Предприятие меняет адрес: что и как нужно оформить?

Ситуация. В январе заканчивается срок действия договора аренды помещения под офис. В связи с этим предприятие планирует поменять свое местонахождение, заключив договор аренды другого помещения. Возник ряд вопросов относительно оформления всех необходимых документов.

О чем статья? Мы рассмотрим, какой должна быть последовательность действий предприятия при смене местонахождения, куда и какие документы нужно будет представить.

Общие положения

Местонахождением юридического лица является фактическое место ведения деятельности или расположения офиса, из которого осуществляется ежедневное руководство деятельностью юрлица (там преимущественно находятся руководители), управление и учет (ст. 93 Гражданского кодекса, далее – ГК).

Сведения о местонахождении предприятия содержатся в Едином государственном реестре юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований (далее – ЕГР) (п. 10 ч. 2 ст. 9 Закона от 15.05.2003 № 755-IV «О государственной регистрации юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований», далее – Закон № 755).

Если предприятие меняет свое местонахождение, то в ЕГР должны быть внесены изменения. Кроме того, об этом событии необходимо уведомить соответствующие государственные органы и других заинтересованных лиц.

Что грозит предприятию, которое поменяло свой адрес, но не внесло эти изменения в ЕГР?

Сведения в ЕГР должны быть в актуальном состоянии, поскольку ими пользуются контролирующие органы и ваши контрагенты. Расхождение в данных – когда фактическое местонахождение не сопадает с указанным в ЕГР – могут иметь негативные последствия.

Например, налоговый орган в этом случае может применить к предприятию штраф на основании п. 117.1 Налогового кодекса (далее – НК) в размере 1 020 грн.

Кроме того, предприятие не сможет своевременно «встретить» проверяющих, если они придут с проверкой по адресу, указанному в ЕГР, по которому предприятие не находится. А это уже чревато штрафами за недопуск к проверке. Например, если органы Гоструда не найдут предприятие по адресу, указанному в ЕГР, и по этой причине проверка не состоится, к предприятию могут применить штраф на основании ст. 265 КЗоТ:

• за недопуск к проверке по вопросам соблюдения законодательства о труде, создание препятствий при ее проведении – в размере 3 МЗП (минимальных зарплат) (сейчас это 21 300 грн);
• за вышеуказанные действия в случае проверки на предмет выявления нарушений, касающихся фактического допуска физлица к работе без оформления с ним трудового договора (контракта), оформления работника на неполное рабочее время в случае фактического выполнения им работы в течение полного рабочего времени, установленного на предприятии, и выплаты зарплаты без начисления и уплаты ЕСВ – в размере 16 МЗП (сейчас это 113 600 грн).

Кроме того, на ваш старый адрес будет приходить почтовая корреспонденция, и если ее своевременно не забирать, вы можете пропустить важные для вас сообщения.

Поэтому рекомендуем вам не затягивать с внесением изменений в ЕГР, а также оформлением других необходимых документов. Ниже мы подробно расскажем, как вам следует действовать.

Вносим изменения в ЕГР

Прежде всего загляните в свой устав – указано ли в нем местонахождение вашего предприятия. Если указано, тогда одновременно с внесением изменений в ЕГР нужно будет внести изменения и в устав.

Перечень документов, которые необходимо подать госрегистратору для внесения изменений в ЕГР, зависит от наличия/отсутствия в уставе сведений о местонахождении юрлица (ч. 4 ст. 17 Закона № 755).

Вариант 1. В уставе есть сведения о местонахождении юрлица

В этом случае вы должны подать госрегистратору:

• заявление по форме 2, утвержденной приказом Минюста от 18.11.2016 № 3268/5;
• документ об уплате админсбора. Согласно ст. 36 Закона № 755, размер сбора составляет 0,3 прожиточного минимума для трудоспособных лиц (далее – ПМ), установленного на 1 января текущего года (с округлением до ближайших 10 грн). По состоянию на 01.01.2024 ПМ равен 3 028 грн. Соответственно, в 2024 году размер админсбора в нашем случае составляет 910 грн;
• оригинал (нотариально удостоверенную копию) решения уполномоченного органа управления юрлица об изменении местонахождения юрлица и внесении изменений в устав (принятие его новой редакции). В ООО такое решение уполномочено принимать общее собрание участников (ст. 30 Закона от 06.02.2018 № 2275-VIII «Об обществах с ограниченной и дополнительной ответственностью», далее – Закон № 2275), оформляется оно протоколом общего собрания участников (ч. 4 ст. 33 Закона № 2275). В акционерных обществах решение принимает общее собрание акционеров (ст. 39 Закона от 27.07.2022 № 2465-IX «Об акционерных обществах», далее – Закон № 2465), оно оформляется протоколом общего собрания акционеров (ст. 57 Закона № 2465);
• новую редакцию устава.

