Учет расходов на проведение корпоративных мероприятий за границей в зависимости от их квалификации

21.12.2018 14367 0 2

Цели статьи:

показать, как в бухгалтерском учете отражаются расходы на проведение корпоративных мероприятий за границей в зависимости от их квалификации;
дать бухгалтерам сравнительный материал для оценки последствий разных вариантов такой квалификации.

Расходов много – и они разные

Как было замечено в предыдущей консультации (см. «Новогодний корпоратив за границей: налоговый учет»), истинная цель коллективной поездки за границу сотрудников предприятия часто завуалирована. Официальными целями такого массового выезда могут быть:

корпоративный отдых, организованный, например, как праздник, когда не только устраивается общее застолье, но и проводятся командные игры, психологические тренинги, обучающие коллектив совместной активной деятельности для достижения общей цели и укрепляющие командный дух (так называемая социальная поездка);
годовое собрание трудового коллектива с участием руководства и собственников, на котором подводятся итоги года, а сотрудники награждаются премиями;
семинар, тренинг, конференция или курсы, в рамках которых сотрудники предприятия получают новые знания, отрабатывают умения и навыки;
реклама (презентация) продуктов, которые продает предприятие, – как разноролевое представление (и даже шоу) для пробуждения интереса у потенциальных контрагентов или закрепления благосклонности у контрагентов, которые давно сотрудничают с предприятием;
классическое представительское мероприятие, то есть прием и обслуживание делегаций от других компаний, прибывших для проведения переговоров, налаживания контактов в целях установления и/или поддержания взаимовыгодного сотрудничества.

Какие расходы несет предприятие в случае проведения этих мероприятий за границей?

В предварительной смете на проведение того или иного мероприятия может «красоваться» всего одна сумма – на оплату услуг компании, которая организует мероприятие под ключ: начиная с получения виз для сотрудников и заканчивая проведением главного мероприятия, например собственно праздничной программы. Все организационные проблемы такая компания берет на себя.

Это удобно, но может вылиться для заказчика в кругленькую сумму. Поэтому многие предприятия заказывают у таких компаний, к примеру, только праздничную часть, а со всем остальным пытаются справиться самостоятельно. Тогда в смете фигурируют самые разные расходы, в частности:

на оформление загранпаспортов и виз, обязательное страхование;
покупку билетов на проезд (в т. ч. перевозку багажа, бронирование транспортных билетов), а также трансфер от аэропорта (вокзала) до места размещения;
оплату проживания в гостиницах, включая предварительное бронирование номеров;
питание (завтраки, обеды, ужины, кофе-брейки, фуршеты, банкет);
оформление помещения, где будет проходить мероприятие;
оплату экскурсий, билетов в театр, кино, музеи и т. п.;
оплату услуг переводчика;
суточные на время командировок (если оформляются командировки) или суточные, предусмотренные при направлении работников на обучение (если оформляется выезд для «обучающей» поездки);
покупку подарков, призов и др.

Как в бухгалтерском учете отражаются эти расходы?

Любые из вышеперечисленных расходов невозможно прямо связать с доходами определенного периода. А значит, они списываются в состав расходов того отчетного периода, в котором были понесены (п. 7 П(С)БУ 16 «Расходы»).

Что касается задействованных при этом счетов (субсчетов), то это могут быть:

счет 92 «Административные расходы» – если предприятие оформило корпоратив как годовое собрание коллектива или классическое представительское мероприятие;
счет 93 «Расходы на сбыт» – если корпоратив признан мероприятием рекламного или маркетингового характера;
субсчет 949 «Прочие расходы операционной деятельности» – если это коллективный отдых работников из разных подразделений;
счет 91 «Общепроизводственные расходы» – если это мероприятие определенной направленности (скажем, семинары, тренинги, конференции или курсы) для общепроизводственного персонала, счет 92 «Административные расходы» – для административного персонала, счет 93 «Расходы на сбыт» – для персонала, который занимается сбытом. А если в проведении такого мероприятия задействован персонал из разных служб предприятия, тогда расходы можно отнести на субсчет 949 «Прочие расходы операционной деятельности».

