Кадровые документы уничтожены (утеряны) вследствие войны: порядок действий

Война принесла немало проблем в жизни украинцев. Законодатели работают оперативно, пытаясь как можно быстрее привести законодательную базу в соответствие с условиями военного положения. Но многие вопросы остаются без ответа. Один из них – как действовать работодателю, если кадровые документы уничтожены (утеряны) вследствие военных действий. Пока нет четкого ответа ни на законодательном уровне, ни на уровне официальных разъяснений госорганов. Поскольку вопрос важный, попробуем разобраться в нем самостоятельно.

Проблематика вопроса

Законом от 01.04.2022 № 2173-X внесены изменения в п. 69 подразд. 10 разд. ХХ НК, который дополнен пп. 69.28. В этом подпункте определено, как быть в случае утери первичных документов из-за боевых действий и оккупации. По данному поводу Главное управлении ГНС в Ивано-Франковской области предоставило разъяснение, что в случае утери и/или невозможности вывоза первичных документов налогоплательщик/налоговый агент подает в контролирующий орган в произвольной форме сообщение о невозможности вывоза первичных документов, подписанное руководителем предприятия и главным бухгалтером, в котором указываются обстоятельства, приведшие к утере и/или невозможности вывоза первичных документов, налоговые (отчетные) периоды, а также общий перечень документов (при возможности – с указанием реквизитов).

После отправления налогоплательщиком / налоговым агентом такого сообщения контролирующему органу вводится мораторий на проведение документальных проверок по указанным в сообщении налоговым (отчетным) периодам.

Если после сообщения о невозможности вывоза первичных документов налогоплательщику/налоговому агенту станет известно об утере таких документов, такой налогоплательщик/налоговый агент обязан уведомить контролирующий орган о потере первичных документов с указанием обстоятельств такой утери.

Налогоплательщики/налоговые агенты, подавшие сообщение об утере первичных документов, не подлежат проверке контролирующим органом за указанные в сообщении налоговые (отчетные) периоды, в том числе после окончания действия военного положения.

Но нормы налогового законодательства, регулирующие работу с первичными документами, нельзя полностью приспособить к кадровым документам.

К тому же, ни Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5 (далее – Правила № 1000/5), ни другие законодательные акты не содержат ответа на вопрос: как быть с кадровыми документами во время войны и в случае угрозы оккупации? По мнению автора, чтобы прийти к истине, нужно проанализировать Правила № 1000/5, налоговые нормы, практику, особенности деятельности во время военного положения и здравый смысл.

Уничтожение (утеря) кадровых документов

Напомним, что во время войны в Правила № 1000/5 были внесены существенные изменения (см. статью «Изменения в Правила делопроизводства и архивного хранения»).

Но ситуации, связанные с уничтожением кадровых (учетных) документов вследствие военных действий, не рассматривались.

Единственная опосредствованная норма, которой можно воспользоваться в случае уничтожения кадровых документов, – п. 8 гл. 3 разд. ІV Правил № 1000/5, в соответствии с которым в случае утери документов и дел, числящихся по номенклатуре, в структурных подразделениях принимаются меры в соответствии с п. 9 гл. 2 разд. V этих Правил.

А именно при установлении фактов недостачи документов и дел, внесенных в номенклатуру, проводится их розыск. При негативном результате розыска руководитель учреждения по представлению службы делопроизводства или руководителя архива (лица, ответственного за архив) создает комиссию по служебному расследованию, назначает служебное расследование и издает приказ о привлечении к ответственности лиц, виновных в утере документов или дел. Справка о причинах отсутствия документов или дел, подписанная членами комиссии и руководителем структурного подразделения, передается в архив учреждения.

На основании справки составляется акт о недостаче дел (документов) по форме, приведенной в приложении 13 к Правилам № 1000/5, который подписывается руководителем архива (лицом, ответственным за архив), визируется руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем учреждения.

То есть, если установлен факт уничтожения или утери кадровых документов, работодатель должен составить соответствующий акт с указанием причин уничтожения (утери) и перечнем документов и засвидетельствовать его в установленном порядке.

