Облік офісних ТМЦ

Йтиметься про особливості обліку товарно-матеріальних цінностей (далі – ТМЦ), які використовуються в офісі. Серед них – канцтовари, різні офісні малоцінні та швидкозношувані предмети (далі – МШП), питна вода, предмети санітарно-гігієнічного характеру і т. п. Приналежність офісних ТМЦ до тієї або іншої групи активів залежить від характеру та очікуваного строку їх використання. Вони можуть обліковуватися як запаси, необоротні активи або, минаючи рахунки активів, відразу списуватися на витрати. Розглянемо докладніше облік кожного виду матеріальних цінностей.

Бухгалтерський облік

ТМЦ – запаси

Якщо строк служби ТМЦ менше року або нормального операційного циклу (якщо тривалість такого циклу перевищує рік), то незалежно від вартості вони відносяться до запасів (п. 6 П(С)БО 9).

При цьому запаси можуть обліковуватися:

• на субрахунку 209 «Інші матеріали» – як витратні матеріали, які після початку використання повністю або частково фізично зношуються і втрачають первісні якості та цінність;
• однойменному рахунку 22 як МШП. Основна їх відмінність від інших запасів полягає в тому, що в процесі експлуатації МШП втрачають свої первісні якості і властивості поступово, а сировина та матеріали – відразу.

При передачі в експлуатацію вартість офісних ТМЦ – запасів списується з балансу на статті відповідних витрат (рахунок 91 «Загальновиробничі витрати», 92 «Адміністративні витрати», 93 «Витрати на збут») залежно від того, до якого підрозділу приписані ці витратні матеріали.

Матеріали. До них можна віднести:

• канцелярське приладдя: папір, ручки, лінійки, ластики, папки, файли, клей, бланки звітності, конверти і т. п.;
• предмети санітарно-гігієнічного характеру: засоби для прибирання приміщення офісу, предмети побутової хімії, серветки, туалетний папір, пакети для сміття, одноразовий посуд і т. п.;
• продукти харчування, які підприємство закуповує для офісних працівників: чай, кава, цукор, цукерки, печиво, вода питна, сік, вершки і т. п.

Матеріали (за винятком продуктів харчування) можуть видаватися в експлуатацію (відповідальним особам, працівникам) на підставі:

• накладної-вимоги на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів типової форми № М-11 (затверджена Наказом № 193);
• самостійно розробленої відомості;
• акта про їх списання в довільній формі.

МШП. До таких запасів можна віднести предмети багаторазового використання, наприклад калькулятори, степлери, діркопробивачі, USB Flash-накопичувачі, багаторазові бутлі для води, урни для сміття, ємності для мийних засобів, усілякі держателі і т. д.

Для відображення операцій із МШП передбачено типові форми первинних документів, затверджені Наказом № 145. У даному випадку підприємству можуть знадобитися:

• форма № МШ-2 «Картка обліку малоцінних і швидкозношуваних предметів». З її допомогою ведеться реєстрація та облік МШП, виданих працівнику для тривалого користування. Форма заповнюється по одному примірнику на кожного працівника. При здачі (поверненні) предметів працівником у комору комірник перевіряє їх, ставить дату, кількість і розписується в картці;
• форма № МШ-8 «Акт на списання малоцінних і швидкозношуваних предметів». Її застосовують при списанні зношених і непридатних для подальшого використання МШП та здачі їх у комору або на склад для утилізації. Акт заповнюється в одному примірнику.

Для обліку руху МШП можна використовувати як передбачені законодавством типові форми, так і самостійно розроблені. При цьому останні повинні містити всі обов'язкові реквізити, установлені п. 2.4 Положення № 88.

ТМЦ – витрати

У деяких випадках вартість витратних матеріалів списується на рахунки витрат без попереднього оприбуткування на рахунки активів. Так можна робити, якщо це передбачено обліковою політикою підприємства.

Нагадаємо, підприємство має право самостійне визначати кількісні критерії та якісні ознаки суттєвості інформації про госпоперації, події та статті фінзвітності, якщо такі критерії не встановлені положеннями бухобліку або іншими нормативно-правовими актами. При цьому підприємство орієнтується на потреби користувачів такої інформації (п. 2.20 Методрекомендацій № 635). Суттєвою вважається інформація, відсутність якої може вплинути на рішення користувачів фінзвітності (п. 3 НП(С)БО 1).