На заметку! Нюансы отражения в бух- учете всех этих расходов зависят от порядка налогообложения операций, при которых эти расходы возникают. В свою очередь, порядок налогообложения определяется тем, как составлены документы при выезде за границу работников предприятия. Поэтому проводки, фиксирующие те или иные операции, могут дополняться проводками по начислению соответствующего налога.

Расходы на корпоратив: проводки

Ниже приведем несколько примеров, которые демонстрируют, как разнится бухучет расходов в зависимости от квалификации мероприятия.

Пример 1

Группе сотрудников предприятия (менеджерам по продажам) в декабре 2018 года была начислена зарплата в сумме 600 000 грн. Руководство предприятия решило направить этих сотрудников за границу для празднования Нового года. При этом оно не скрывало истинной цели этой поездки, квалифицировав этот выезд как корпоративный праздник, устроенный для стимулирования труда и поддержания корпоративного духа, и заказало поездку «под ключ» у турагента (резидента Украины). Была оплачена стоимость услуг турагента по организации этого праздника, в частности стоимость страховки, перевозки, временного размещения, питания (включая банкет), бытовых услуг, экскурсионного, развлекательного обслуживания и пр. Всего 380 000 грн. без НДС (турагент – неплательщик НДС). Все расходы были распределены между сотрудниками поровну. В колдоговоре возможность таких поездок как один из методов поощрения работников предприятия предусмотрена в разделе «Оплата труда».

В бухгалтерском учете эти операции будут отражены таким образом:

(грн.)

№ п / п	Содержание операции	Первичный документ	Бухгалтерский учет
№ п / п	Содержание операции	Первичный документ	Дт	Кт	Сумма
1	2	3	4	5	6
1	Оплачены услуги турагента	Приказ руководителя предприятия, выписка банка	371	311	380 000,00
2	Получены от турагента туристические ваучеры	Договор, акт приемки-передачи	331	685	380 000,00
3	Отражен взаимозачет задолженностей	Не оформляется	685	371	380 000,00
4	Начислена зарплата за декабрь	Расчетно-платежная ведомость типовой формы № П-6*	93	661	600 000,00
5	Выданы туристические ваучеры сотрудникам**	Ведомость произвольной формы	93	661	380 000,00
5	Выданы туристические ваучеры сотрудникам**	Ведомость произвольной формы	661	331	380 000,00
6	Начислены налоговые обязательства по НДС на стоимость тура (380 000 х 20 %)***	Налоговая накладная	949	641/НДС	76 000,00
7	Удержан НДФЛ: – из зарплаты (600 000 х 18 %)	Расчетно-платежная ведомость типовой формы № П-6	661	641	108 000,00
8	– из зарплаты исходя из стоимости тура [(380 000 х 1,219512) х 18 %]		661	641	83 414,62
9	Удержан ВС: – из зарплаты (600 000 х 1,5 %)		661	642	9 000,00
10	– из зарплаты, исходя из стоимости тура (380 000 х 1,5 %)		661	642	5 700,00
11	Начислен ЕСВ: – на зарплату (600 000 х 22 %)		93	651	132 000,00
12	– на зарплату, исходя из стоимости тура (380 000 х 22 %)		93	651	83 600,00
13	Перечислены в бюджет НДФЛ, ВС, ЕСВ****	Платежное поручение	641, 642, 651	311	421 714,62
14	Выплачена зарплата работникам на картсчета (600 000,00 + 380 000,00 – 380 000,00 – – 108 000,00 – 83 414,62 – 9 000,00 – 5 700,00)	Платежное поручение	661	311	393 885,38
* Утверждена приказом Госкомстата от 05.12.08 г. № 489. Многие специалисты обращают внимание на то, что начисление неденежной выплаты работнику с учетом «натурального» коэффициента приведет к тому, что НДФЛ не будет удерживаться, скажем, из зарплаты этого работника, а целиком ляжет на плечи предприятия. В связи с этим уплата НДФЛ предприятием может считаться для работника допблагом. Чтобы этого избежать, в таблице начислен доход без применения «натурального» коэффициента, а вот сумма НДФЛ рассчитана уже с учетом этого коэффициента. Именно эта сумма налога и удерживается из зарплаты. Заметим, что это не совсем корректно, так как натуральный коэффициент как раз и введен для того, чтобы после удержания налога из дохода физлица оставался «чистый» доход в неденежной форме. Интересно, что с ВС такой проблемы не возникает, так как для его расчета «натуральный» коэффициент к доходу не применяется. * Налоговики утверждают: если стоимость бесплатно переданных товаров/услуг включается в состав расходов и, соответственно, относится к стоимости товаров/услуг, поставка которых является объектом налогообложения и связана с получением доходов, такие товары/услуги признаются использованными в хоздеятельности в рамках налогооблагаемых операций. Поэтому при бесплатной передаче не нужно признавать отдельную поставку и нет необходимости дополнительно начислять налоговые обязательства по правилам, установленным п. 198.5 НК. Об этом они писали неоднократно (см. Индивидуальные налоговые консультации ГФС от 08.10.18 г. № 4314/6/99-99-15-03-02-15/ІПК, от 15.11.18 г. № 4828/6/99-99-13-02-03-15/ІПК и многие другие). Но в нашем примере предприятие в такой ситуации решило не рисковать и, не имея «индульгенции» в виде индивидуальной налоговой консультации, начислило налоговые обязательства по НДС. **** В примере для упрощения показано перечисление НДФЛ, ВС и ЕСВ одной суммой. Но нужно знать, что при предоставлении дохода в неденежной форме перечисление налоговых платежей в бюджет проводят в течение трех банковских дней со дня, следующего за днем такого предоставления (пп. 168.1.4 НК).

