Заключаем договор с транспортной компанией: алгоритм действий

Для перевозки товаров предприятия часто пользуются услугами транспортно-логистических компаний. Но перевозчик не всегда предоставляет своим клиентам все необходимые документы и не всегда оформляет их в соответствии с требованиями действующего законодательства. Поэтому в некоторых случаях налоговый орган признает такие соглашения направленными на получение неправомерной налоговой выгоды или не имеющими надлежащих подтверждающих документов, что приводит к увеличению налога на прибыль и НДС. В статье посоветуем, какие конкретные шаги необходимо выполнить субъекту хозяйствования, чтобы обезопасить себя от возможных рисков, а также приведем примеры судебной практики.

Шаг 1. Проверяем количество автомобилей у перевозчика

Прежде чем заключать договор о перевозке грузов, необходимо убедиться в наличии у перевозчика собственного или арендованного имущества, посредством которого логистическая компания предоставляет услуги перевозки. Также следует выяснить, на каких автомобилях будет осуществляться доставка ваших товаров. Можно попросить предоставить копии технических паспортов на автомобили с перевозчиком.

Причем если в техническом паспорте автомобиля указано, что владельцем является физическое лицо, например учредитель логистической компании или связанное с ним лицо, поинтересуйтесь, заключен ли перевозчиком договор аренды этого автотранспортного средства (попросите копию). Ведь в противном случае этот автомобиль не имеет никакого отношения к компании перевозчика.

Кроме того, необходимо знать, что не каждый договор аренды автотранспортного средства является легитимным. Например, договор аренды автомобиля между двумя юридическими лицами заключается в обычной письменной форме и не требует дополнительных удостоверений. Но если договор аренды заключен юрлицом с физическим лицом, такой договор необходимо нотариально удостоверить (это требование ч. 2 ст. 799 Гражданского кодекса Украины, далее – ГКУ).

Шаг 2. Формируем необходимый пакет документов

Когда речь идет о перевозке грузов, нам нужна, прежде всего, товарно-транспортная накладная (далее – ТТН).

Напомним, что в соответствии с разд. 1 Правил перевозки грузов автомобильным транспортом в Украине, утвержденных приказом Минтранса от 14.10.1997 № 363 (далее – Правила № 363), товарно-транспортная накладная является единым для всех участников транспортного процесса документом, предназначенным для учета товарно-материальных ценностей на пути их перемещения, для ведения расчетов за перевозку груза и учета проделанной работы, а также является одним из документов, который может использоваться для списания товарно-материальных ценностей, оприходования, складского, оперативного и бухгалтерского учета. Товарно-транспортная накладная может быть составлена в бумажной или электронной форме и должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные Правилами № 363.

Аналогичной позиции придерживается Верховный Суд – см. постановление от 13.11.2018 по делу № К/9901/26777/18. Предметом судебного спора являлся факт признания хозяйственных операций между заказчиком и перевозчиком безтоварными. В то же время судом была высказана позиция не только относительно безтоварности хозяйственных операций, но и роли ТТН в формировании показателей бухгалтерского учета. Судом было указано, что доводы налогового органа относительно недостатков ТТН как обстоятельства, свидетельствующего о нереальности хозяйственных операций, безосновательны, поскольку ТТН предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и ведения расчетов за их перевозку автомобильным транспортом, то есть ТТН является доказательством, подтверждающим факт оказания или получения транспортных услуг, а не реальность хозяйственной операции в целом. В рамках спорных отношений налоговый кредит по НДС по факту приобретения услуг перевозки истцом не был сформирован, что обуславливает безосновательность доводов налогового органа в части требований к ТТН вообще.

Такая позиция суда означает: основным документом, подтверждающим факт предоставления и получения услуг перевозки, является ТТН, которая составляется перевозчиком. При отсутствии ТТН фискальный орган может признать недействительными услуги перевозки, предоставленные на основании договора и акта выполненных работ.

Что делать, если для подтверждения хозяйственной операции по перевозке груза предприятию не удалось получить ТТН от перевозчика?

В случае отсутствия ТТН необходимо иметь другие документы, подтверждающие факт перевозки и стоимость таких услуг.

На возможность доказательства факта перевозки груза при отсутствии ТТН указал Верховный Суд в постановлении от 11.12.2018 по делу № К/9901/64401/18. Предметом судебного разбирательства был спор между налогоплательщиком и налоговым органом о признании хозяйственной операции направленной на получение неправомерной налоговой выгоды. Анализируя доводы сторон, суд отметил, что аргумент налогового органа относительно недостатков ТТН признан судами предыдущих инстанций безосновательным, поскольку ТТН не является документом, подтверждающим факт приобретения или продажи товарно-материальных ценностей, наличие или отсутствие ТТН и недостатки в их оформлении не являются основанием для выводов о безтоварности хозяйственных операций, если из других данных усматривается фактическое движение активов или изменения в обязательствах налогоплательщика.