Кроме того, после установления факта недостачи документов в соответствии с ч. 1 п. 9 гл. 2 разд. V Правил № 1000/5 соответствующие структурные подразделения предприятия или лица, ответственные за их хранение, должны разыскать такие документы. К сожалению, данная норма на сегодняшний день не действует, ведь в период военной агрессии, как правило, документы не могут быть найдены.

Восстановление документов

В мирное время или в случае, если предприятие не находилось на территории боевых действий или на оккупированной территории, руководитель предприятия распорядительным документом должен создать комиссию по служебному расследованию причин исчезновения документов.

Однако в условиях войны, по мнению автора, комиссию именно по служебному расследованию создавать не обязательно, так как военные действия – общеизвестный факт, не требующий отдельного подтверждения, а Перечень территориальных громад, находящихся в районе проведения военных (боевых) действий или во временной оккупации, окружении (блокировании), утвержден приказом Минреинтеграции от 25.04.2022 № 75.

В связи с введением с 24.02.2022 на территории Украины военного положения Торгово-промышленная палата Украины 28.02.2022 года приняла решение о засвидетельствовании военной агрессии РФ против Украины форс-мажорными обстоятельствами (обстоятельствами непреодолимой силы).

А согласно ст. 617 Гражданского кодекса лицо освобождается от ответственности за нарушение обязательства, если оно докажет, что это нарушение произошло в результате случая или непреодолимой силы. Поэтому достаточно создать комиссию по аудиту утерянной кадровой документации и ее восстановлению. Но если эта комиссия будет называться «по служебному расследованию», ошибкой это не будет.

Прежде всего, нужно провести аудит кадровой документации для того, чтобы выяснить, какие именно документы утеряны. Для этого приказом руководителя создают комиссию по розыску и восстановлению кадровой документации (см. образец 1). В приказе следует определить ответственных лиц и, при возможности, установить сроки восстановления.

Затем утверждают акт об утере (уничтожении) документов (см. образец 2). Как правило, акт оформляется в виде таблицы, которая содержит графы, предусмотренные сводным актом об изъятии для уничтожения документов. При необходимости акт подписывается руководителем отдела кадров. Акт об уничтожении документов составляется не менее чем в двух экземплярах. Это общее правило для составления актов, так как один экземпляр остается в учреждении, а другой, при необходимости, передается в соответствующие госорганы, в частности в государственное архивное учреждение.

После того как установлен перечень отсутствующей документации, по возможности следует приступить к восстановлению учетных данных. Для этого можно издать отдельный приказ о восстановлении утерянной документации или определить отдельным пунктом в приказе об аудите кадровой документации (см. образец 1). Примерный перечень кадрово-учетных документов, которые должны вестись на предприятии, см. образец 3.

Частично документы можно восстановить путем распечатки их из электронных систем. Например, личные карточки П- 2, личные дела, приказы и т. п. При возможности стоит принять меры по подписанию восстановленных документов лицами, чьи подписи стояли на первоначальном документе. В правом верхнем углу восстановленного документа следует указать «Відновлено» со ссылкой на дату и номер акта комиссии или приказа руководителя, которым утвержден факт уничтожения документов во время боевых действий.

Если невозможно подписать восстановленные документы у лиц, которые ранее состояли в трудовых отношениях с работодателем, то информацию об этом следует зафиксировать в отдельном акте. Разыскивать бывших работников или руководителей для ознакомления с восстановленными приказами не нужно.

Как быть с трудовыми книжками

Если трудовые книжки «оцифрованы», то есть внесены в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования согласно ст. 21 Закона от 08.07.2010 № 2464-VI «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» и Положению о реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования, утвержденному постановлением правления ПФУ от 18.06.2014 № 10-1, проблем не будет, ведь все сведения о трудовой деятельности работника есть в электронном реестре.

Бумажные трудовые книжки должны были быть выданы работникам на руки, и в дальнейшем предприятие не будет нести за них ответственность. Но если сделать это не успели и, хуже того, они были уничтожены из-за боевых действий, единственным выходом будет оформление дубликата трудовой книжки. Процедура предусмотрена устаревшей Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты от 29.07.1993 № 58 (далее – Инструкция № 58).

