Можно ли провести общее собрание участников ООО/членов фермерского хозяйства в режиме онлайн

Ситуация. Один из участников общества с ограниченной ответственностью (далее – ООО) находится за границей и не может присутствовать на общем собрании участников ООО. В связи с этим он предлагает провести это собрание в режиме видеоконференции. Можно ли проводить общее собрание участников ООО в режиме онлайн, например, в случае внесения изменений в устав, смены директора, выплаты дивидендов и т. п.? В статье ответим на эти вопросы, а также выясним, можно ли проводить в режиме видеоконференции общее собрание членов фермерского хозяйства (далее – ФХ).

Проведение общего собрания участников ООО в режиме видеоконференции: что говорит закон

Общее собрание предусматривает совместное присутствие участников общества в одном месте для обсуждения вопросов повестки дня или может проводиться в режиме видеоконференции, что позволяет видеть и слышать всех участников одновременно, или с применением других средств электронной идентификации (ч. 3 ст. 33 Закона  от 06.02.2018 № 2275-VIII «Об обществах с ограниченной и дополнительной ответственностью», далее – Закон № 2275). 

Итак, Закон № 2275 позволяет участникам ООО провести общее собрание без личного физического присутствия в одном месте и принять на нем решение по вопросам, касающимся деятельности общества. 

В сообщении исполнительного органа ООО о созыве общего собрания, которое присылают участникам согласно ст. 32 Закона № 2275, кроме даты, времени его проведения и повестки дня должно быть указано, что оно будет проходить в режиме видеоконференции.

Согласно ч. 4 ст. 33 Закона № 2275 на общем собрании, в частности в режиме видеоконференции, ведется протокол, в котором фиксируют ход собрания и принятые решения.

Протокол подписывает председатель общего собрания или иное уполномоченное собранием лицо из числа участников ООО или их представителей, если иное не предусмотрено уставом общества. Протокол, содержащий решение о смене руководителя ООО, если для принятия такого решения достаточно голосов не более 10 человек, подписывается участниками (их представителями), которые голосовали за такое решение и количества голосов которых достаточно для принятия решения, если иное не предусмотрено уставом ООО. Каждый участник общества, принявший участие в общем собрании, может подписать протокол.

Впрочем, каких-либо других деталей организации и проведения общего собрания участников путем видеоконференции в Законе № 2275 нет. А это, в свою очередь, порождает ряд вопросов, а именно: 

• какое программное обеспечение можно использовать; 
• обязательно ли вести видеозапись собрания; 
• нужно ли сохранять запись и оповещения в чате и в течение какого времени; 
• как должна происходить идентификация участников (их представителей) на собрании; 
• как и чем должно быть подтверждено, что участник проголосовал «за» или «против» соответствующего решения на видеособрании.

Если эти и другие существенные процедурные моменты не согласовать заранее, то будет существовать риск обжалования решений общего собрания ООО (признание его недействительным). 

Наш совет. Перед тем как проводить общее собрание в формате онлайн, целесообразно закрепить порядок его проведения в уставе ООО или в соответствующем внутреннем положении (порядке, инструкции).

Заочное голосование и опрос участников ООО как альтернатива видеоконференции

В ст. 35, 36 Закона № 2275 речь идет еще о двух способах проведения общего собрания ООО, когда участники или один из них не могут присутствовать на собрании лично. 

Заочное голосование

Участник ООО может принять участие в общем собрании путем предоставления своего волеизъявления относительно голосования по повестке дня в письменной форме (заочное голосование). Подлинность подписи участника на таком документе удостоверяется нотариально.

Голос участника ООО засчитывается в результаты голосования по каждому отдельному вопросу, если текст документа позволяет определить его волю относительно безусловного голосования за или против соответствующего решения по повестке дня. Такой документ приобщается к протоколу общего собрания участников и хранится вместе с ним.

Опрос

В отличие от видеоконференции, алгоритм проведения общего собрания участников путем опроса более подробно урегулирован ст. 36 Закона № 2275. По этому варианту общества наделены определенной свободой, поэтому они имеют право закрепить в своем уставе запрет на принятие решений общего собрания упомянутым выше способом или прописать в нем дополнительные процедурные моменты опроса.

Кроме того, ч. 2 ст. 36 Закона № 2275 содержит неисчерпывающий перечень решений, которые не могут быть приняты путем опроса. В него, в частности, включены:

• избрание и прекращение полномочий членов наблюдательного совета и исполнительного органа;
• внесение изменений в устав ООО, принятие решения о проведении деятельности на основании модельного устава;
• слияние, присоединение, разделение, выделение или преобразование общества, утверждение уставов правопреемников;
• ликвидация ООО;
• определение размера уставного капитала и размеров долей участников общества в случаях, предусмотренных этим Законом;
• исключение участника из ООО;
• учет или прекращение учета долей общества в учетной системе долей.

Как видим, вопроса о распределении прибыли и выплате дивидендов в нем нет, однако его можно дополнительно предусмотреть в уставе. 

Что касается процедурных нюансов, то инициатор опроса (им может быть любой участник или исполнительный орган) направляет всем участникам общества соответствующий запрос с проектом решения по предложенному вопросу (вопросам). Если участник согласен (согласие должно быть безусловным) с ним, то подписывает его и направляет (с помощью средств электронных коммуникаций, определенных уставом) инициатору в течение 15 дней со дня получения запроса, если иное не установлено уставом. Кстати, инициатор может потребовать нотариального удостоверения подлинности подписи.

Выдача доверенности представителю участника ООО

Если участник ООО не может присутствовать на общем собрании, то он может делегировать такое право своему представителю (представителям). Ведь согласно ч. 2 ст. 33 Закона № 2275 участники общества принимают участие в общем собрании лично или через своих представителей.

Итак, в рассматриваемой ситуации каждый участник ООО может делегировать на собрание своего представителя, находящегося в Украине. Для этого нужно выдать представителю доверенность, которой уполномочить его на участие в общем собрании.

Имейте в виду! Доверенность должна быть нотариально удостоверена. Причем копия не подойдет, нужен оригинал.

Общее собрание членов фермерского хозяйства в режиме видеоконференции: разрешено или нет 

В Законе от 19.06.2003 № 973-IV «О фермерском хозяйстве» ничего не сказано о возможности проводить общее собрание членов ФХ в режиме видеоконференции. Однако, поскольку это прямо не запрещено законодательством, такой современный способ проведения собрания разрешен ФХ. Однако порядок его проведения следует подробно прописать в уставе ФХ. 

За ориентир можно взять правила проведения видеоконференции участников, предусмотренные Законом № 2275 для ООО. 

Выводы

Закон № 2275 позволяет участникам ООО проводить общее собрание без личного физического присутствия в одном месте и принимать на нем решения по вопросам, касающимся деятельности общества. Члены ФХ тоже имеют право проводить общее собрание в режиме онлайн. Однако порядок проведения такого собрания советуем подробно прописать в уставе ООО/ФХ.