Пример 2

Группа сотрудников предприятия из администрации отправились за границу для празднования Нового года. Руководство предприятия решило, что эти сотрудники должны параллельно принять участие в учебном семинаре по заимствованию передового опыта и совершенствованию профессиональных знаний. Предприятием были оплачены услуги украинской фирмы, которая занимается организацией таких семинаров за границей (в эти услуги входило, в частности, чтение лекций, страховка, перевозки, временное размещение, питание), в сумме 380 000 грн. без НДС. Своим сотрудникам предприятие выплатило суточные в размере 3 500 евро. За банкет (с алкогольными напитками и развлекательной программой) сотрудники заплатили из своего кармана.

В бухгалтерском учете эти операции будут отражены таким образом:

(евро/грн.)

№ п / п	Содержание операции	Первичный документ	Бухгалтерский учет
№ п / п	Содержание операции	Первичный документ	Дт	Кт	Сумма
1	2	3	4	5	6
1	Оплачены услуги фирмы, занимающейся организацией семинаров*	Выписка банка	371	311	380 000
2	Курс НБУ (условно) – 32,12 грн. за €1. Получены наличные евро в кассу с инвалютного счета для выдачи сотрудникам	Выписка банка, ПКО типовой формы № КО-1	302	312	€3 500 112 420
3	Отражена курсовая разница от пересчета инвалюты на дату снятия наличных со счета (курс НБУ на дату поступления инвалюты на счет был равен 32,54 грн. за €1) [€3 500 х (32,12 – 32,54)]	Бухгалтерская справка	945	312	1 470
4	Выданы сотрудникам из кассы наличные как аванс в размере суточных	Приказ о направлении работников на семинар, РКО типовой формы № КО-2	372	302	€3 500 112 420
5	Курс НБУ – 32,86 грн. за €1. Списаны расходы на семинар в виде суточных (применяется курс, действующий на дату выдачи аванса)	Отчет	92	372	€3 500 112 420
6	Списана на расходы отчетного периода стоимость услуг по организации семинара**	Акт приемки-передачи оказанных услуг	92	685	380 000
7	Отражен взаимозачет задолженностей	Не оформляется	685	371	380 000
* Местом поставки «семинарских» услуг считается место фактического проведения семинаров (пп. 186.2.3 НК). ** В частности, в ОИР (категория 103.04) ГФС указала: если приглашенной стороной семинара (конференции) и по условиям договора получателем информационно-консультационных услуг является юрлицо (работодатель), интересы которого представляет работник, то уплаченная юрлицом (работодателем) сумма за участие в семинаре (конференции) не является доходом такого работника и объектом обложения НДФЛ.