Какими именно документами можно подтвердить реальность перевозки при отсутствии ТТН?

Документами, подтверждающими факт получения услуг перевозки, могут быть:

• договор перевозки;
• акты выполненных работ;
• заявки предприятия на перевозку;
• письма между предприятием и перевозчиком;
• имеющиеся у перевозчика лицензии (например, на перевозку особо опасных грузов);
• платежные поручения об оплате услуг перевозки.

Такие документы могут подтвердить движение активов и изменение обязательств сторон договора перевозки, что позволит включить расходы по оплате услуг перевозки в состав общих валовых расходов. А это, в свою очередь, позволит снизить сумму налога на прибыль предприятия.

В дальнейшем предприятие может распечатать заявки, которые отправлялись перевозчику, и ответы, которые им предоставлялись после их получения. Такие заявки заказчика будут иметь статус «оферты» (предложения заключить договор) в понимании ч. 1 ст. 641 ГКУ.

Также стороны могут зафиксировать в договоре порядок определения стоимости услуг перевозчика и способ приема заявки (акцепт). Например, можно договориться, что в ответ на заявку заказчика перевозчик присылает счет-фактуру с указанием километража доставки и стоимости услуг, что в понимании ч. 1 ст. 642 ГКУ является акцептом. И добавить, что перевозчик считается принявшим заказ в случае отправки им счета-фактуры в течение трех часов после получения заявки.

Кроме того, стороны могут определить процедуру согласования цены заказчиком. Например, указать, что отсутствие возражений или предложений заказчика в течение трех часов после получения счета-фактуры означает его согласие с ценой перевозчика (акцепт со стороны заказчика).

Положения договора перевозки по этим вопросам могут быть изложены любым способом, не запрещенным законом (см. табл. 1).

Таблица 1. Примеры формулировок пунктов договора перевозки, заключенного в электронной форме

Срочная перевозка: как действовать, если не успели подписать договор?

Бывают случаи, когда нет времени на заключение договора перевозки и получение его оригинала, поскольку груз необходимо отправить срочно. В таком случае бухгалтеру предприятия-заказчика следует помнить о норме ч. 2 ст. 642 ГКУ. Там сказано: если перевозчик, получив предложение (заявку) о заключении договора, в пределах срока для ответа совершил действие в соответствии с указанными в предложении условиями договора (отгрузил товары, оказал услуги, выполнил работы, уплатил соответствующую сумму денег, что свидетельствует о его желании заключить договор), то это действие является принятием предложения, если иное не указано в предложении заключить договор или не установлено законом.

Поэтому прибытие перевозчика после получения заявки (оферты) от предприятия для получения груза, его получение и последующая перевозка и будут действиями, подтверждающими факт приема заявки (акцепт) и заключения перевозчиком договора перевозки груза. Но в дальнейшем необходимо будет позаботиться о получении от перевозчика оригиналов договора перевозки, ТТН, актов выполненных работ, счета-фактуры.

Если груз был выдан перевозчику кладовщиком или лицом, отвечающим за груз, со склада предприятия, то при отсутствии ТТН можете попросить кладовщика написать служебную (докладную) записку на имя директора предприятия об обстоятельствах отгрузки товара, указав в ней следующие сведения:

• государственный номерной знак автомобиля, на котором забрали груз;
• фамилию лица, забравшего груз;
• адрес, по которому груз должен быть доставлен;
• другие обстоятельства, которые позволяют идентифицировать перевозчика, предоставляющего услуги вашему предприятию.

Далее можете отправить перевозчику копию этой служебной записки в целях получения у него подтверждения таких обстоятельств. Письмо-подтверждение, полученное от перевозчика, можно распечатать и хранить как доказательство заключения договора перевозки груза.

Кроме того, бухгалтер вашего предприятия может попросить, чтобы водитель перевозчика, который получал и доставлял груз, написал объяснения относительно обстоятельств получения и доставки товара. Такой документ будет иметь статус письменного доказательства в понимании ч. 1 ст. 94 Кодекса административного судопроизводства Украины, в случае необходимости его можно использовать для защиты в суде. И хотя такие объяснения водителя не будут иметь статуса заявления свидетеля, но могут быть использованы для защиты прав налогоплательщика в случае спора с фискальным органом.

И еще один совет. Вероятно, на складе, где хранится товар, ведется видеонаблюдение. То есть можно попросить службу безопасности предприятия скопировать видео процесса погрузки и разгрузки товара в целях доказательства факта реальности хозяйственной операции в случае ее непризнания контролирующим органом.

Шаг 3. Составляем договор перевозки с учетом требований законодательства

При заключении договоров перевозки необходимо помнить определенные требования к таким договорам.

Письменная форма договора. Согласно ч. 2 ст. 909 ГКУ договор перевозки груза заключается в письменной форме. При этом под письменной формой договора понимается документ, удостоверяющий факт заказа и перевозки груза (т. е. такой документ не обязательно должен иметь название «договор»).

