Облік витрат на проведення корпоративних заходів за кордоном залежно від їх кваліфікації

21.12.2018 14572 0 2

Цілі статті:

показати, як у бухгалтерському обліку відображаються витрати на проведення корпоративних заходів за кордоном залежно від їх кваліфікації;
дати бухгалтерам порівняльний матеріал для оцінки наслідків різних варіантів такої кваліфікації.

Витрат багато – і вони різні

Як було завважено в попередній консультації (див. «Новорічний корпоратив за кордоном: податковий облік») справжня мета колективної поїздки за кордон співробітників підприємства часто завуальована. Офіційними цілями такого масового виїзду можуть бути:

корпоративний відпочинок, організований, наприклад, як свято, коли не тільки влаштовується загальне гуляння, але й проводяться командні ігри, психологічні тренінги, що навчають колектив спільної активної діяльності для досягнення загальної мети і зміцнюють командний дух (так звана соціальна поїздка);
річні збори трудового колективу за участі керівництва і власників, на якому підбиваються підсумки року, а співробітники нагороджуються преміями;
семінар, тренінг, конференція або курси, у рамках яких співробітники підприємства отримують нові знання, відпрацьовують уміння і навики;
реклама (презентація) продуктів, які продає підприємство, – як різнорольова вистава (і навіть шоу) для пробудження інтересу у потенційних контрагентів або закріплення прихильності у контрагентів, які давно співробітничають із підприємством;
класичний представницький захід, тобто прийом та обслуговування делегацій від інших компаній, що прибули для проведення переговорів, налагодження контактів у цілях установлення та/або підтримки взаємовигідного співробітництва.

Які витрати здійснює підприємство у разі проведення цих заходів за кордоном?

У попередньому кошторисі на проведення того або іншого заходу може «красуватися» всього одна сума – на оплату послуг компанії, яка організовує захід під ключ: починаючи з отримання віз для співробітників і закінчуючи проведенням головного заходу, наприклад власне святкової програми. Усі організаційні проблеми така компанія бере на себе.

Це зручно, але може вилитися для замовника в кругленьку суму. Тому багато підприємств замовляють у таких компаній, наприклад, тільки святкову частину, а з усім іншим намагаються впоратися самостійно. Тоді в кошторисі фігурують найрізноманітніші витрати, зокрема:

на оформлення закордонних паспортів і віз, обов'язкове страхування;
купівлю квитків на проїзд (у т. ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків), а також трансфер від аеропорту (вокзалу) до місця розміщення;
оплату проживання в готелях, включаючи попереднє бронювання номерів;
харчування (сніданки, обіди, вечері, кофе-брейки, фуршети, банкет);
оформлення приміщення, де проходитиме захід;
оплату екскурсій, квитків до театру, кіно, музеїв тощо;
оплату послуг перекладача;
добові на час відряджень (якщо оформляються відрядження) або добові, передбачені при направленні працівників на навчання (якщо оформляється виїзд для «навчальної» поїздки);
купівлю подарунків, призів тощо.

Як у бухгалтерському обліку відображаються ці витрати?

Будь-які з вищеперелічених витрат неможливо прямо пов'язати з доходами певного періоду. А значить, вони списуються до складу витрат того звітного періоду, у якому були здійснені (п. 7 П(С)БО 16 «Витрати»).

Що стосується задіяних при цьому рахунків (субрахунків), то це можуть бути:

рахунок 92 «Адміністративні витрати» – якщо підприємство оформило корпоратив як річні збори колективу або класичний представницький захід;
рахунок 93 «Витрати на збут» – якщо корпоратив визнано заходом рекламного або маркетингового характеру;
субрахунок 949 «Інші витрати операційної діяльності» – якщо це колективний відпочинок працівників із різних підрозділів;
рахунок 91 «Загальновиробничі витрати» – якщо це захід певної спрямованості (скажімо, семінари, тренінги, конференції або курси) для загальновиробничого персоналу, рахунок 92 «Адміністративні витрати» – для адміністративного персоналу, рахунок 93 «Витрати на збут» – для персоналу, який займається збутом. А якщо у проведенні такого заходу задіяно персонал із різних служб підприємства, тоді витрати можна віднести на субрахунок 949 «Інші витрати операційної діяльності».