Пример 3

Группа сотрудников предприятия, работающих в разных службах, отправилась за границу для празднования Нового года. Поскольку к группе примкнули представители клиентов предприятия, этот тур руководство решило назвать представительским мероприятием, в рамках которого проводится презентация предоставляемых предприятием услуг. Предприятие приняло на себя расходы, связанные с этой поездкой, оплатив:

печать приглашений для клиентов – 360 грн. (в т. ч. НДС – 60 грн.);
перелет туда и обратно (оплата поставщику-резиденту перечислена с текущего гривневого счета), – 250 000 грн., из них 50 000 грн. – оплата перелета приглашенных клиентов;
проживание в гостинице с питанием (оплата поставщику-нерезиденту проведена с текущего инвалютного счета) – 15 000 евро, из них 3 000 евро – оплата проживания приглашенных клиентов;
групповое экскурсионное обслуживание (оплата проведена на месте с использованием корпоративной платежной карточки, далее – КПК) – 200 евро;
концертное представление с банкетом по типу шведского стола (оплата проведена с текущего инвалютного счета) – 4 200 евро.

Сотрудникам, направленным в командировку, предприятие выплатило суточные в размере 3 500 евро.

Отражение в бухгалтерском учете этих операций показано в таблице:

(евро/грн.)

№ п / п	Содержание операции	Первичный документ	Бухгалтерский учет
№ п / п	Содержание операции	Первичный документ	Дт	Кт	Сумма
1	2	3	4	5	6
Подготовка мероприятия
1.1	Перечислена предоплата за изготовление приглашений	Договор, выписка банка	371	311	360,00
1.2	Отражен налоговый кредит по НДС*	Налоговая накладная	641	644	60,00
* Предприятие не считает, что мероприятие, которое можно отнести к представительским, должно обязательно проходить в том месте, где предприятие расположено.
1.3	Получены приглашения	Накладная, акт приемки-передачи	209	631	300,00
1.4	Списаны расчеты по налоговому кредиту по НДС	Накладная, акт приемки-передачи	644	631	60,00
1.5	Отражен взаимозачет задолженностей	Не оформляется	631	371	360,00
1.6	Разосланы приглашения клиентам	Бухгалтерская справка	92	209	300,00
1.7	Оплачен перелет из Украины и обратно в Украину: – сотрудников	Выписка банка	371	311	200 000,00
1.8	– приглашенных клиентов	Выписка банка	371	311	50 000,00
1.9	Курс НБУ (условно) – 32,47 грн. за €1. Получены наличные евро в кассу с инвалютного счета	Выписка банка, ПКО типовой формы № КО-1	302	312	€3 500,00 113 645,00
1.10	Отражена курсовая разница от пересчета инвалюты на дату снятия наличных со счета (курс НБУ на дату поступления инвалюты на счет был равен 32,38 грн. за €1) [€3 500 х (32,47 – 32,38)]	Бухгалтерская справка	312	714	315,00
1.11	Выданы сотрудникам из кассы наличные как аванс в размере суточных на командировку	Приказ о командировке, РКО типовой формы № КО-2	372	302	€3 500,00 113 645,00
1.12	Курс НБУ (условно) – 32,28 грн. за €1. Перечислена оплата за проживание в гостинице: – сотрудников	Выписка банка	371	312	€12 000,00 387 360,00
1.13	– приглашенных клиентов	Выписка банка	371	312	€3 000,00 96 840,00
1.14	Отражена курсовая разница от пересчета инвалюты на дату перечисления оплаты за проживание [€15 000 х (32,28 – 32,38)]	Бухгалтерская справка	945	312	1 500,00
2. Проведение мероприятия
2.1	Курс НБУ – 32,35 грн. за €1. Оплачена групповая экскурсия с помощью КПК*	Выписка банка	372	314	€200,00 6 470,00