Зазначимо, що в пп. 2.20.1 Методрекомендацій № 635 запропоновано застосовувати кількісний критерій суттєвості інформації про госпоперації та події, пов'язані з рухом активів, у розмірі, що не перевищує 3 % вартості всіх активів підприємства. Але, як було сказано вище, підприємство може встановити і свій критерій. Крім того, підприємство у своїй обліковій політиці називає дату визначення вартості таких активів (наприклад, дата останнього річного балансу).

ПРИКЛАД 1
Згідно з обліковою політикою підприємства:

• кількісний критерій суттєвості для операцій із витратними матеріалами для офісу становить 3 % їх вартості на дату останнього річного балансу;
• до даної категорії ТМЦ потрапляють канцтовари, товари госппризначення і продтовари (чай, кава і т. п.).

Припустимо, що вартість офісних витратних матеріалів підприємства на 31.12.17 р. становить 5 000 грн. Тоді в 2018 році операцію із придбання подібних запасів на суму 150 грн. (5 000 грн. х 3 %) (без урахування ПДВ) можна відразу відобразити як витрати записом Дт 91–93 – Кт 631. Оперативний облік цих запасів не ведеться.

ТМЦ – необоротні активи

Якщо строк служби офісних матеріальних цінностей перевищує рік або нормальний операційний цикл (якщо він більше року), то залежно від вартості вони можуть обліковуватися:

• на субрахунку 106 «Інструменти, прилади та інвентар» або 109 «Інші основні засоби» – як основні зпсоби (далі – ОЗ). Це можуть бути: канцелярське приладдя VIP-класу: ручка із золотим пером, ексклюзивний настільний прилад з інкрустацією, електросушарка для рук і т. п.;
• субрахунку 112 «Малоцінні необоротні матеріальні активи» – як такі активи (далі – МНМА). Наприклад, настільні набори, прес-пап'є, автоматичний дозатор для дезінфікуючого засобу і т. д.

Нагадаємо, вартісні ознаки предметів, які входять до складу МНМА, підприємство встановлює самостійно в наказі про облікову політику (п. 5 П(С)БО 7). Такий критерій можна встановити, наприклад, у розмірі 2 000 грн., 3 000 грн. або в будь-якому іншому. Ми рекомендуємо орієнтуватися на розмір, передбачений ПК для ОЗ у пп. 14.1.138, – 6 000 грн., без ПДВ.

При передачі в експлуатацію вартість необоротних активів підлягає амортизації. Передачу необоротних активів в експлуатацію відображають записом: Дт 106, 109 – Кт 152 «Придбання (виготовлення) основних засобів» або Дт 112 – Кт 153 «Придбання (виготовлення) інших необоротних матеріальних активів».

Із місяця, що настає за місяцем передачі об'єкта в експлуатацію, його починають амортизувати за одним із методів, передбачених п. 26 П(С)БО 7. При цьому амортизація МНМА може нараховуватися як виробничим, так і прямолінійним методом (п. 27 П(С)БО 7). Але частіше застосовується один із таких методів:

• 50 % амортизовуваної вартості нараховується в першому місяці використання активу, а решта 50 % вартості – у місяці списання його з балансу;
• 100 % амортизовуваної вартості нараховується в першому місяці використання активу.

Суму нарахованої амортизації включають до витрат підприємства записом: Дт 91–93 – Кт 131 «Знос основних засобів» або 132 «Знос інших необоротних матеріальних активів».

Типові форми для обліку ОЗ (МНМА) затверджені Наказом № 352. Для обліку офісних матеріальних цінностей, які за своїми характеристиками підпадають під поняття необоротних активів, підійдуть такі типові форми:

• № ОЗ-1 «Акт приймання-передачі (внутрішнього переміщення) основних засобів»;
• № ОЗ-6 «Інвентарна картка обліку основних засобів»;
• № ОЗ-9 «Інвентарний список основних засобів» – для пооб’єктного обліку ОЗ за місцем їх експлуатації та за матеріально відповідальними особами;
• № ОЗ-3 «Акт списання основних засобів» – рішення про ліквідацію ОЗ може бути прийняте підприємством за власною ініціативою або з незалежних від нього причин. Для визначення придатності/непридатності ОЗ до подальшого використання та оформлення відповідних первинних документів на підприємстві створюється постійно діюча комісія (п. 41 гл. 8 Методрекомендацій № 561).

