Укладаємо договір з транспортною компанією: алгоритм дій

Для перевезення товарів суб’єкти господарювання часто користуються послугами транспортно-логістичних компаній. Але перевізник не завжди надає своїм клієнтам усі необхідні документи та не завжди оформляє їх відповідно до вимог чинного законодавства. Через це в деяких випадках податковий орган визнає такі угоди спрямованими на отримання неправомірної податкової вигоди або такими, що не мають належних підтвердних документів, що призводить до збільшення податку на прибуток та ПДВ. У статті порадимо, які конкретні крокі необхідно виконати суб’єкту господарювання, щоб убезпечити себе від ймовірних ризиків, а також наведемо приклади із судової практики.

Крок 1. Перевіряємо кількість автомобілів у перевізника

Перш ніж укладати договір про перевезення вантажів, необхідно переконатися в наявності у перевізника власного або орендованого майна, за допомогою якого логістична компанія надає послуги перевезення. Також варто з’ясувати, на яких автомобілях буде здійснюватися доставка ваших товарів. Можна попросити надати копії технічних паспортів на автомобілі, які має перевізник.

Причому якщо в технічному паспорті автомобіля зазначено, що власником є фізична особа, наприклад засновник логістичної компанії або пов’язана з ним особа, поцікавтесь, чи укладено перевізником договір оренди цього автотранспортного засобу (попросіть копію). Адже в іншому разі цей автомобіль не має ніякого відношення до компанії перевізника.

Крім того, необхідно знати, що не кожен договір оренди автотранспортного засобу є легітимним. Наприклад, договір оренди автомобіля між двома юридичними особами укладається у звичайній письмовій формі та не потребує додаткових посвідчень. Але якщо договір оренди укладено юрособою з фізичною особою, такий договір потребує нотаріального посвідчення (це вимога ч. 2 ст. 799 Цивільного кодексу України, далі – ЦКУ).

Крок 2. Формуємо необхідний пакет документів

Коли йдеться про перевезення вантажів, нам потрібна перш за все товарно-транспортна накладна (далі – ТТН).

Нагадаємо, що відповідно до розд. 1 Правил перевезення вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджених наказом Мінтрансу від 14.10.1997 № 363 (далі – Правила № 363), товарно-транспортна накладна є єдиним для всіх учасників транспортного процесу документом, призначеним для обліку товарно-матеріальних цінностей на шляху їх переміщення, для ведення розрахунків за перевезення вантажу та обліку виконаної роботи, а також є одним із документів, що може використовуватися для списання товарно-матеріальних цінностей, оприбуткування, складського, оперативного та бухгалтерського обліку. Товарно-транспортна накладна може бути складена у паперовій або електронній формі та має містити обов'язкові реквізити, передбачені Правилами № 363.

Аналогічної позиції дотримується Верховний Суд – див. постанову від 13.11.2018 у справі № К/9901/26777/18. Предметом судового спору був факт визнання господарських операцій між замовником та перевізником безтоварними. Водночас судом було висловлено позицію не лише щодо безтоварності господарських операцій, а й щодо ролі ТТН у формуванні показників бухгалтерського обліку. Судом було зазначено, що доводи податкового органу щодо недоліків ТТН як обставини, що свідчить про нереальність господарських операцій, є безпідставними, оскільки ТТН призначена для обліку руху товарно-матеріальних цінностей та ведення розрахунків за їх перевезення автомобільним транспортом, тобто ТТН є доказом, який підтверджує факт надання або отримання транспортних послуг, а не реальність господарської операції в цілому. В межах спірних відносин податковий кредит з ПДВ за фактом придбання послуг перевезення позивачем не було сформовано, що обумовлює безпідставність доводів податкового органу в частині вимог до ТТН взагалі.

Така позиція суду означає: основним документом, що підтверджує факт надання та отримання послуг перевезення, є ТТН, яка складається перевізником. У випадку відсутності ТТН фіскальний орган може визнати недійсними послуги перевезення, надані на підставі договору та акта виконаних робіт.

Що робити, якщо для підтвердження господарської операції з перевезення вантажу підприємству не вдалося отримати ТТН від перевізника?

У разі відсутності ТТН необхідно мати інші документи, які будуть підтверджувати факт перевезення та вартість таких послуг.

На можливість доведення факту перевезення вантажу за відсутності ТТН зазначив Верховний Суд у постанові від 11.12.2018 у справі № К/9901/64401/18. Предметом судового розгляду був спір між платником податків та податковим органом щодо визнання господарської операції такою, що направлена на отримання неправомірної податкової вигоди. Аналізуючи доводи сторін, суд зазначив, що аргумент податкового органу щодо недоліків ТТН визнано судами попередніх інстанцій безпідставним, оскільки ТТН не є документом, що підтверджує факт придбання або продажу товарно-матеріальних цінностей, наявність або відсутність ТТН та недоліки у їх оформленні не є підставою для висновків про безтоварність господарської операції, якщо з інших даних вбачається фактичний рух активів або зміни у зобов'язаннях платника податків.

Якими саме документами можна підтвердити реальність перевезення за відсутності ТТН?