2.2	Отражена курсовая разница от пересчета инвалюты на дату оплаты стоимости экскурсии (курс НБУ на дату поступления оплаты на счет был равен 32,38 грн. за €1) [€200 х (32,35 – 32,38)]	Бухгалтерская справка	945	314	6,00
2.3	Курс НБУ – 32,47 грн. за €1. Оплачен концерт с банкетом**	Выписка банка	371	312	€4 200,00 136 374,00
2.4	Отражена курсовая разница от пересчета инвалюты на дату оплаты стоимости концерта с банкетом [€4 200 х (32,47 – 32,38)]	Бухгалтерская справка	312	714	378,00
3. Подведение итогов мероприятия
3.1	Курс НБУ – 32,86 грн. за €1. Списаны расходы на командировку в виде суточных (применяется курс, действующий на дату выдачи аванса)	Отчет	92	372	€3 500,00 113 645,00
* При учете представительских расходов предприятие ориентируется на внутреннее Положение о составе представительских расходов, разработанное на основании используемых бюджетниками Норм денежных средств на представительские цели и порядка их расходования, утвержденных приказом Минфина от 14.09.10 г. № 1026. А в этом документе указано, что расходы на мероприятия культурной программы считаются представительскими. Поэтому при оплате экскурсии с помощью электронных платежных средств (далее – ЭПС) валютное законодательство не было нарушено. Пункт 8.3 Инструкции о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранной валютах, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11.03 г. № 492, разрешает с помощью ЭПС использовать денежные средства с текущего инвалютного счета, в частности, при проведении расчетов, связанных с мероприятиями представительского характера. Кроме того, согласно «командировочному» пп. 170.9.1 НК, в сумму облагаемого НДФЛ дохода лица, которое получило и использовало КПК при расчетах, не включаются документально подтвержденные расходы, осуществленные за счет наличных и безналичных денежных средств, предоставленных под отчет работодателем на организацию приемов, презентаций, праздников, развлечений и отдыха, приобретение и распространение подарков в рекламных целях. А рекламный характер этого мероприятия был виден из разработанных предприятием документов. ** Предприятие предполагает, что в этом случае невозможно персонифицировать доходы физлиц, т. е. определить базу налогообложения. Хотя бы из этих соображений не удерживались НДФЛ, ВС, а также не начислялся ЕСВ. Кроме того, предприятие считает, что нормы «командировочного» пп. 170.9.1 НК, согласно которому в налогооблагаемый доход командированного физлица включается стоимость алкогольных напитков и табачных изделий, не имеет отношения к представительским расходам. Тем более что в разработанном предприятием Положении о составе представительских расходов указаны расходы на алкогольные напитки, а значит, существует вероятность отстоять возможность НДФЛ-необложения.
3.2	Списана стоимость проживания в гостинице с питанием: – сотрудников	Счет, квитанция	92	632	€12 000,00 387 360,00
3.3	– приглашенных клиентов (96 840 х 1,219512)*		377	632	€3 000,00 96 840,00
3.3	– приглашенных клиентов (96 840 х 1,219512)*		92	377	118 097,55
3.4	Удержан НДФЛ (118 097,55 х 18 %)*	Бухгалтерская справка	377	641	21 257,55
3.5	Отражен ВС как дополнительные расходы (96 840 х 1,5 %)**	Бухгалтерская справка	92	642	1 452,60
3.6	Отражен взаимозачет задолженностей по проживанию	Не оформляется	632	371	€15 000,00 484 200,00
3.7	Списана стоимость перелета: – сотрудников	Билеты	92	631	200 000,00
