Электронный учет трудовой деятельности работника

Электронный документооборот и отчетность

В конце 2019 года, как часто бывало и раньше, законодатель «положил под елку» немало важных изменений. И одним из них для работодателя стало внедрение электронного учета трудовой деятельности работников. Как и из чего начать реализацию этих новаций – читайте в статье.

Постановлением КМУ от 27.11.19 г. № 1084 утвержден Порядок учета трудовой деятельности работника, физического лица – предпринимателя, физического лица, которое обеспечивает себя работой самостоятельно, в электронной форме (далее – Постановление № 1084, Порядок № 1084).

Главным месседжем данной статьи есть то, что трудовая книжка в привычной для всех форме – бумажной указанным Постановлением не отменена. В то же время на смену ей появляется электронная трудовая книжка, которую целесообразно считать документом о трудовой деятельности работника, составленным и оформленным в электронной форме.

Кто будет вести учет

Порядком № 1084 предусмотрено, что учет может вестись как страхователем, то есть работодателем, так и застрахованным лицом, то есть лично работником.

Если учет будет осуществлять работодатель, то работник должен разрешить ему это, ведь речь идет о личных данных. То есть работник должен дать согласие работодателю на обработку соответствующих персональных данных в электронной форме. Поскольку работодатель будет только передавать их, а обрабатываться они будут в Пенсионном фонде Украины (далее – ПФУ), согласие целесообразно предоставлять именно этому органу.

Согласно п. 2 Порядка № 1084 термины в нем используются в значении, указанном в Законе от 01.06.10 г. № 2297-VI «О защите персональных данных» (далее – Закон № 2297). Таким образом, в контексте этого Порядка согласие на обработку персональных данных будет предоставляться на основании ст. 2, 11 Закона № 2297. Оформляться оно будет в произвольной форме с указанием той информации, которая может быть передана работодателем в ПФУ.

При подаче сведений о своей трудовой деятельности лично застрахованным лицом – работником согласие будет предоставляться им собственноручно в электронном кабинете на веб-портале электронных услуг ПФУ путем проставления отметки о предоставлении такого разрешения.

Какие данные в электронной форме нужно передавать ПФУ

Данные в электронной форме – это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранятся в составе персональной учетной карточки застрахованного лица в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования (далее – Госреестр ОГСС). Порядком определены пять видов таких данных. Приведем их в таблице:

Итак, перечень довольно большой. И сразу возникают вопросы о возможности предоставления сведений об особых условиях труда, информации о судимости и о подтверждении полученного лицом за пределами Украины стажа работы. Однако заметим, что эти сведения подавать не обязательно, то есть они могут не подаваться.

Обязательными являются сведения, позволяющие идентифицировать лицо, то есть указанные в п. 2-7 вышепредставленной таблицы. Это такие данные, как фамилия, имя, отчество, дата рождения, идентификационный номер налогоплательщика, УНЗР и место жительства для заполнения соответствующих полей анкеты работника. Подаваться они будут в ПФУ через его веб-портал электронных услуг в виде сканированных копий с обязательным наложением страхователем или работником квалифицированной электронной подписи (далее – КЭП).

Неотъемлемой составляющей сведений, если они будут подаваться страхователем (т. е. предприятием), является сканированная копия согласия работника на предоставление разрешения на обработку его персональных данных, предусмотренных Порядком № 1084. Итак, сначала работник должен дать согласие в бумажной форме, а работодатель затем отсканирует его и передаст в ПФУ.

Сканированные копии трудовой книжки работника и / или документов, подтверждающих трудовой стаж (в соответствии с п. 3–16 Порядка подтверждения имеющегося трудового стажа для назначения пенсий при отсутствии трудовой книжки или соответствующих записей в ней, утвержденного постановлением КМУ от 12.08.93 г. № 637), должны:

• содержать все страницы и поля соответствующих документов, то есть речь идет о заполненных и свободных от записей страницах;
• быть пригодны для восприятия их содержания (в частности, информация о серии и номере бланков документов). То есть если сканированная копия будет такой, которую нельзя прочитать, специалистами ПФУ она принята не будет.

Дальнейшие действия будет выполнять ответственное лицо органа ПФУ, которое будет оцифровывать сканированные копии документов, дополняя персональную учетную карточку застрахованного лица в реестре застрахованных лиц.

В то же время в п. 6 Порядка № 1084 сказано, что эти сканированные данные могут быть представлены также и в оцифрованном виде. То есть оцифровать их может лицо самостоятельно и подать не в сканированном, а в уже оцифрованном виде. Требования к формату представления сведений о трудовой деятельности работников в электронной форме должны быть установлены ПФУ, но на данный момент они еще не утверждены.

