Перевіряємо підзвітні документи

Квитанція до прибуткових касових ордерів

Прибутковий касовий ордер (типова форма КО-1, наведена в додатку 2 до Положення, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637, далі – ПКО, Положення № 637) заповнюється в усіх випадках, коли готівка надходить до каси підприємства без застосування РРО (п. 1 ст. 9 Закону від 06.07.95 р. № 265/98-ВР, далі – Закон № 265).

Одночасно із заповненням ПКО заповнюється і квитанція до нього – його відривна частина, яка видається на руки покупцеві. Усі реквізити у квитанції повинні бути заповнені, а сама квитанція – скріплена печаткою підприємства (п. 3.3 Положення № 637).

Зверніть увагу: печатка ставиться тільки на квитанції, а не самому ПКО і не посередині бланка.

Якщо готівка надходить до каси як оплата товарів (послуг), то в ПКО (і, відповідно, у квитанції) повинні бути заповнені такі реквізити:

• найменування підприємства (установи, організації) – отримувача коштів (повне або скорочене);
• номер і дата оформлення ПКО (і, відповідно, квитанції) – число і рік пишуться цифрами, місяць – словом. Дата оформлення ПКО по-винна збігатися з датою фактичного надходження готівки до каси підприємства;
• у рядку «Прийнято від» зазначається, від кого прийнято кошти. Оскільки підзвітна особа придбаває товари (послуги) для потреб свого підприємства і діє від його імені, тут потрібно зазначати реквізити підприємства-покупця;
• у рядку «Підстава» зазначається, за що саме платить покупець (найменування товару, послуги), документ, на підставі якого приймаються готівка (договір, рахунок тощо), а також номер і дата складання такого документа.

Підписують ПКО і квитанцію головний бухгалтер і касир підприємства. Якщо у штаті підприємства посада касира не передбачена, то виконання обов'язків касира, як правило, покладається на іншого працівника (на підставі наказу керівника підприємства). Такий працівник і підписує ПКО та квитанцію (детальніше про оформлення ПКО див. «БАЛАНС», 2014, № 81, с. 16).

Розглянемо заповнення квитанції до ПКО на прикладі (див. фрагмент 1).

Приклад 1

За дорученням керівника підприємства ТОВ «Скорпіон» начальником рекламного відділу Григоренко С. К. придбано у ТОВ «Друкар» фотопапір вартістю 365,50 грн.

Закупівельний акт

Закупівельний акт оформляється у разі придбання сільгосппродукції у фізособи. При цьому можна або скористатися типовою формою (затверджена наказом Мінекономіки від 17.06.03 р. № 157, додаток 5, див. фрагмент 2), або скласти закупівельний акт у довільній формі, оскільки ця типова форма є лише рекомендованою (тобто не обов'язковою до застосування).

У закупівельному акті потрібно відобразити такі дані:

• місце здійснення закупівлі сільгосппродукції;
• П. І. Б. продавця і дані покупця (найменування підприємства, П. І. Б. підзвітної особи);
• ідентифікаційний номер покупця (якщо його немає, то дані паспорта);
• дані про земельну ділянку фізособи-продавця;
• найменування продукції, її кількість, ціна одиниці, загальна вартість;
• сума утриманих податків;
• сума виплачених продавцеві коштів.

Зверніть увагу: якщо використовуватиметься типова форма, затверджена Наказом № 157, її потрібно доповнити такими реквізитами, як паспортні дані фізособи – продавця сільгосппродукції (якщо у такої фізособи відсутній ідентифікаційний номер), дані про земельну ділянку, суму утриманого ПДФО, суму утриманого військового збору, суму, видану на руки.

Нагадаємо, що дохід фізособи, отриманий від продажу сільгосппродукції, є об'єктом обкладення ПДФО та військовим збором. Податковим агентом при цьому є підприємство-покупець. Тобто на руки фізособі повинна бути видана сума за вирахуванням суми ПДФО та військового збору. Якщо ж продавець-фізособа має право на звільнення від ПДФО на підставі пп. 165.1.24 Податкового кодексу, він повинен надати підзвітній особі довідку за формою № 3ДФ (форму затверджено наказом Міндоходів від 17.01.14 р. № 32). Докладніше про порядок оподаткування при закупівлі сільгосппродукції у громадян див. «БАЛАНС», 2015, № 47-48, с. 45.

Приклад 2

Менеджером підприємства ТОВ «Смакота» Марченком О. Г. була придбана сільгосппродукція (огірки, помідори, капуста) у фізособи Куриленка С. Т. Справку форми № 3ДФ продавець не надав.

Мною, Марченком Олегом Григоровичем, менеджером зі збуту,

(посада, прізвище, ім'я, по батькові)

куплено в Куриленка Сергія Тарасовича

(прізвище, ім'я, по батькові)

який проживає за адресою: м. Підгородне, Дніпропетровська обл., вул. Самарського, 15

дані про земельну ділянку: Державний акт на право власності на присадибну ділянку площею 0,020 га, виданий Куриленку С. Т., 16.01.01 р.,

такі сільськогосподарські продукти:

Разом на суму Дві тисячі сто гривень 00 копійок прописом

Утримано ПДФО Триста п’ятнадцять гривень 00 копійок

Утримано війсковий збір Тридцять одна гривня п’ятдесят копійок

Виплачено на руки Одна тисяча сімсот п’ятдесят три гривні 50 копійок

Гроші отримав Куриленко С. Т. (прописом)

Гроші заплатив Марченко О. Г. (прописом)

<...>

Товарний чек

Підприємці – платники єдиного податку не застосовують РРО відповідно до п. 6 ст. 9 Зако-ну № 265. Проте такі суб'єкти господарювання все одно повинні видати покупцеві документ, що підтверджує факт придбання ним товару (п. 11 ст. 8 Закону від 12.05.91 р. № 1023-XII). Таким документом у цьому випадку є товарний чек.

Завважимо, що типова форма товарного чека законодавчо не передбачена. На думку ДПС (лист від 27.04.11 р. № 7966/6/23-7015/515), суб'єкти господарювання, що не застосовують РРО, згідно із Законом № 265 можуть виписувати товарні чеки в довільній формі.

Зверніть увагу: товарний чек належить до розрахункових документів, тому повинен містити й обов'язкові реквізити розрахункового документа.

Так, у товарному чеку повинні бути такі реквізити:

назва суб'єкта господарювання та його ідентифікаційний номер;

номер свідоцтва про держреєстрацію;

найменування, кількість і вартість придбаного товару;

загальна вартість придбаних товарів;

дата (день, місяць, рік) проведення розрахунків, підпис особи, яка здійснила такі розра­хунки.

Бланки товарних чеків підприємець може замовити в друкарні, роздрукувати з комп'ютера або написати від руки.

Розглянемо заповнення товарного чека на прикладі (див. фрагмент 3).

Приклад 3

За дорученням керівника підприємства ТОВ «Скорпіон» начальником рекламного відділу Григоренком С. К. придбано у підприємця Федченко А. Г. 5 пачок паперу загальною вартістю 250 грн.

Фізична особа – підприємець Федченко Алла Григорівна

Ідентифікаційний номер 2722561204

Свідоцтво про держреєстрацію 2 225 000 0000 55555

Товарний чек