Підприємство змінює адресу: що та як потрібно оформити?

Ситуація. У січні закінчується строк дії договору оренди приміщення під офіс. У зв’язку із цим підприємство планує змінити своє місцезнаходження, уклавши договір оренди іншого приміщення. Виникла низка запитань щодо оформлення всіх необхідних документів.

Про що стаття? Ми розглянемо, якою має бути послідовність дій підприємства при зміні місцезнаходження, куди та які документи потрібно буде подати.

Загальні положення

Місцезнаходженням юридичної особи є фактичне місце ведення діяльності або розташування офісу, з якого здійснюється щоденне керівництво діяльністю юрособи (там переважно перебувають керівники), управління та облік (ст. 93 Цивільного кодексу, далі – ЦК).

Відомості про місцезнаходження підприємства містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань (далі – ЄДР) (п. 10 ч. 2 ст. 9 Закону від 15.05.2003 № 755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань», далі – Закон № 755).

Якщо підприємство змінює своє місцезнаходження, то до ЄДР мають бути внесені зміни. Крім того, про цю подію необхідно повідомити відповідні державні органи та інших заінтересованих осіб.

Що загрожує підприємству, яке змінило свою адресу, але не внесло ці зміни до ЄДР?

Відомості в ЄДР мають бути в актуальному стані, оскільки ними користуються контролюючі органи та ваші контрагенти. Розбіжність у даних – коли фактичне місцезнаходження не збгається із зазначеним у ЄДР – може мати негативні наслідки.

Наприклад, податковий орган у цьому випадку може застосувати до підприємства штраф на підставі п. 117.1 Податкового кодексу (далі – ПК) у розмірі 1 020 грн.

Крім того, підприємство не зможе своєчасно «зустріти» перевіряючих, якщо вони прийдуть з перевіркою на адресу, зазначену в ЄДР, за якою підприємство не знаходиться. А це вже загрожує штрафами за недопуск до перевірки. Наприклад, якщо органи Держпраці не знайдуть підприємство за адресою, зазначеною в ЄДР, і з цієї причини перевірка не відбудеться, то до підприємства можуть застосувати штраф на підставі ст. 265 КЗпП:

• за недопуск до перевірки з питань дотримання законодавства про працю, створення перешкод під час її проведення – у розмірі 3 МЗП (мінімальних зарплати) (зараз це 21 300 грн);
• за вищезазначені дії у разі перевірки щодо виявлення порушень, які стосуються фактичного допуску фізособи до роботи без оформлення з нею трудового договору (контракту), оформлення працівника на неповний робочий час у разі фактичного виконання ним роботи протягом повного робочого часу, установленого на підприємстві, та виплати зарплати без нарахування та сплати ЄСВ – у розмірі 16 МЗП (зараз це 113 600 грн).

Крім того, на вашу стару адресу приходитиме поштова кореспонденція, і якщо її вчасно не забирати, ви можете пропустити важливі для вас повідомлення.

Тому рекомендуємо вам не затягувати з унесенням змін до ЄДР, а також оформленням інших необхідних документів. Нижче ми докладно розповімо, як вам треба діяти.

Вносимо зміни до ЄДР

Насамперед загляньте у свій статут – чи зазначене у ньому місцезнаходження вашого підприємства. Якщо зазначене, тоді одночасно з унесенням змін до ЄДР потрібно буде внести зміни і до статуту.

Перелік документів, які необхідно подати держреєстратору для внесення змін до ЄДР, залежить від наявності/відсутності у статуті відомостей про місцезнаходження юрособи (ч. 4 ст. 17 Закону № 755).

Варіант 1. У статуті є відомості про місцезнаходження юрособи

У цьому випадку ви маєте подати держреєстратору:

• заяву за формою 2, затвердженою наказом Мін’юсту від 18.11.2016 № 3268/5;
• документ про сплату адмінзбору. Відповідно до ст. 36 Закону № 755 розмір збору становить 0,3 прожиткового мінімуму для працездатних осіб (далі – ПМ), установленого на 1 січня поточного року (з округленням до найближчих 10 грн). Станом на 01.01.2024 ПМ дорівнює 3 028 грн. Відповідно, у 2024 році розмір адмінзбору в нашому випадку становить 910 грн;
• оригінал (нотаріально посвідчену копію) рішення уповноваженого органу управління юрособи про зміну місцезнаходження юрособи та внесення змін до статуту (прийняття його нової редакції). У ТОВ таке рішення уповноважені приймати загальні збори учасників (ст. 30 Закону від 06.02.2018 № 2275-VIII «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю», далі – Закон № 2275), оформляється воно протоколом загальних зборів учасників (ч. 4 ст. 33 Закону № 2275). В акціонерних товариствах рішення приймають загальні збори акціонерів (ст. 39 Закону від 27.07.2022 № 2465-IX «Про акціонерні товариства», далі – Закон № 2465), воно оформлюється протоколом загальних зборів акціонерів (ст. 57 Закону № 2465);
• нову редакцію статуту.