Заметим, что ПФУ поручено в месячный срок (т. е. до конца января) установить этот порядок. Кроме того, ПФУ должен определить порядок предоставления услуг в общеобязательном государственном пенсионном страховании с использованием электронной системы BankID и создать программные средства для бесплатного предоставления сведений в электронной форме.

В то же время стоит заметить, что на веб-портале электронных услуг ПФУ в случае использования застрахованным лицом своего личного кабинета путем ввода квалифицированной электронной подписи (КЭП или ЭЦП), в сервисе «Надання скан-копій трудової книжки» определены шаги перед их предоставлением (см. изображение 1).

Изображение 1

В настоящее время есть возможность передачи сведений о трудовом стаже в электронной форме только физическим лицом добровольно. Такой вывод можно сделать, зайдя на веб-портал электронных услуг ПФУ, а также внимательно перечитав Порядок № 1084, который не устанавливает обязанности для работодателя передавать эти сведения, как и не устанавливает ответственности за передачу некорректных данных. За этим должен следить сам работник, и он может это сделать в своем электронном кабинете. Тем более, что именно он в этом больше всего заинтересован.

Использование сервиса «Электронная трудовая книжка»

28 декабря прошлого года ПФУ сообщил о внедрении нового онлайн-сервиса под названием «Электронная трудовая книжка» на его веб-портале электронных услуг. На сегодняшний день он позволяет гражданам просматривать всю информацию о своей трудовой деятельности по данным отчетных ведомостей работодателя, об уплаченных страховых взносах с 1998 года и вносить сведения о своей трудовой деятельности.

Впрочем, на данный момент этот сервис работает некорректно — вероятно, из-за отсутствия определенных данных. Несмотря на это, для его использования следует иметь доступ к личному кабинету. То есть его нужно зарегистрировать. Процедура регистрации на портале максимально упрощена для удобства пользователей. Сначала нужно зайти на портал электронных услуг ПФУ (изображение 2).

Изображение 2

Предусмотрены два способа регистрации на веб-портале ПФУ:

• путем подачи заявления для регистрации (изображение 3);
• онлайн-регистрация с использованием ЭЦП (изображение 4).

Изображение 3

Изображение 4

Первый способ — регистрация по заявлению предусматривает личное посещение ПФУ и состоит из трех шагов.

Шаг 1. Посетить ближайшее территориальное управление ПФУ и оформить заявление. Для этого физическому лицу нужно иметь при себе паспорт и идентификационный номер налогоплательщика, юридическому лицу – документ, удостоверяющий его принадлежность к предприятию.

На этом этапе в управление можно принести уже заполненное заявление. На веб-портале представлен его образец, который нужно лишь распечатать и внести нужные данные. Если оформление заявления вызывает вопросы, то специалисты ПФУ могут в этом помочь.

Указанные в заявлении сведения проверяются специалистом и вносятся в информационную систему ПФУ. Печатается расписка о получении заявления, а также «регистрационный код». Этот код нужен для первичной регистрации на веб-портале. До момента окончания регистрации он хранится в тайне.

Шаг 2. После получения регистрационного кода следует зайти на веб-портал ПФУ и выбрать пункт меню «Реєстрація» в закладке «Реєстрація за заявою», заполнить регистрационную форму, используя регистрационный код, заполнить адрес электронной шкатулки, внести логин и пароль (в целях защиты персональных данных желательно, чтобы они не содержали настоящего имена и фамилии).

Шаг 3. На электронный адрес, указанный регистрирующимся лицом, поступит письмо о подтверждении регистрации. После подтверждения поступит сообщение с веб-портала об успешном окончании регистрации и возможности пользования услугами в электронном виде.

Внимание! Регистрироваться на веб-портале нужно только один раз.

Для защиты персональных данных при регистрации по заявлению информация на веб-портале будет обезличена. Выписки будут поступать без указания фамилии, имени и отчества, без идентификационного номера налогоплательщика или данных паспорта.

Второй способ — на веб-портале по ЭЦП зарегистрироваться можно дома, на работе, в любом удобном месте и в удобное время.

Процедура регистрации максимально упрощена и займет несколько минут. После входа по ссылке https://portal.pfu.gov.ua следует выбрать пункт главного меню «Вхід» и выполнить первый вход на веб-портал по ЭЦП (закладка «За ЕЦП»).

Затем из предложенного перечня нужно выбрать орган, с помощью которого создан электронный ключ, и сам ключ. ЭЦП может содержаться на любом носителе (флешка или жесткий диск компьютера). Далее нужно ввести пароль и после завершения можно пользоваться электронными услугами веб-портала.

