Учет офисных расходов

К учету производственных расходов бухгалтеры относятся, как правило, серьезно. А вот расходы на канцтовары, мебель и другие офисные расходы учитывают с меньшей тщательностью. И напрасно, ведь это грозит штрафами при проверке. Как отразить такие расходы в учете, расскажем в консультации.

Прежде всего необходимо определить, где осуществляются офисные расходы – в хозяйственной или нехозяйственной деятельности.

Напомним, согласно пп. 14.1.36 НК хозяйственной считается деятельность лица, которая связана с производством (изготовлением) и/или реализацией товаров, выполнением работ, предоставлением услуг, направлена на получение прибыли и проводится таким лицом самостоятельно и/или через свои обособленные подразделения, а также через любое другое лицо, которое действует в интересах первого лица, в частности по договорам комиссии, поручения и агентским договорам.

Прямая связь офисных расходов с хозяйственной деятельностью определяется обязанностью работодателей создавать на рабочем месте условия труда, которые соответствуют условиям, предусмотренным нормативно-правовыми актами (ст. 6 Закона № 2694), и обеспечивать соблюдение требований законодательства относительно прав работников в сфере охраны труда в соответствии со ст. 13 Закона № 2694. Нормальные условия труда обеспечивают последующий производственный процесс, а значит, и получение дохода.

Например, если вы приобретаете офисную технику, рекомендуем также обосновать необходимость ее использования в хоздеятельности. Если с компьютерной техникой и ее периферийными устройствами все более-менее понятно, то использование телевизоров, плазменных экранов, фотои видеоаппаратуры нужно подтвердить документально. В частности, на предприятии следует издать приказ о необходимости применения такой техники для улучшения деятельности или повышения эффективности, а именно:

• для оптимизации обращения информации (видеоаппаратура или микрофоны с записывающими устройствами);
• в рекламных целях (плазменные экраны или телевизоры).