В соответствии с разд. 5 Инструкции № 58 дубликат трудовой книжки выдается в таких случаях.

1. При отсутствии доступа к трудовой книжке работника в результате чрезвычайной ситуации или проведения антитеррористической операции (далее – АТО) на территории, где работал работник. Дубликат выдается на основании заявления работника и полученной им в письменном виде информации из штаба по ликвидации последствий чрезвычайной ситуации о возникновении чрезвычайной ситуации или Антитеррористического центра при СБУ о проведении АТО на территории, где работал работник, которая предоставляется в произвольной форме. По мнению автора, информацию от штаба требовать не нужно, ведь территории, где проводились боевые действия, фиксировались распоряжением КМУ;

2. При утере трудовой книжки. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом работодателю по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления, а в случае увольнения – в другие сроки работодатель выдает работнику другую трудовую книжку с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы.

Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам ведения трудовых книжек.

В раздел «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощренииях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).

Если работник до устройства на это предприятие уже работал, то в дубликате трудовой книжки в разделе «Відомості про роботу» в графу 3 сначала вносится запись об общем стаже его работы до трудоустройства на это предприятие, что подтверждается документами (хотя эта норма еще есть в устаревшей Инструкции № 58, по мнению автора, такие документы не нужны, если есть сведения о работе работника в Реестре застрахованных лиц).

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки

Для подтверждения стажа работы работника на предыдущих местах работы ему необходимо было бы обратиться:

• к своим предыдущим работодателям для получения документов, подтверждающих такой стаж. К таким документам относятся: извлечения из приказов, копии приказов о приеме и увольнении с работы, копии личных карточек и т. п. Такие документы должны быть подписаны должностными лицами предприятий, на которых работало лицо, потерявшее трудовую книжку;
• в местное государственное архивное учреждение, если предприятие – предыдущее место работы – ликвидировано и больше не функционирует. Архивные справки о подтверждении трудового стажа оформляются только за тот период работы, сведения о котором есть в документах архива. Указывается точное название должности, которую занимало физическое лицо, и период его работы на этой должности. Сведения о работе в различных учреждениях предоставляются в одной справке (п. 1 разд. 3 Порядка исполнения архивными учреждениями запросов юридических и физических лиц на основании архивных документов и оформления архивных справок (копий, извлечений), утвержденного приказом Минюста от 02.03 2015 № 295/5.

К сожалению, эта процедура в условиях военного положения непростая, но пока изменений в законодательстве не было. Надеемся, что законодатели все-таки как можно скорее предоставят хотя бы разъяснения по данному вопросу.

Если территория временно оккупирована или есть угроза оккупации

Проблемным является то, что кадровая документация, в частности личные дела с копиями документов, содержат многие личной информацию. В связи с возможной угрозой жизни и здоровью работников следует обратить внимание на документы, содержащие информацию об адресе, номерах телефонов и данных о родственниках работников. Поэтому стоит вывезти такую документацию или хотя бы спрятать ее до оккупации. И тогда не придется ее восстанавливать.

Но если такой возможности нет, уничтожать самостоятельно документы мы бы все-таки не советовали. В то же время, эту проблему нужно решать в зависимости от ситуации. Хотя надеемся, что в ближайшее время работодатели наконец-то получат официальные разъяснения по этому поводу.

Образец 1

Образец 2

Форма акта про уничтоженные документы

Образец 3

Приблизительный Перечень документов по кадровым вопросам (личному складу) на предприятии

Выводы

Исходя из действующих на сегодняшний день норм законодательства, мы предоставили «дорожную карту» работодателю, попавшему в сложную ситуацию. Однако до тех пор, пока вопрос порядка действий в случае уничтожения кадровых документов во время войны и их восстановления не будет четко урегулирован на законодательном уровне, сложно дать указания о последовательности действий по сохранению, фиксированию и восстановлению кадровых документов. Надеемся, что профильные министерства не будут затягивать с этим важным вопросом и внесут соответствующие изменения в нормативно-правовую базу.