Заметим, что ЭЦП выдается в одном из аккредитованных центров сертификации ключей. Квалифицированными предоставителями электронных доверительных услуг являются:

• Акционерное общество коммерческий банк «ПРИВАТБАНК»;
• Генеральный штаб Вооруженных Сил Украины;
• Генеральная прокуратура Украины;
• Государственная казначейская служба Украины;
• Государственное предприятие «Энергорынок»;
• Государственное предприятие «Национальные информационные системы»;
• Государственное предприятие «Украинский институт интеллектуальной собственности»;
• Государственное предприятие «Украинские специальные системы»;
• Информационно-справочный департамент ГНС;
• Министерство внутренних дел Украины;
• Национальный банк Украины;
• Публичное акционерное общество «Государственный сберегательный банк Украины»;
• Публичное акционерное общество «Национальный депозитарий Украины»;
• Публичное акционерное общество «Укрсиббанк»;
• Общество с ограниченной ответственностью «Алтерсайн»;
• Общество с ограниченной ответственностью «Арт-мастер»;
• Общество с ограниченной ответственностью «Интер-Метл»;
• Общество с ограниченной ответственностью «КЛЮЧЕВЫЕ СИСТЕМЫ»;
• Общество с ограниченной ответственностью «Центр сертификации ключей «Украина»;
• Филиал «Главный информационно-вычислительный центр» публичного акционерного общества «Украинская железная дорога».

На сегодняшний день порядок и организация электронного документооборота, а также правовой статус и использование ЭЦП определяются Законом от 05.10.07 г. № 2155-VІІІ «Об электронных доверительных услугах». В нем ЭЦП имеет название «квалифицированная электронная подпись», которая в соответствии с п. 23 ст. 1 данного Закона считается усовершенствованной электронной подписью, создаваемой с использованием средства квалифицированной электронной подписи и базируется на квалифицированном сертификате открытого ключа.

Информацию о правилах получения ЭЦП см. по ссылке.

Заметим, что на сегодняшний день оформлять ЭЦП через Интернет очень удобно лицам, имеющим зарегистрированный личный кабинет в интернет-банке Приват-24. Это можно сделать быстро и бесплатно. Пошаговую инструкцию см. по ссылке.

В дальнейшем доступ к электронным услугам, таким как получение выписок, просмотр анкетных данных, подача обращений, жалоб, запись на прием и предоставление сканированных копий трудовой книжки и других документов, производится после авторизации на веб-портале.

Инструкцию, как пользоваться личным кабинетом веб-портала электронных услуг ПФУ, можно найти по ссылке.

Что касается сведений о трудовой деятельности, то в нем есть разделы «Все услуги» и «Комунікації з ПФУ». В первом можно открыть новый онлайн-сервис «Электронная трудовая книжка», о котором речь шла выше (изображение 5).

Изображение 5

Именно в нем будут отражаться записи трудовой книжки и ее сканированные копии (изображение 6).

Изображение 6

А предоставить их можно, используя раздел «Комунікації з ПФУ», где в сервисе «Надання скан-копій труд. книжки» происходит фактическое внесение этих данных. Для этого следует заранее подготовить сканированные копии трудовой книжки или документов, подтверждающих трудовой стаж (изображение 7).

Изображение 7

Выполнив эти шаги, лицо сможет пользоваться услугами ПФУ без проблем.

Заметим: если специалисты ПФУ обнаружат отсутствие в трудовой книжке необходимых записей или неправильные либо неточные записи о периодах работы (или другие расхождения), то в электронный кабинет застрахованного лица на веб-портале электронных услуг ПФУ будет отправлено соответствующее сообщение (абзац второй п. 9 Порядка № 1084). Заметим, что именно лицу, а не его работодателю. Поэтому работникам следует быть внимательными и проверять свой личный кабинет на веб-портале ПФУ.

И в завершение заметим, что учет трудовой деятельности в электронной форме обеспечит накопление, хранение и использование информации о полученном работником стаже работы, образовании, квалификации для подтверждения имеющегося трудового стажа при заключении трудового договора, назначении пенсий и для других целей, предусмотренных законодательством.

Особенно это касается периодов до 01.07.2000 г., так как до этой даты не велся персонифицированный учет и трудовая книжка была единственным подтверждающим документом о приобретенном работником стаже.

Добавим также, что кроме рассмотренных новшеств Постановлением № 1084 поручено Минфину пересмотреть форму Отчета по ЕСВ в целях учета сведений о должностях, квалификации и условиях труда застрахованных лиц. В частности, речь идет об изменениях в таблице 5 данного Отчета.