Облік офісних витрат

До обліку виробничих витрат бухгалтери ставляться, як правило, серйозно. А от витрати на канцтовари, меблі та інші офісні витрати обліковують із меншою старанністю. І дарма, адже це загрожує штрафами при перевірці. Як відобразити такі витрати в обліку, розповімо в консультації.

Насамперед необхідно визначити, де здійснюються офісні витрати – у господарській чи негосподарській діяльності.

Нагадаємо, згідно з пп. 14.1.36 ПК господарською вважається діяльність особи, яка пов'язана з виробництвом (виготовленням) та/або реалізацією товарів, виконанням робіт, наданням послуг, спрямована на отримання прибутку і проводиться такою особою самостійно та/або через свої відокремлені підрозділи, а також через будь-яку іншу особу, яка діє в інтересах першої особи, зокрема за договорами комісії, доручення та агентськими договорами.

Прямий зв'язок офісних витрат із господарською діяльністю визначається обов'язком роботодавців створювати на робочому місці умови праці, які відповідають умовам, передбаченим нормативно-правовими актами (ст. 6 Закону № 2694), і забезпечувати дотримання вимог законодавства відносно прав працівників у сфері охорони праці відповідно до ст. 13 Закону № 2694. Нормальні умови праці забезпечують подальший виробничий процес, а значить, і отримання доходу.

Наприклад, якщо ви придбаваєте офісну техніку, рекомендуємо також обґрунтувати необхідність її використання в госпдіяльності. Якщо з комп'ютерною технікою та її периферійними пристроями все більш-менш зрозуміло, то використання телевізорів, плазмових екранів, фотоі відеоапаратури потрібно підтвердити документально. Зокрема, на підприємстві слід видати наказ про необхідність застосування такої техніки для поліпшення діяльності або підвищення ефективності, а саме:

• для оптимізації обігу інформації (відеоапаратура або мікрофони із записувальними пристроями);
• у рекламних цілях (плазмові екрани або телевізори).