, особові справи, накази тощо. За можливістю варто вжити заходів щодо підписання відновлених документів особами, чиї підписи стояли на початковому документі. У правому верхньому куті відновленого документа слід зазначити «Відновлено» з посиланням на дату та номер акта комісії чи наказу керівника, яким затверджено факт знищення документів під час бойових дій.

Якщо неможливо підписати відновлені документи в осіб, які раніше перебували у трудових відносинах із роботодавцем, то інформацію про це слід зафіксувати в окремому акті. Розшукувати колишніх працівників чи керівників для ознайомлення з відновленими наказами не потрібно.

Як бути з трудовими книжками

Якщо трудові книжки «оцифровані», тобто внесені до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування згідно зі ст. 21 Закону від 08.07.2010 № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» та Положенням про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, затвердженим постановою правління ПФУ від 18.06.2014 № 10-1, проблем не буде, адже всі відомості про трудову діяльність працівника є в електронному реєстрі.

Паперові трудові книжки мали бути видані працівникам на руки, і надалі підприємство не нестиме за них відповідальність. Але якщо зробити цього не встигли та, гірше того, їх було знищено через бойові дії, єдиним виходом буде оформлення дубліката трудової книжки. Процедуру передбачено застарілою Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58 (далі – Інструкція № 58).

Відповідно до розд. 5 Інструкції № 58 дублікат трудової книжки видається в таких випадках.

1. У разі відсутності доступу до трудової книжки працівника внаслідок надзвичайної ситуації або проведення антитерористичної операції (далі – АТО) на території, де працював працівник. Дублікат видається на підставі заяви працівника та отриманої ним у письмовому вигляді інформації зі штабу з ліквідації наслідків надзвичайної ситуації про виникнення надзвичайної ситуації або Антитерористичного центру при СБУ про проведення АТО на території, де працював працівник, що надається в довільній формі. На думку автора, інформацію від штабу вимагати не потрібно, адже території, де проводилися бойові дії, фіксувалися розпорядженням КМУ;

2. У разі втрати трудової книжки. Особа, яка згубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов’язана негайно заявити про це роботодавцю за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а в разі ускладнення – в інші строки роботодавець видає працівникові іншу трудову книжку із написом “Дублікат” у правому верхньому куті першої сторінки.

Дублікат трудової книжки чи вкладиш до неї заповнюється згідно із загальними правилами ведення трудових книжок.

У розділі «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження та заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то в дублікаті трудової книжки до розділу «Відомості про роботу» у графу 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до працевлаштування на це підприємство, який підтверджується документами (хоча ця норма ще є в застарілій Інструкції № 58, на думку автора, такі документи не потрібні, якщо є відомості про роботу працівника в Реєстрі застрахованих осіб).

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу та на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки

Для підтвердження стажу роботи працівника на попередніх місцях роботи йому необхідно було б звернутися :

• до своїх попередніх роботодавців для отримання документів, які підтвердять такий стаж. До таких документів належать: витяги з наказів, копії наказів про прийняття та звільнення з роботи, копії особових карток тощо. Такі документи мають бути підписані посадовими особами підприємств, на яких працювала особа, що втратила трудову книжку;
• до місцевої державної архівної установи, якщо підприємство – попереднє місце роботи – ліквідоване та більше не функціонує. Архівні довідки про підтвердження трудового стажу оформлюються лише за той період роботи, відомості про який є в документах архіву. Зазначаються точна назва посади, яку обіймала фізична особа, і період її роботи на цій посаді. Відомості про роботу в різних установах надаються в одній довідці (п. 1 розд. 3 Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів), затвердженого наказом Мін’юсту від 02.03 2015 № 295/5.

На жаль, ця процедура в умовах воєнного стану є непростою, але поки що змін в законодавстві не було. Сподіваємося, що законотворці все-таки якомога швидше нададуть хоча б роз’яснення з цього питання.

Якщо територія тимчасово окупована чи є загроза окупації

Проблемним є те, що кадрова документація, зокрема особові справи з копіями документів, містять багато особистої інформації. Через можливу загрозу життю та здоров’ю працівників треба звернути увагу на документи, які містять інформацію про адресу, номери телефонів та дані про родичів працівників. Тому варто вивезти таку документацію або хоча б сховати її до окупації. І тоді не доведеться її відновлювати.

Але якщо такої можливості немає, знищувати самостійно документи ми б усе-таки не радили. Водночас цю проблему треба розв’язувати залежно від ситуації. Хоча сподіваємось, що найближчим часом роботодавці нарешті отримають офіційні роз’яснення з цього приводу.

Зразок 1

Зразок 2

Форма акта про знищені документи

Зразок 3

Примірний Перелік документів з кадрових питань (особового складу) на підприємств

Висновок

Виходячи з чинних на сьогодні норм законодавства, ми надали «дорожню карту» роботодавцю, який потрапив у складну ситуацію. Проте до тих пір, поки питання порядку дій у разі знищення кадрових документів під час війни та їх відновлення не буде чітко врегульоване на законодавчому рівні, досить складно дати вказівки щодо послідовності дій зі збереження, фіксування та відновлення кадрових документів. Сподіваємося, що профільні міністерства не будуть затягувати з цим важливим питанням та внесуть відповідні зміни до нормативно-правової бази.