Варіант 2. У статуті немає відомостей про місцезнаходження юрособи

У такому разі необхідно подати держреєстратору:

• заяву (форма 2);
• документ про сплату адмінзбору (розмір той самий, у 2024 році – 910 грн).

Як швидко буде внесено зміни до ЄДР?

Подані підприємством документи мають бути розглянуті протягом 24 годин після їх надходження держреєстратору (крім вихідних та святкових днів) (ч . 1 ст. 26 Закону № 755). І якщо документи оформлені правильно, то протягом цього строку будуть унесені зміни до ЄДР: там буде зазначене нове місцезнаходження юрособи.

Повідомляємо податковий орган

Якщо відомості про підприємство зафіксовані в ЄДР, то повідомляти податковий орган про зміну місцезнаходження не потрібно: про ці зміни податковий орган дізнається від держреєстратора у порядку інформаційної взаємодії ЄДР з інформаційними системами держорганів (ст. 13 Закону № 755). Однак у певних випадках підприємству все ж таки доведеться це зробити (див. нижче).

А тепер розглянемо окремі нюанси щодо подання документів до податкового органу.

Форма № 20-ОПП

У нашій ситуації підприємство змінює своє місцезнаходження у зв’язку із закінченням строку дії договору оренди офісного приміщення та укладанням нового договору оренди. Тому підприємству необхідно буде подати форму № 20-ОПП.

Нагадаємо, що обов’язок подання цієї форми передбачений ст. 63 ПК, а також Порядком обліку платників податків та зборів, затвердженим наказом Мінфіну від 09.12.2011 № 1588 (далі – Порядок № 1588).

Так, про всі об’єкти оподаткування та об’єкти, пов’язані з оподаткуванням (далі – об’єкти оподаткування), платник податків повинен повідомляти податкові органи за місцем свого основного обліку (п. 63.3 ПК, п. 8.1 Порядку № 1588). Повідомлення здійснюється шляхом подання форми № 20-ОПП (додаток 10 до Порядку № 1588). У додатку також наведено пам’ятку щодо заповнення форми № 20-ОПП.

Інформувати потрібно про всі об’єкти оподаткування: власні, орендовані або передані в оренду (абзац другий п. 8.4 Порядку № 1588)

У нашому випадку підприємство має повідомити податковий орган за місцем свого основного обліку:

• про закриття об’єкта оподаткування (щодо офісного приміщення, за яким закінчився договір оренди);
• про відкриття нового об’єкта (офісу) за новою адресою відповідно до нового договору оренди.

Платникам єдиного податку

Якщо підприємство є платником єдиного податку (далі – ЄП) третьої групи, йому необхідно виконати вимогу п. 298.6 ПК – подати до податкового органу заяву про зміну податкової адреси, місця провадження господарської діяльності не пізніше останнього дня кварталу, у якому відбулися такі зміни.

Наприклад, якщо зміна адреси відбувається у січні 2024 року, то подати заяву потрібно не пізніше 31.03.2024 (але ця неділя, тож слід орієнтуватися на дату 29.03.2024). До податкового органу подається реєстраційна заява за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 16.07.2019 № 308 (із позначкою «Зміни»). На підставі цієї заяви орган ДПС внесе зміни до реєстру платників ЄП.

Платникам ПДВ

Відповідно до п. 183.15 ПК, якщо платник податків змінює своє місцезнаходження або платника податків переводять на обслуговування до іншого контролюючого органу, то зняття його з обліку в одному контролюючому органі та взяття на облік в іншому здійснюються в порядку, установленому Мінфіном. Аналогічна норма є у п. 4.1 Положення про реєстрацію платників податку на додану вартість, затвердженого наказом Мінфіну від 14.11.2014 № 1130 (далі – Положення № 1130). Таке зняття з обліку та взяття на облік провадяться на підставі даних, отриманих податковим органом з ЄДР відповідно до правил, зафіксованих у розд. Х Порядку № 1588.

Як роз’яснює ДПС (ЗІР, категорія 101.02), у цьому випадку перереєстрація платника ПДВ не проводиться, тому подавати до податкового органу заяву за формою 1-ПДВ із позначкою «Перереєстрація» не потрібно.