На замітку! Нюанси відображення у бух- обліку всіх цих витрат залежать від порядку оподаткування операцій, при яких ці витрати виникають. У свою чергу, порядок оподаткування визначається тим, як складені документи при виїзді за кордон працівників підприємства. Тому проведення, що фіксують ті або інші операції, можуть доповнюватися проведеннями з нарахування відповідного податку.

Витрати на корпоратив: проведення

Нижче наведемо декілька прикладів, які демонструють, як різниться бухоблік витрат залежно від кваліфікації заходу.

Приклад 1

Групі співробітників підприємства (менеджерам із продажів) у грудні 2018 року була нарахована зараплата в сумі 600 000 грн. Керівництво підприємства вирішило направити цих співробітників за кордон для святкування Нового року. При цьому воно не приховувало дійсної мети цієї поїздки, кваліфікувавши цей виїзд як корпоративне свято, влаштоване для стимулювання праці та підтримки корпоративного духу, і замовило поїздку «під ключ» у турагента (резидента України). Була сплачена вартість послуг турагента з організації цього свята, зокрема вартість страхування, перевезення, тимчасового розміщення, харчування (включаючи банкет), побутових послуг, екскурсійного, розважального обслуговування тощо. Усього 380 000 грн. без ПДВ (турагент – неплатник ПДВ). Усі витрати були розподілені між співробітниками порівну. У колдоговорі можливість таких поїздок як один із методів заохочення працівників підприємства передбачена в розділі «Оплата праці».

У бухгалтерському обліку ці операції будуть відображені таким чином:

(грн.)

№ п / п	Зміст операції	Первинний документ	Бухгалтерський облік
№ п / п	Зміст операції	Первинний документ	Дт	Кт	Сума
1	2	3	4	5	6
1	Оплачено послуги турагента	Наказ керівника підприємства, виписка банку	371	311	380 000,00
2	Отримано від турагента туристичні ваучери	Договір, акт приймання-передачі	331	685	380 000,00
3	Відображено взаємозалік заборгованостей	Не оформляється	685	371	380 000,00
4	Нараховано зарплату за грудень	Розрахунково-платіжна відомість типової форми № П-6*	93	661	600 000,00
5	Видано туристичні ваучери співробіникам**	Відомість довільної форми	93	661	380 000,00
5	Видано туристичні ваучери співробіникам**	Відомість довільної форми	661	331	380 000,00
6	Нараховано податкові зобов'язання з ПДВ на вартість туру (380 000 х 20 %)***	Податкова накладна	949	641/ ПДВ	76 000,00
7	Утримано ПДФО: – із зарплати (600 000 х 18 %)	Розрахунково-платіжна відомість типової форми № П-6	661	641	108 000,00
8	– із зарплати виходячи з вартості туру [(380 000 х 1,219512) х 18 %]		661	641	83 414,62
9	Утримано ВЗ: – із зарплати (600 000 х 1,5 %)		661	642	9 000,00
10	– із зарплати виходячи з вартості туру (380 000 х 1,5 %)		661	642	5 700,00
11	Нараховано ЄСВ: – на зарплату (600 000 х 22 %)		93	651	132 000,00
12	– на зарплату виходячи з вартості туру (380 000 х 22 %)		93	651	83 600,00
13	Перераховано до бюджету ПДФО, ВЗ, ЄСВ****	Платіжне доручення	641, 642, 651	311	421 714,62
14	Виплачено зарплату працівникам на картрахунок (600 000,00 + 380 000,00 – 380 000,00 – – 108 000,00 – 83 414,62 – 9 000,00 – 5 700,00)	Платіжне доручення	661	311	393 885,38
* Затверджена наказом Держкомстату від 05.12.08 р. № 489. Багато фахівців звертають увагу на те, що нарахування негрошової виплати працівникові з урахуванням «натурального» коефіцієнта призведе до того, що ПДФО не утримуватиметься, скажімо, із зарплати цього працівника, а цілком ляже на плечі підприємства. У зв'язку із цим сплата ПДФО підприємством може вважатися для працівника додатковим благом. Щоб цього уникнути, у таблиці нараховано дохід без застосування «натурального» коефіцієнта, а ось сума ПДФО розрахована вже з урахуванням цього коефіцієнта. Саме ця сума податку й утримується із зарплати. Завважимо, що це не зовсім коректно, оскільки натуральний коефіцієнт якраз і запроваджено для того, щоб після утримання податку з доходу фізособи залишався «чистий» дохід у негрошовій формі. Цікаво, що із ВЗ такої проблеми не виникає, оскільки для його розрахунку «натуральний» коефіцієнт до доходу не застосовується. * Податківці стверджують: якщо вартість безплатно переданих товарів/послуг включається до складу витрат і, відповідно, відноситься до вартості товарів/послуг, постачання яких є об'єктом оподаткування і пов'язане з отриманням доходів, такі товари/послуги визнаються використаними в госпдіяльності в рамках оподатковуваних операцій. Тому при безплатній передачі не потрібно визнавати окреме постачання і немає необхідності додатково нараховувати податкові зобов'язання за правилами, установленими п. 198.5 ПК. Про це вони писали неодноразово (див. Індивідуальні податкові консультації ДФС від 08.10.18 р. № 4314/6/99-99-15-03-02-15/ІПК, від 15.11.18 р. № 4828/6/99-99-13-02-03-15/ІПК і багато інших). Але в нашому прикладі підприємство в такій ситуації вирішило не ризикувати і, не маючи «індульгенції» у вигляді індивідуальної податкової консультації, нарахувало податкові зобов'язання з ПДВ. **** У прикладі для спрощення показано перерахування ПДФО, ВЗ та ЄСВ однією сумою. Але потрібно знати, що при наданні доходу в негрошовій формі перерахування податкових платежів до бюджету проводять протягом трьох банківських днів із дня, що настає за днем такого надання (пп. 168.1.4 ПК).