Вариант 2. В уставе нет сведений о местонахождении юрлица

В таком случае необходимо подать госрегистратору:

• заявление (форма 2);
• документ об уплате админсбора (размер тот же, в 2024 году – 910 грн).

Как быстро будут внесены изменения в ЕГР?

Поданные предприятием документы должны быть рассмотрены в течение 24 часов после их поступления госрегистратору (кроме выходных и праздничных дней) (ч. 1 ст. 26 Закона № 755). И если документы оформлены правильно, то в течение этого срока будут внесены изменения в ЕГР: там будет указано новое местонахождение юрлица.

Уведомляем налоговый орган

Если сведения о предприятии зафиксированы в ЕГР, то уведомлять налоговый орган о смене местонахождения не нужно: об этих изменениях налоговый орган узнает от госрегистратора в порядке информационного взаимодействия ЕГР с информационными системами госорганов (ст. 13 Закона № 755). Однако в определенных случаях предприятию все же придется это сделать (см. ниже).

А теперь рассмотрим отдельные нюансы, касающиеся подачи документов в налоговый орган.

Форма № 20-ОПП

В нашей ситуации предприятие меняет свое местонахождение в связи с окончанием срока действия договора аренды офисного помещения и заключением нового договора аренды. Поэтому предприятию необходимо будет подать форму № 20-ОПП.

Напомним, что обязанность подачи этой формы предусмотрена ст. 63 НК, а также Порядком учета плательщиков налогов и сборов, утвержденного приказом Минфина от 09.12.2011 № 1588 (далее – Порядок № 1588).

Так, обо всех объектах налогообложения и объектах, связанных с налогообложением (далее – объекты налогообложения), налогоплательщик должен уведомлять налоговые органы по месту своего основного учета (п. 63.3 НК, п. 8.1 Порядка № 1588). Уведомление производится путем подачи формы № 20-ОПП (приложение 10 к Порядку № 1588). В приложении также приведена памятка по заполнению формы № 20-ОПП.

Информировать нужно обо всех объектах налогообложения: собственных, арендованных или переданных в аренду (абзац второй п. 8.4 Порядка № 1588)

В нашем случае предприятие должно будет уведомить налоговый орган по месту своего основного учета:

• о закрытии объекта налогообложения (в отношении офисного помещения, по которому закончился договор аренды);
• об открытии нового объекта (офиса) по новому адресу в соответствии с новым договором аренды.

Плательщикам единого налога

Если предприятие является плательщиком единого налога (далее – ЕН) третьей группы, то ему необходимо выполнить требование п. 298.6 НК – подать в налоговый орган заявление о смене налогового адреса, места осуществления хозяйственной деятельности не позднее последнего дня квартала, в котором произошли такие изменения.

Например, если смена адреса происходит в январе 2024 года, то подать заявление нужно не позднее 31.03.2024 (но это воскресенье, поэтому следует ориентироваться на дату 29.03.2024). В налоговый орган подается регистрационное заявление по форме, утвержденной приказом Минфина от 16.07.2019 № 308 (с пометкой «Изменения»). На основании этого заявления орган ГНС внесет изменения в реестр плательщиков ЕН.

Плательщикам НДС

Согласно п. 183.15 НК, если налогоплательщик меняет свое местонахождение либо налогоплательщика переводят на обслуживание в другой контролирующий орган, то снятие его с учета в одном контролирующем органе и постановка на учет в другом осуществляются в порядке, установленном Минфином. Аналогичная норма есть в п. 4.1 Положения о регистрации плательщиков налога на добавленную стоимость, утвержденного приказом Минфина от 14.11.2014 № 1130 (далее – Положение № 1130). Такое снятие с учета и постановка на учет производятся на основании данных, полученных налоговым органом из ЕГР в соответствии с правилами, зафиксированными в разд. Х Порядка № 1588.

Как разъясняет ГНС (ОИР, категория 101.02), в данном случае перерегистрация плательщика НДС не производится, поэтому подавать в налоговый орган заявление по форме 1-ПДВ с отметкой «Перерегистрация» не нужно.