Власникам РРО

Якщо підприємство має РРО, зареєстровані на стару адресу, то потрібно здійснити їх перереєстрацію на нову адресу. Перереєстрація здійснюється відповідно до правил, установлених гл. 3 розд. ІІ Порядку реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, які застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затвердженого наказом Мінфіну від 14.06.2016 № 547 (далі – Порядок № 547).

Так, протягом 5 робочих днів (далі – р. д.) з моменту виникнення змін слід подати до податкового органу за місцем реєстрації РРО:

• реєстраційну заяву за формою № 1-РРО (додаток 1 до Порядку № 547) з позначкою «Перереєстрація»;
• реєстраційне посвідчення.

Якщо немає підстав відмовити в перереєстрації РРО, така процедура забере трохи більше 2 р. д. з дня подання заяви. Зміни будуть унесені до інформаційно-телекомунікаційної системи ДПС, а вам (вашому РРО) видадуть нове реєстраційне посвідчення.

Платникам ЄСВ

Через зміну адреси підприємство не зобов’язане подавати додаткові документи до податкового органу як платник ЄСВ – переведення на облік до іншого контролюючого органу у зв’язку зі зміною адміністративно-територіальної одиниці здійснюється на підставі даних, отриманих з ЄДР (п. 6 розд. ІІ Порядку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.11.2014 № 1162).

Сплата податків при зміні адміністративно-територіальної одиниці

Якщо внаслідок «переїзду» підприємства змінюється адміністративно-територіальна одиниця його місцезнаходження, то до кінця бюджетного року сплата податків та зборів, що розподіляються між державним та місцевими бюджетами, та місцевих податків і зборів здійснюється за місцем попередньої реєстрації платника податків (ч. 5 ст. 78 Бюджетного кодексу).

До закінчення бюджетного року платник податків перебуватиме на обліку в податковому органі і за старим місцезнаходженням, і за новим (п. 10.2 Порядку № 1588). Див. також роз’яснення ДПС у ЗІР, категорія 116.06.

Повідомляємо інші органи та контрагентів

Органи ліцензування

Якщо ваше підприємство має ліцензію на провадження певного виду діяльності, то перш за все потрібно заглянути в ліцензійні умови. Там мають бути зазначені строки, протягом яких ліцензіат зобов’язаний повідомити орган ліцензування про зміну даних, що зазначалися у заяві та інших документах при отриманні ліцензії. Повідомити орган ліцензування про зміну місцезнаходження потрібно буде у строк, зазначений у ліцензійних умовах (ч. 2 ст. 15 Закону від 02.03.2015 № 222-VIII «Про ліцензування видів господарської діяльності»).

Наприклад, якщо у вас є ліцензія на охоронну діяльність, то повідомити орган ліцензування про зміни потрібно у місячний строк – згідно з п. 7 Ліцензійних умов на провадження охоронної діяльності, затверджених постановою КМУ від 18.11.2015 № 960.

Що стосується ліцензій, які видаються податковими органами на підставі Закону від 19.12.1995 № 481/95-ВР «Про державне регулювання виробництва та обігу спирту етилового, спиртових дистилятів, алкогольних напоїв, тютюнових виробів, рідин, що використовуються в електронних сигаретах, та пального», то ст. 15 цього закону сказано, що у разі зміни відомостей, зазначених у виданій СГ ліцензії, такий суб’єкт має у місячний строк з дня внесення змін звернутися до податкового органу, який видав ліцензію, з відповідною заявою.

Обслуговуючі банки

У законодавстві не визначено, яким чином і в які строки юрособі потрібно повідомляти обслуговуючий банк про зміну адреси. Насправді ці моменти зазвичай зафіксовані у договорі з банком. Тому в разі зміни адреси варто заглянути в договір та виконати всі приписи щодо цього, установлені умовами договору.

Контрагенти

Місцезнаходження підприємства – один з обов’язкових реквізитів госпдоговору. Тому про зміну адреси необхідно повідомити кожного з ваших контрагентів. Зробіть це у строк, установлений конкретним договором.

Також договором може бути передбачено, що у зв’язку зі зміною адреси до договору слід внести зміни шляхом підписання сторонами додаткової угоди до договору.

Якщо в договорі немає таких вказівок, все одно не полінуйтеся повідомити контрагентів про зміну адреси. Адже, напевно, якісь документи вам надсилають на вашу поштову адресу, зазначену в договорі. Тому у ваших інтересах своєчасно проінформувати контрагентів про зміну місцезнаходження із зазначенням нової поштової адреси.