Приклад 2

Група співробітників підприємства з адміністрації відправилися за кордон для святкування Нового року. Керівництво підприємства вирішило, що ці співробітники повинні паралельно взяти участь у навчальному семінарі із переймання передового досвіду і вдосконалення професійних знань. Підприємством були оплачені послуги української фірми, яка займається організацією таких семінарів за кордоном (до цих послуг входило, зокрема, читання лекцій, страхування, перевезення, тимчасове розміщення, харчування), у сумі 380 000 грн. без ПДВ. Своїм співробітникам підприємство виплатило добові у розмірі 3 500 євро. За банкет (з алкогольними напоями і розважальною програмою) співробітники заплатили зі своєї кишені.

У бухгалтерському обліку ці операції будуть відображені таким чином:

(євро/грн.)

№ п / п	Зміст операції	Первинний документ	Бухгалтерський облік
№ п / п	Зміст операції	Первинний документ	Дт	Кт	Сума
1	2	3	4	5	6
1	Оплачено послуги фірми, що займається організацією семінарів*	Виписка банку	371	311	380 000
2	Курс НБУ (умовно) – 32,12 грн. за €1. Отримано готівкові євро в касу з інвалютного рахунка для видачі співробітникам	Виписка банку, ПКО типової форми № КО-1	302	312	€3 500 112 420
3	Відображено курсову різницю від перерахунку інвалюти на дату зняття готівки з рахунка (курс НБУ на дату надходження інвалюти на рахунок дорівнював 32,54 грн. за €1) [€3 500 х (32,12 – 32,54)]	Бухгалтерська довідка	945	312	1 470
4	Видано співробітникам із каси готівку як аванс у розмірі добових	Наказ про направлення працівників на семінар, РКО типової форми № КО-2	372	302	€3 500 112 420
5	Курс НБУ – 32,86 грн. за €1. Списано витрати на семінар у вигляді добових (застосовується курс, що діє на дату видачі авансу)	Звіт	92	372	€3 500 112 420
6	Списано на витрати звітного періоду вартість послуг з організації семінару**	Акт приймання-передачі наданих послуг	92	685	380 000
7	Відображено взаємозалік заборгованостей	Не оформляється	685	371	380 000
* Місцем постачання «семінарських» послуг уважається місце фактичного проведення семінарів (пп. 186.2.3 ПК). ** Зокрема, у ЗІР (категорія 103.04) ДФС зазначила: якщо запрошеною стороною семінару (конференції) і за умовами договору отримувачем інформаційно-консультаційних послуг є юрособа (роботодавець), інтереси якої представляє працівник, то сплачена юрособою (роботодавцем) сума за участь у семінарі (конференції) не є доходом такого працівника й об'єктом обкладення ПДФО.