3.8	– приглашенных клиентов (50 000 х 1,219512)*		377	631	50 000,00
3.8	– приглашенных клиентов (50 000 х 1,219512)*		92	377	60 975,60
3.9	Удержан НДФЛ (60 975,60 х 18 %)	Бухгалтерская справка	377	641	10 975,60
3.10	Отражен ВС как дополнительные расходы (50 000 х 1,5 %)	Бухгалтерская справка	92	642	750,00
3.11	Отражен взаимозачет задолженностей по перелету	Не оформляется	631	371	250 000,00
3.12	Уплачен НДФЛ в бюджет	Выписка банка	641	311	32 233,15
3.13	Уплачен ВС в бюджет	Выписка банка	642	311	2 202,60
3.14	Списана стоимость экскурсии на расходы	Счет, квитанция	92	632	€200,00 6 470,00
3.15	Отражен взаимозачет задолженностей по экскурсии	Не оформляется	632	372	€200,00 6 470,00
3.16	Списана стоимость концерта с банкетом на расходы	Счет, квитанция	92	632	€4 200,00 136 374,00
3.17	Отражен взаимозачет задолженностей по концерту с банкетом	Не оформляется	632	371	€4 200,00 136 374,00
* Предприятие, конечно, может попытаться доказать проверяющим, что оплату проезда и проживания клиентов, приглашенных на представительское мероприятие, не нужно рассматривать как доход этих гостей, поскольку они приехали по приглашению предприятия – заинтересованной стороны. Однако на практике сделать это сложно. Поэтому предприятие решило не рисковать и начислило облагаемый НДФЛ доход с применением «натурального» коэффициента. В то же время по отношению к своим сотрудникам этот подход не был применен. Ведь получение физлицом определенных благ в виде оплаченных за него товаров (работ, услуг) не может расцениваться как получение дополнительного блага, если предоставление последних, прежде всего, обусловлено интересом предприятия, а не целью преимущественного удовлетворения личных потребностей такого физлица (см. постановление ВАСУ от 01.06.16 г. № К/800/6133/16 по делу № 826/15514/15). Кстати, тут хорошо видна проблема с квалификацией уплаченного предприятием НДФЛ как дополнительного блага клиентов. Разве что можно попросить клиентов уплатить НДФЛ в кассу предприятия. Но какое предприятие – приглашающая сторона на это пойдет? ** Поскольку при обложении ВС неденежных выплат приглашенным клиентам доход не увеличивается на «натуральный» коэффициент, нет другого источника, из которого уплачивается ВС. В кассу от клиентов ВС тоже вряд ли поступит.

Выводы

Документальное оформление мероприятий, в рамках которых проводится праздничный корпоратив, может быть самым разным. Однако в любом случае предприятие несет расходы. Потраченная сумма списывается в состав расходов того отчетного периода, в котором эти мероприятия проведены.

Выбор в бухучете счета (субсчета) для отражения расходов зависит от того, кто из персонала предприятия участвует в этих мероприятиях и как эти расходы названы предприятием в оформленных документах.

бухучет пример бухгалтерские проводки новогодний корпоратив представительские расходы первичный документ корпоратив

Учет расходов на проведение корпоративных мероприятий за границей в зависимости от их квалификации

Расходов много – и они разные

Расходы на корпоратив: проводки

* Утверждена приказом Госкомстата от 05.12.08 г. № 489.

* Местом поставки «семинарских» услуг считается место фактического проведения семинаров (пп. 186.2.3 НК).

* Предприятие не считает, что мероприятие, которое можно отнести к представительским, должно обязательно проходить в том месте, где предприятие расположено.