Владельцам РРО

Если у предприятия есть РРО, зарегистрированные на старый адрес, то нужно осуществить их перерегистрацию на новый адрес. Перерегистрация производится в соответствии с правилами, установленными гл. 3 разд. ІІ Порядка регистрации и применения регистраторов расчетных операций, применяемых для регистрации расчетных операций за товары (услуги), утвержденного приказом Минфина от 14.06.2016 № 547 (далее – Порядок № 547).

Так, в течение 5 рабочих дней (далее – р. д.) с момента возникновения изменений нужно подать в налоговый орган по месту регистрации РРО:

• регистрационное заявление по форме № 1-РРО (приложение 1 к Порядку № 547) с отметкой «Перерегистрация»;
• регистрационное удостоверение.

Если нет оснований для отказа в перерегистрации РРО, такая процедура займет не более 2 р. д. со дня подачи заявления. Изменения будут внесены в информационно-телекоммуникационную систему ГНС, а вам (вашему РРО) выдадут новое регистрационное удостоверение.

Плательщикам ЕСВ

Из-за смены адреса предприятие не обязано подавать дополнительные документы в налоговый орган как плательщик ЕСВ – перевод на учет в другой контролирующий орган в связи со сменой административно-территориальной единицы осуществляется на основании данных, полученных из ЕГР (п. 6 разд. ІІ Порядка, утвержденного приказом Минфина от 24.11.2014 № 1162).

Уплата налогов при смене административно-территориальной единицы

Если в результате «переезда» предприятия меняется административно-территориальная единица его местонахождения, то до конца бюджетного года уплата налогов и сборов, распределяемых между государственным и местными бюджетами, и местных налогов и сборов осуществляется по месту предыдущей регистрации налогоплательщика (ч. 5 ст. 78 Бюджетного кодекса).

До окончания бюджетного года налогоплательщик будет состоять на учете в налоговом органе и по старому местонахождению, и по новому (п. 10.2 Порядка № 1588). См. также разъяснение ГНС в ОИР, категория 116.06.

Уведомляем другие органы и контрагентов

Органы лицензирования

Если у вашего предприятия есть лицензия на осуществление определенного вида деятельности, то прежде всего нужно заглянуть в лицензионные условия. Там должны быть указаны сроки, в течение которых лицензиат обязан уведомить орган лицензирования об изменении данных, которые указывались в заявлении и других документах при получении лицензии. Уведомить орган лицензирования об изменении местонахождения нужно будет в срок, указанный в лицензионных условиях (ч. 2 ст. 15 Закона от 02.03.2015 № 222-VIII «О лицензировании видов хозяйственной деятельности»).

Например, если у вас имеется лицензия на охранную деятельность, то уведомить орган лицензирования об изменениях нужно в месячный срок – согласно п. 7 Лицензионных условий на осуществление охранной деятельности, утвержденных постановлением КМУ от 18.11.2015 № 960.

Что касается лицензий, которые выдаются налоговыми органами на основании Закона от 19.12.1995 № 481/95-ВР «О государственном регулировании производства и обращения спирта этилового, спиртовых дистиллятов, алкогольных напитков, табачных изделий, жидкостей, используемых в электронных сигаретах, и горючего», то в ст. 15 этого закона сказано, что в случае изменения сведений, указанных в выданной СХ лицензии, такой субъект должен в месячный срок со дня внесения изменений обратиться в налоговый орган, выдавший лицензию с соответствующим заявлением.

Обслуживающие банки

В законодательстве не определено, каким образом и в какие сроки юрлицу нужно уведомлять обслуживающий банк о смене адреса. На практике эти моменты обычно зафиксированы в договоре с банком. Поэтому в случае смены адреса стоит заглянуть в договор и выполнить все предписания на этот счет, установленные условиями договора.

Контрагенты

Местонахождение предприятия – один из обязательных реквизитов хоздоговора. Поэтому о смене адреса необходимо уведомить каждого из ваших контрагентов. Сделайте это в срок, установленный конкретным договором.

Также договором может быть предусмотрено, что в связи со сменой адреса в договор нужно внести изменения путем подписания сторонами дополнительного соглашения к договору.

Если в договоре нет таких указаний, все равно не поленитесь уведомить контрагентов о смене адреса. Ведь наверняка какие-то документы вам отправляют на ваш почтовый адрес, указанный в договоре. Поэтому в ваших интересах своевременно проинформировать контрагентов о смене местонахождения с указанием нового почтового адреса.