Приклад 3

Група співробітників підприємства, які працюють у різних службах, відправилася за кордон для святкування Нового року. Оскільки до групи долучилися представники клієнтів підприємства, цей тур керівництво вирішило назвати представницьким заходом, у рамках якого проводиться презентація послуг, що надаються підприємством. Підприємство прийняло на себе витрати, пов'язані із цією поїздкою, оплативши:

друкування запрошень для клієнтів – 360 грн. (у т. ч. ПДВ – 60 грн.);
переліт туди і назад (оплата постачальникові-резиденту перерахована з поточного гривневого рахунка) – 250 000 грн., з них 50 000 грн. – оплата перельоту запрошених клієнтів;
проживання в готелі з харчуванням (оплата постачальникові-нерезиденту проведена з поточного інвалютного рахунка) – 15 000 євро, з них 3 000 євро – оплата проживання запрошених клієнтів;
групове екскурсійне обслуговування (оплата проведена на місці з використанням корпоративної платіжної картки, далі – КПК) – 200 євро;
концертна вистава з банкетом за типом шведського столу (оплата проведена з поточного інвалютного рахунка) – 4 200 євро.

Співробітникам, направленим у відрядження, підприємство виплатило добові у розмірі 3 500 євро.

Відображення в бухгалтерському обліку цих операцій показане в таблиці:

(євро/грн.)