Документами, які підтвердять факт отримання послуг перевезення, можуть бути:

• договір перевезення;
• акти виконаних робіт;
• заявки підприємства на перевезення;
• листи між підприємством та перевізником;
• наявні у перевізника ліцензії (наприклад, на перевезення особливо небезпечних вантажів);
• платіжні доручення про оплату послуг перевезення.

Такі документи можуть підтвердити рух активів та зміну зобов’язань сторін договору перевезення, що дозволить включити витрати на оплату послуг перевезення до складу загальних валових витрат. А це, у свою чергу, дасть змогу зменшити суму податку на прибуток підприємства.

У подальшому суб’єкт господарювання може роздрукувати заявки, що надсилалися перевізнику, та відповіді, які ним надавалися після їх отримання. Такі заявки замовника будуть мати статус «оферти» (пропозиції укласти договір) у розумінні ч. 1 ст. 641 ЦКУ.

Також сторони можуть зафіксувати в договорі порядок визначення вартості послуг перевізника та спосіб прийняття ним заявки (акцепт). Наприклад, можна домовитися, що у відповідь на заявку замовника перевізник надсилає рахунок-фактуру із зазначенням кілометражу доставки та вартості послуг, що в розумінні ч. 1 ст. 642 ЦКУ є акцептом. І додати, що перевізник вважається таким, що прийняв замовлення, у випадку надсилання ним рахунка-фактури протягом трьох годин після отримання заявки.

Крім того, сторони можуть визначити процедуру погодження ціни замовником. Наприклад, зазначити, що відсутність заперечень або пропозицій замовника протягом трьох годин після отримання рахунка-фактури означає його згоду з ціною перевізника (акцепт зі сторони замовника).

Положення договору перевезення з цих питань можуть бути викладені у будь-який спосіб, що не заборонений законом (див. табл. 1).

Таблиця 1. Приклади формулювань пунктів договору перевезення, укладеного в електронній формі

Термінове перевезення: як діяти, якщо не встигли підписати договір?

Трапляються ситуації, коли немає часу на укладання договору перевезення та отримання його оригіналу, оскільки вантаж необхідно відправити терміново. У такому випадку бухгалтеру підприємства-замовника слід пам’ятати про норму ч. 2 ст. 642 ЦКУ. Там сказано: якщо перевізник, отримавши пропозицію (заявку) про укладення договору, у межах строку для відповіді вчинив дію відповідно до вказаних у пропозиції умов договору (відвантажив товари, надав послуги, виконав роботи, сплатив відповідну суму грошей, що засвідчує про його бажання укласти договір), то ця дія є прийняттям пропозиції, якщо інше не вказане в пропозиції укласти договір або не встановлено законом.

Тому прибуття перевізника після отримання заявки (оферти) від підприємства для отримання вантажу, його отримання та подальше перевезення і будуть діями, які підтверджують факт прийняття заявки (акцепт) та укладання перевізником договору перевезення вантажу. Але в подальшому необхідно буде подбати про отримання від перевізника оригіналів договору перевезення, ТТН, актів виконаних робіт, рахунка-фактури.

Якщо вантаж було видано перевізнику комірником або особою, що відповідає за вантаж, зі складу підприємства, то за відсутності ТТН можете попросити комірника написати службову (доповідну) записку на ім’я директора підприємства про обставини відвантаження товару, зазначивши в ній такі відомості:

• державний номерний знак автомобіля, на якому забрали вантаж;
• прізвище особи, яка забрала вантаж;
• адресу, за якою вантаж має бути доставлено;
• інші обставини, що дозволять ідентифікувати перевізника, який надавав послуги вашому підприємству.

Далі можете надіслати перевізнику копію цієї службової записки з метою отримання в нього підтвердження таких обставин. Лист-підтвердження, отриманий від перевізника, можна роздрукувати та зберігати як доказ укладання договору перевезення вантажу.

Крім того, бухгалтер вашого підприємства може попросити, щоб водій перевізника, який отримував та доставляв вантаж, написав пояснення щодо обставин отримання та доставки товару. Такий документ буде мати статус письмового доказу в розумінні ч. 1 ст. 94 Кодексу адміністративного судочинства України, в разі необхідності його можна бути використати для захисту в суді. І хоча такі пояснення водія не матимуть статусу заяви свідка, але можуть бути використані для захисту прав платника податків у випадку спору з фіскальним органом.

І ще одна порада. Імовірно, на складі, де зберігається товар, ведеться відеонагляд. Тобто можна попросити службу безпеки підприємства скопіювати відео процесу завантаження та розвантаження товару з метою доведення факту реальності господарської операції у випадку її невизнання контролюючим органом.

Крок 3. Складаємо договір перевезення з огляду на вимоги законодавства

Під час укладення договорів перевезення необхідно пам’ятати про певні вимоги до таких договорів.

Письмова форма договору. Відповідно до ч. 2 ст. 909 ЦКУ договір перевезення вантажу укладається у письмовій формі. При цьому під письмовою формою договору розуміється документ, що засвідчує факт замовлення та перевезення вантажу (тобто такий документ не обов’язково повинен мати назву «договір»).

