Чи можна провести загальні збори учасників ТОВ/членів фермерського господарства в режимі онлайн

Ситуація. Один з учасників товариства з обмеженою відповідальністю (далі – ТОВ) перебуває за кордоном і не може бути присутнім на загальних зборах учасників ТОВ. У зв’язку із цим він пропонує провести ці збори в режимі відеоконференції. Чи можна проводити загальні збори учасників ТОВ у режимі онлайн, наприклад, у разі внесення змін до статуту, зміни директора, виплати дивідендів тощо? У статті надамо відповіді на ці запитання, а також з’ясуємо, чи можна проводити в режимі відеоконференції загальні збори членів фермерського господарства (далі – ФГ).

Проведення загальних зборів учасників ТОВ у режимі відеоконференції: що каже закон

Загальні збори передбачають спільну присутність учасників товариства в одному місці для обговорення питань порядку денного або можуть проводитися в режимі відеоконференції, що дозволяє бачити та чути всіх учасників одночасно, або із застосуванням інших засобів електронної ідентифікації (ч. 3 ст. 33 Закону від 06.02.2018 № 2275-VIII «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю», далі – Закон № 2275). 

Отже, Закон № 2275 дозволяє учасникам ТОВ провести загальні збори без особистої фізичної присутності в одному місці та ухвалити на них рішення з питань, що стосуються діяльності товариства. 

У повідомленні виконавчого органу ТОВ про скликання загальних зборів, яке надсилають учасникам згідно зі ст. 32 Закону № 2275, окрім дати, часу їх проведення та порядку денного має бути зазначено, що вони відбуватимуться в режимі відеоконференції.

Згідно із ч. 4 ст. 33 Закону № 2275 на загальних зборах, зокрема в режимі відеоконференції, ведеться протокол, в якому фіксують перебіг зборів та ухвалені рішення.

Протокол підписує голова загальних зборів або інша уповноважена зборами особа із числа учасників ТОВ або їхніх представників, якщо інше не передбачено статутом товариства. Протокол, що містить рішення про зміну керівника ТОВ, якщо для прийняття такого рішення достатньо голосів не більше ніж 10 осіб, підписується учасниками (їхніми представниками), які голосували за таке рішення та кількості голосів яких достатньо для ухвалення рішення, якщо інше не передбачено статутом ТОВ. Кожен учасник товариства, який взяв участь у загальних зборах, може підписати протокол.

Утім, будь-яких інших деталей організації та проведення загальних зборів учасників шляхом відеоконференції в Законі № 2275 немає. А це, своєю чергою, породжує низку запитань, а саме: 

• яке програмне забезпечення можна використовувати; 
• чи обов’язково вести відеозапис зборів; 
• чи потрібно зберігати запис і сповіщення у чаті та протягом якого часу; 
• як має відбуватися ідентифікація учасників (їхніх представників) на зборах; 
• як і чим має бути підтверджено, що учасник проголосував «за» чи «проти» відповідного рішення на відеозборах.

Якщо ці та інші суттєві процедурні моменти не погодити заздалегідь, то існуватиме ризик оскарження рішень загальних зборів ТОВ (визнання їх недійсними). 

Наша порада. Перед тим як проводити загальні збори у форматі онлайн, доцільно закріпити порядок їх проведення в статуті ТОВ або у відповідному внутрішньому положенні (порядку, інструкції).

Заочне голосування та опитування учасників ТОВ як альтернатива відеоконференції

У ст. 35, 36 Закону № 2275 ідеться про ще два способи проведення загальних зборів ТОВ, коли учасники чи один із них не можуть бути присутніми на зборах особисто. 

Заочне голосування 

Учасник ТОВ може взяти участь у загальних зборах шляхом надання свого волевиявлення щодо голосування з питань порядку денного в письмовій формі (заочне голосування). Справжність підпису учасника на такому документі засвідчується нотаріально.

Голос учасника ТОВ зараховується до результатів голосування з кожного окремого питання, якщо текст документа дозволяє визначити його волю щодо безумовного голосування за чи проти відповідного рішення з питання порядку денного. Такий документ долучається до протоколу загальних зборів учасників і зберігається разом із ним.

Опитування 

На відміну від відеоконференції, алгоритм проведення загальних зборів учасників шляхом опитування більш детально врегульовано ст. 36 Закону № 2275. За цим варіантом товариства наділено певною свободою, тому вони мають право закріпити у своєму статуті заборону на ухвалення рішень загальних зборів у згаданий вище спосіб або прописати в ньому додаткові процедурні моменти опитування.

Крім того, ч. 2 ст. 36 Закону № 2275 містить невичерпний перелік рішень, які не можуть бути ухвалені шляхом опитування. До нього, зокрема, включено:

• обрання та припинення повноважень членів наглядової ради та виконавчого органу;
• внесення змін до статуту ТОВ, ухвалення рішення щодо провадження діяльності на підставі модельного статуту;
• злиття, приєднання, поділ, виділення або перетворення товариства, затвердження статутів правонаступників;
• ліквідацію ТОВ;
• визначення розміру статутного капіталу та розмірів часток учасників товариства у випадках, передбачених цим Законом;
• виключення учасника з ТОВ;
• облік або припинення обліку часток товариства в обліковій системі часток.

Як бачимо, питання про розподіл прибутку та виплату дивідендів у ньому немає, проте його можна додатково передбачити в статуті. 

Що стосується процедурних нюансів, то ініціатор опитування (ним може бути будь-який учасник або виконавчий орган) надсилає всім учасникам товариства відповідний запит із проєктом рішення із запропонованого питання (питань). Якщо учасник згоден (згода має бути безумовною) з ним, то підписує його та надсилає (за допомогою засобів електронних комунікацій, визначених статутом) ініціатору протягом 15 днів із дня отримання запиту, якщо інше не встановлено статутом. До речі, ініціатор може вимагати нотаріального засвідчення справжності підпису.

Видача довіреності представнику учасника ТОВ

Якщо учасник ТОВ не може бути присутнім на загальних зборах, то він може делегувати таке право своєму представнику (представникам). Адже згідно із ч. 2 ст. 33 Закону № 2275 учасники товариства беруть участь у загальних зборах особисто або через своїх представників.

Отже, у розглядуваній ситуації кожен учасник ТОВ може делегувати на збори свого представника, який перебуває в Україні. Для цього потрібно видати представникові довіреність, якою уповноважити його на участь у загальних зборах.

Майте на увазі! Довіреність має бути нотаріально посвідчена. Причому копія не підійде, потрібен оригінал.

Загальні збори членів фермерського господарства в режимі відеоконференції: дозволено чи ні

У Законі від 19.06.2003 № 973-IV «Про фермерське господарство» нічого не сказано про можливість проводити загальні збори членів ФГ у режимі відеоконференції. Однак, оскільки це прямо не заборонено законодавством, такий сучасний спосіб проведення зборів дозволено ФГ. Однак порядок їх проведення слід детально прописати в статуті ФГ. 

За орієнтир можна взяти правила проведення відеоконференції учасників, передбачені Законом № 2275 для ТОВ. 

Висновки

Закон № 2275 дозволяє учасникам ТОВ проводити загальні збори без особистої фізичної присутності в одному місці та ухвалювати на них рішення з питань, що стосуються діяльності товариства. Члени ФГ теж мають право проводити загальні збори в режимі онлайн. Однак порядок проведення таких зборів радимо докладно прописати в статуті ТОВ/ФГ.