№ п / п	Зміст операції	Первинний документ	Бухгалтерський облік
№ п / п	Зміст операції	Первинний документ	Дт	Кт	Сума
1	2	3	4	5	6
Підготовка заходу
1.1	Перераховано передоплату за виготовлення запрошень	Договір, виписка банку	371	311	360,00
1.2	Відображено податковий кредит із ПДВ*	Податкова накладна	641	644	60,00
* Підприємство не вважає, що захід, який можна віднести до представницьких, повинен обов’язково проходити в тому місці, де підприємство розташоване.
1.3	Отримано запрошення	Накладна, акт приймання-передачі	209	631	300,00
1.4	Списано розрахунки за податковим кредитом із ПДВ	Накладна, акт приймання-передачі	644	631	60,00
1.5	Відображено взаємозалік заборгованостей	Не оформляється	631	371	360,00
1.6	Розіслано запрошення клієнтам	Бухгалтерська довідка	92	209	300,00
1.7	Оплачено переліт з України і назад: – співробітників	Виписка банку	371	311	200 000,00
1.8	– запрошених клієнтів	Виписка банку	371	311	50 000,00
1.9	Курс НБУ (умовно) – 32,47 грн. за €1. Отримано готівкові євро в касу з інвалютного рахунка	Виписка банку, ПКО типової форми № КО-1	302	312	€3 500,00 113 645,00
1.10	Відображено курсову різницю від перерахунку інвалюти на дату зняття готівки з рахунка (курс НБУ на дату надходження інвалюти на рахунок дорівнюватиме 32,38 грн. за €1) [€3 500 х (32,47 – 32,38)]	Бухгалтерська довідка	312	714	315,00
1.11	Видано співробітникам із каси готівку як аванс у розмірі добових на відрядження	Наказ про відрядження, РКО типової форми № КО-2	372	302	€3 500,00 113 645,00
1.12	Курс НБУ (умовно) – 32,28 грн. за €1. Перераховано оплату за проживання в готелі: – співробітників	Виписка банку	371	312	€12 000,00 387 360,00
1.13	– запрошених клієнтів	Виписка банку	371	312	€3 000,00 96 840,00
1.14	Відображено курсову різницю від перерахунку інвалюти на дату перерахування оплати за проживання [€15 000 х (32,28 – 32,38)]	Бухгалтерська довідка	945	312	1 500,00
2. Проведення заходу
2.1	Курс НБУ – 32,35 грн. за €1. Оплачено групову екскурсію за допомогою КПК*	Виписка банку	372	314	€200,00 6 470,00
2.2	Відображено курсову різницю від перерахунку інвалюти на дату оплати вартості екскурсії (курс НБУ на дату надходження оплати на рахунок дорівнює 32,38 грн. за €1) [€200 х (32,35 – 32,38)]	Бухгалтерська довідка	945	314	6,00
2.3	Курс НБУ – 32,47 грн. за €1. Оплачено концерт із банкетом**	Виписка банку	371	312	€4 200,00 136 374,00
2.4	Відображено курсову різницю від перерахунку інвалюти на дату оплати вартості концерту з банкетом [€4 200 х (32,47 – 32,38)]	Бухгалтерська довідка	312	714	378,00
3. Підбиття підсумків заходу
3.1	Курс НБУ – 32,86 грн. за €1. Списано витрати на відрядження у вигляді добових (застосовується курс, що діє на дату видачі авансу)	Звіт	92	372	€3 500,00 113 645,00
* При обліку представницьких витрат підприємство орієнтується на внутрішнє Положення про склад представницьких витрат, розроблене на підставі використовуваних бюджетниками Норм коштів на представницькі цілі та порядку їх витрачання, затверджених наказом Мінфіну від 14.09.10 р. № 1026. А у цьому документі зазначено, що витрати на заходи культурної програми вважаються представницькими. Тому при оплаті екскурсії за допомогою електронних платіжних засобів (далі – ЕПЗ) валютне законодавство не було порушене. Пункт 8.3 Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземній валютах, затвердженої постановою Правління НБУ від 12.11.03 р. № 492, дозволяє за допомогою ЕПЗ використовувати кошти з поточного інвалютного рахунка, зокрема при проведенні розрахунків, пов’язаних із заходами представницького характеру. Крім того, згідно з «відряджувальним» пп. 170.9.1 ПК до суми доходу, що обкладається ПДФО, особи, яка отримала і використала КПК при розрахунках, не включаються документально підтверджені витрати, здійснені за рахунок готівкових і безготівкових коштів, наданих під звіт роботодавцем на організацію прийомів, презентацій, свят, розваг і відпочинку, придбання і розповсюдження подарунків у рекламних цілях. А рекламний характер цього заходу було видно з розроблених підприємством документів. ** Підприємство припускає, що у цьому випадку неможливо персоніфікувати доходи фізосіб, тобто визначити базу оподаткування. Хоча б із цих міркувань не утримувалися ПДФО, ВЗ, а також не нараховувався ЄСВ. Крім того, підприємство вважає, що норми «відряджувального» пп. 170.9.1 ПК, згідно з яким до оподатковуваного доходу відрядженої фізособи включається вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів, не стосуються представницьких витрат. Тим більше що в розробленому підприємством Положенні про склад представницьких витрат зазначено витрати на алкогольні напої, а значить, існує вірогідність відстояти можливість ПДФО-необкладення.