А згідно з ч. 3 ст. 909 ЦКУ укладення договору перевезення вантажу підтверджується складенням транспортної накладної (коносамента або іншого документа, встановленого транспортними кодексами (статутами). У такому випадку ТТН є водночас і первинним бухгалтерським документом, що підтверджує факт отримання та доставки товару, і договором перевезення, укладеним у письмовій формі. Тобто за відсутності договору перевезення фіскальний орган не зможе лише з цієї підстави визнати господарську операцію фіктивною, якщо є ТТН.

У деяких випадках навіть обмін підписаними актами виконаних робіт щодо перевезення вантажу за відсутності договору та наявності інших доказів переміщення товару буде вважатися належним доказом факту надання послуг з перевезення.

Довгострокові договірні відносини з перевізником. Цивільне законодавство, а саме ч. 1 ст. 914 ЦКУ, містить поняття довгострокового договору перевезення, коли сторони здійснюють дії з перевезення на систематичній основі. У такому випадку договір перевезення може встановлювати особливості перевезення вантажу: розмір оплати та порядок розрахунків сторін; строки доставки; відповідальність за вантаж; страхування тощо. Якщо підприємство здійснює систематичні відправки вантажів, радимо укласти саме договір перевезення та зазначити в ньому всі особливості доставки вантажів.

Порядок подання заявок. Договором перевезення можна зафіксувати порядок подання та отримання замовлення на перевезення, наприклад шляхом подання заявок електронною поштою або за допомогою інших телекомунікаційних засобів зв’язку: Viber, Telegram, Messanger. Якщо такі заявки будуть подаватися онлайн без зазначення права на це в договорі, то підприємству – у випадку невизнання таких обставин перевізником – потрібно буде доводити, що сторони домовилися саме про такий спосіб спілкування. За наявності у вантажовідправника права на онлайн-контактування, закріпленого в договорі, будь-які спори з цього приводу будуть неможливими.

Податкові нюанси. У деяких випадках між замовником та перевізником можуть виникати такі взаємовідносини, коли кожна сторона буде зобов’язана сплатити іншій певну суму грошових коштів. Наприклад, замовник – за послуги перевезення, а перевізник – за пошкодження вантажу, несвоєчасну доставку (компенсацію, штраф тощо). Тому необхідно врахувати, на якій системі оподаткування перебуває кожна сторона та за якою схемою вона працює з контрагентами. Наприклад, перевізник або замовник перебувають на єдиному податку або працюють через фірму-посередника. У такому випадку бухгалтеру слід пам’ятати, що відповідно до п. 291.6 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) платники єдиного податку третьої групи повинні здійснювати розрахунки за відвантажені товари (виконані роботи, надані послуги) виключно в грошовій формі – готівковій або безготівковій, зокрема з використанням електронних грошей. Тобто зарахування зустрічних кредиторських вимог між платниками єдиного податку заборонено. А отже, сторони зобов’язані сплачувати одна одній реальні кошти за договорами, укладеними між ними.

Дії, які варто здійснити перед укладанням договору з перевізником, наведемо в табл. 2.

Таблиця 2. Дії бухгалтера перед укладанням договору з транспортною компанією

Крок 4. Складаємо акт виконаних робіт до договору перевезення

За наявності договору перевезення окрім оформлення ТТН сторонам необхідно також складати та підписувати акти виконаних робіт, у яких відображати всі послуги, що надавалися перевізником за календарний період (день, місяць), або складати окремий акт за кожним фактом перевезення.

Якщо сторони вирішили укладати акт виконаних робіт за місяць, то в такому документі бажано якомога докладніше відобразити:

• назву господарської операції;
• місце загрузки товару;
• місце відвантаження;
• кілометраж;
• назву автомобіля, що здійснював перевезення.

Таку інформацію необхідно наводити за кожним фактом перевезення окремо та зазначити загальну кількість перевезень за календарний місяць.

Якщо до кожного перевезення вантажу сторони складали ТТН, то в акті виконаних робіт за місяць можуть зазначатися номери ТТН та дати їх складення.

Приклади формулювань в акті наведемо у табл. 3.

Таблиця 3. Приклади формулювань пунктів акта виконаних робіт до договору перевезення

Висновки

1. Якщо для перевезення своїх вантажів ви не уклали з транспортною компанією договір перевезення, такі господарські операції можуть бути визнано направленими на отримання неправомірної податкової вигоди. Підтвердженням факту перевезення за відсутності договору та актів виконаних робіт може бути ТТН, складена сторонами.
2. Договір перевезення може укладатися в нетиповій формі, наприклад шляхом обміну заявкою (оферта) та рахунком-фактурою (акцепт) між замовником та перевізником, складанням ними актів виконаних робіт.
3. До моменту укладання договору перевезення бухгалтеру підприємства-замовника необхідно пересвідчитися в наявності у перевізника достатньої кількості автомобілів, які будуть здійснювати перевезення.
4. За відсутності ТТН замовнику необхідно мати: договір, акт виконаних робіт, рахунок-фактуру, інші документи, що будуть підтверджувати факт отримання послуг.