А согласно ч. 3 ст. 909 ГКУ заключение договора перевозки груза подтверждается составлением транспортной накладной (коносамента или другого документа, установленного транспортными кодексами (уставами). В таком случае ТТН является одновременно и первичным бухгалтерским документом, подтверждающим факт получения и доставки товара, и договором перевозки, заключенным в письменной форме. То есть при отсутствии договора перевозки фискальный орган не сможет только по этому основанию признать хозяйственную операцию фиктивной, если есть ТТН.

В некоторых случаях даже обмен подписанными актами выполненных работ по перевозке груза при отсутствии договора и наличии других доказательств перемещения товара будет считаться доказательством факта предоставления услуг по перевозке.

Долгосрочные договорные отношения с перевозчиком. Гражданское законодательство, а именно ч. 1 ст. 914 ГКУ, содержит понятие долгосрочного договора перевозки, когда стороны совершают действия по перевозке на систематической основе. В таком случае договор перевозки может устанавливать особенности перевозки груза: размер оплаты и порядок расчетов сторон; сроки доставки; ответственность за груз; страховка и т. д. Если предприятие осуществляет систематические отправки грузов, советуем заключить договор перевозки и указать в нем все особенности доставки грузов.

Порядок подачи заявок. Договором перевозки можно зафиксировать порядок подачи и получения заказа на перевозку, например путем подачи заявок по электронной почте или с помощью других телекоммуникационных средств связи: Viber, Telegram, Messanger. Если такие заявки будут подаваться онлайн без указания права на это в договоре, то предприятию – в случае непризнания таких обстоятельств перевозчиком – нужно будет доказывать, что стороны договорились именно об этом способе общения. При наличии у грузоотправителя права на онлайн-контактирование, закрепленного в договоре, любые споры на этот счет будут невозможны.

Налоговые нюансы. В некоторых случаях между заказчиком и перевозчиком могут возникать такие взаимоотношения, когда каждая сторона будет обязана уплатить другой определенную сумму денежных средств. Например, заказчик – за услуги перевозки, а перевозчик – за повреждение груза, несвоевременную доставку (компенсацию, штраф и т. п.). Поэтому необходимо учесть, на какой системе налогообложения находится каждая сторона и по какой схеме она работает с контрагентами. Например, перевозчик или заказчик находятся на едином налоге либо работают через фирму-посредника. В таком случае бухгалтеру следует помнить, что в соответствии с п. 291.6 Налогового кодекса Украины (далее – НКУ) плательщики единого налога третьей группы должны осуществлять расчеты за отгруженные товары (выполненные работы, оказанные услуги) исключительно в денежной форме – наличной или безналичной, в том числе с использованием электронных денег. То есть зачет встречных кредиторских требований между плательщиками единого налога запрещен. А значит, стороны обязаны платить друг другу реальные денежные средства по договорам, заключенным между ними.

Действия, которые стоит совершить перед заключением договора с перевозчиком, приведем в табл. 2.

Таблица 2. Действия бухгалтера перед заключением договора с транспортной компанией

Шаг 4. Составляем акт выполненных работ к договору перевозки

При наличии договора перевозки, кроме оформления ТТН, сторонам необходимо также составлять и подписывать акты выполненных работ, в которых отражать все услуги, которые предоставлялись перевозчиком за календарный период (день, месяц), или составлять отдельный акт по каждому факту перевозки.

Если стороны решили заключать акт выполненных работ за месяц, то в таком документе желательно подробнее отразить:

• название хозяйственной операции;
• место погрузки товара;
• место отгрузки;
• километраж;
• название автомобиля, осуществлявшего перевозку.

Такую информацию необходимо приводить по каждому факту перевозки отдельно и указать общее количество перевозок за календарный месяц.

Если для каждой перевозки груза стороны составляли ТТН, то в акте выполненных работ за месяц могут указываться номера ТТН и даты их составления.

Примеры формулировок в акте приведем в табл. 3.

Таблица 3. Примеры формулировок пунктов акта выполненных работ к договору перевозки

Выводы

1. Если для перевозки грузов вы не заключили с транспортной компанией договор перевозки, такие хозяйственные операции могут быть признаны направленными на получение неправомерной налоговой выгоды. Подтверждением факта перевозки при отсутствии договора и актов выполненных работ может быть ТТН, составленная сторонами.
2. Договор перевозки может заключаться в нетипичной форме, например, путем обмена заявкой (оферта) и счетом-фактурой (акцепт) между заказчиком и перевозчиком, составлением ими актов выполненных работ.
3. До момента заключения договора перевозки бухгалтеру предприятия-заказчика необходимо убедиться в наличии у перевозчика достаточного количества автомобилей, осуществляющих перевозку.
4. При отсутствии ТТН заказчику необходимо иметь: договор, акт выполненных работ, счет-фактуру, другие документы, подтверждающие факт получения услуг.