Якщо потрібно відремонтувати необоротні активи, то понесені витрати включаються до витрат періоду (див. «Облік офісних основних засобів»).

Податок на прибуток

Для цілей оподаткування прибутку облік офісних ТМЦ, які належать до категорії запасів і МНМА, ведеться так само, як і бухгалтерський. При цьому різниці не визначаються.

Що стосується офісних придбань, які підпадають під податкове поняття ОЗ (тобто їх первісна вартість перевищує 6 000 грн.), то підприємства, які коригують фінрезультат на всі різниці, передбачені ПК, повинні розраховувати різниці, зокрема, при нарахуванні амортизації та ліквідації ОЗ (п. 138.1 ПК) (див. «Облік офісних основних засобів»).

ПДВ

Сума вхідного ПДВ, сплаченого при купівлі офісних витратних матеріалів, включається до податкового кредиту на підставі податкової накладної, зареєстрованої в Єдиному реєстрі податкових накладних (далі – ЄРПН) (п. 198.3, 198.6 ПК).

Якщо витратні матеріали придбаваються за готівкові кошти, то відобразити податковий кредит можна тільки після того, як керівник затвердить Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (форма затверджена Наказом № 841). Нагадаємо, за касовим чеком (чеками) гранична сума ПДВ, яку можна включити до податкового кредиту, не повинна перевищувати 200 грн. на день, без урахування податку (пп. «б» п. 201.11 ПК).

Чи потрібно нараховувати ПДВ-зобов’язання на суму податкового кредиту, нарахованого (сплаченого) у зв’язку із придбанням продтоварів?

На думку контролюючого органу, це залежить від того, чи включається вартість зазначених запасів до собівартості товарів/послуг, операції з постачання яких є об'єктом оподаткування і пов'язані з отриманням доходів. Якщо це так, то дані запаси визнаються такими, які призначені для використання/використані в госпдіяльності. Тому додаткове нарахування податкових зобов'язань за правилами п. 198.5 ПК не здійснюється (ІПК № 77). Оскільки довести такий зв'язок досить проблематично, рекомендуємо нараховувати податкові зобов'язання згідно з п. 198.5 ПК.

ПДФО, військовий збір, ЄСВ

У відношенні деяких офісних ТМЦ може виникнути небезпека, що фахівці контролюючого органу при перевірці захочуть їх персоніфікувати й обкласти ПДФО і військовим збором. Наприклад, це може бути дороге канцелярське приладдя, яким користуються керівники підприємства.

На наш погляд, оскільки зазначені запаси придбаваються й видаються працівникам у тимчасове користування для цілей госпдіяльності і належать підприємству, додатковим благом для окремого працівника вони не є. Тому й про обкладення вартості таких матеріальних цінностей ПДФО і військовим збором ітися не повинно.

Крім того, вартість офісних витратних матеріалів не є об'єктом обкладення ЄСВ, оскільки не відноситься до фонду оплати праці.

Що стосується продуктів харчування (чай, кава і т. п.), то їх вартість взагалі не можна персоніфікувати для обкладення ПДФО. Із таким підходом згодні й фахівці ДФС (ЗІР, категорія 103.02).

ПРИКЛАД 2
У березні 2018 року підприємство, яке займається оптовою торгівлею за безготівковий розрахунок, придбало для власних потреб:

• канцтовари – папір, ручки, папки, калькулятори і т. д. на суму 4 200 грн. (у т. ч. ПДВ – 700 грн.);
• товари побутової хімії – рідке мило, мийні засоби, туалетний папір тощо на суму 1 080 грн. (у т. ч. ПДВ – 180 грн.);
• набір настільний вартістю 672 грн. (у т. ч. ПДВ – 112 грн.);
• продукти харчування – чай, кава, цукор і т. п. на суму 960 грн. (у т. ч. ПДВ – 160 грн.).

Доставка ТМЦ була здійснена службовим легковим автомобілем підприємства.
У квітні 2018 року (через підзвітну особу) було додатково придбано клей і пластикові файли на суму 144 грн. (у т. ч. ПДВ – 24 грн.).
Дохід підприємства за 2017 рік не перевищує 20 млн грн. Зазначимо, що аналогічно ведеться облік таких операцій і підприємствами з доходом більше 20 млн грн.

В обліку ці операції відображаються так:

(грн.)

Висновки

Офісні ТМЦ залежно від строку користування та вартості можуть обліковуватися в складі запасів, витрат підприємства або необоротних активів.