3.2	Списано вартість проживання в готелі з харчуванням: – співробітників	Рахунок, квитанція	92	632	€12 000,00 387 360,00
3.3	– запрошених клієнтів (96 840 х 1,219512)*		377	632	€3 000,00 96 840,00
3.3	– запрошених клієнтів (96 840 х 1,219512)*		92	377	118 097,55
3.4	Утримано ПДФО (118 097,55 х 18 %)*	Бухгалтерська довідка	377	641	21 257,55
3.5	Відображено ВЗ як додаткові витрати (96 840 х 1,5 %)**	Бухгалтерська довідка	92	642	1 452,60
3.6	Відображено взаємозалік заборгованостей за проживанням	Не оформляється	632	371	€15 000,00 484 200,00
3.7	Списано вартість перельоту: – співробітників	Квитки	92	631	200 000,00
3.8	– запрошених клієнтів (50 000 х 1,219512)*		377	631	50 000,00
3.8	– запрошених клієнтів (50 000 х 1,219512)*		92	377	60 975,60
3.9	Утримано ПДФО (60 975,60 х 18 %)	Бухгалтерська довідка	377	641	10 975,60
3.10	Відображено ВЗ як додаткові витрати (50 000 х 1,5 %)	Бухгалтерська довідка	92	642	750,00
3.11	Відображено взаємозалік заборгованостей за перельотом	Не оформляється	631	371	250 000,00
3.12	Сплачено ПДФО до бюджету	Виписка банку	641	311	32 233,15
3.13	Сплачено ВЗ до бюджету	Виписка банку	642	311	2 202,60
3.14	Списано вартість екскурсії на витрати	Рахунок, квитанція	92	632	€200,00 6 470,00
3.15	Відображено взаємозалік заборгованостей за екскурсією	Не оформляється	632	372	€200,00 6 470,00
3.16	Списано вартість концерту з банкетом на витрати	Рахунок, квитанція	92	632	€4 200,00 136 374,00
3.17	Відображено взаємозалік заборгованостей за концертом із банкетом	Не оформляється	632	371	€4 200,00 136 374,00
* Підприємство, звичайно, може спробувати довести перевіряючим, що оплату проїзду і проживання клієнтів, запрошених на представницький захід, не потрібно розглядати як дохід цих гостей, оскільки вони приїхали на запрошення підприємства – зацікавленої сторони. Проте на практиці зробити це складно. Тому підприємство вирішило не ризикувати і нарахувало дохід , що обкладається ПДФО, із застосуванням «натурального» коефіцієнта. Водночас по відношенню до своїх співробітників цей підхід не був застосований. Адже отримання фізособою певних благ у вигляді оплачених за неї товарів (робіт, послуг) не може розцінюватися як отримання додаткового блага, якщо надання останніх, перш за все, обумовлене інтересом підприємства, а не метою переважного задоволення особистих потреб такої фізособи (див. постанову ВАСУ від 01.06.16 р. № К/800/6133/16 у справі № 826/15514/15, http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/58897409). До речі, тут добре видно проблему з кваліфікацією сплаченого підприємством ПДФО як додаткового блага клієнтів. Хіба що можна попросити клієнтів сплатити ПДФО в касу підприємства. Але яке підприємство – сторона, що запрошує, на це піде? ** Оскільки при обкладенні ВЗ негрошових виплат запрошеним клієнтам дохід не збільшується на «натуральний» коефіцієнт, немає іншого джерела, з якого сплачується ВЗ. У касу від клієнтів ВЗ теж навряд чи надійде.

Висновки

Документальне оформлення заходів, у рамках яких проводиться святковий корпоратив, може бути найрізноманітнішим. Проте в будь-якому випадку підприємство здійснює витрати. Витрачена сума списується до складу витрат того звітного періоду, у якому ці заходи проведено.

Вибір у бухобліку рахунка (субрахунка) для відображення витрат залежить від того, хто з персоналу підприємства бере участь у цих заходах і як ці витрати названо підприємством в оформлених документах.

бухоблік приклад бухгалтерські проведення новорічний корпоратив представницькі витрати первинний документ корпоратив

Облік витрат на проведення корпоративних заходів за кордоном залежно від їх кваліфікації

Витрат багато – і вони різні

Витрати на корпоратив: проведення

* Затверджена наказом Держкомстату від 05.12.08 р. № 489.

* Місцем постачання «семінарських» послуг уважається місце фактичного проведення семінарів (пп. 186.2.3 ПК).

* Підприємство не вважає, що захід, який можна віднести до представницьких, повинен обов’язково проходити в тому місці, де підприємство розташоване.