Проверяем подотчетные документы

Квитанция к приходным кассовым ордерам

Приходный кассовый ордер (типовая форма КО-1, приведена в приложении 2 к Положению, утвержденному постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637, далее – ПКО, Положение № 637) заполняется во всех случаях, когда наличные поступают в кассу предприятия без применения РРО (п. 1 ст. 9 Закона от 06.07.95 г. № 265/98-ВР, далее – Закон № 265).

Одновременно с заполнением ПКО заполняется и квитанция к нему – его отрывная часть, которая выдается на руки покупателю. Все реквизиты в квитанции должны быть заполнены, а сама квитанция скреплена печатью предприятия (п. 3.3 Положения № 637).

Обратите внимание: печать ставится только на квитанции, а не самом ПКО и не посредине бланка.

Если наличные поступают в кассу как оплата товаров (услуг), то в ПКО (и соответственно в квитанции) должны быть заполнены следующие реквизиты:

• наименование предприятия (учреждения, организации) – получателя денежных средств (полное или сокращенное);
• номер и дата оформления ПКО (и соответственно квитанции) – число и год пишутся цифрами, месяц – словом. Дата оформления ПКО должна совпадать с датой фактического поступления наличных денег в кассу предприятия;
• в строке «Принято от» указывается, от кого приняты денежные средства. Поскольку подотчетное лицо приобретает товары (услуги) для нужд своего предприятия и действует от его имени, здесь нужно указывать реквизиты предприятия-покупателя;
• в строке «Основание» указывается, за что именно платит покупатель (наименование товара, услуги), документ, на основании которого принимаются наличные (договор, счет и т. п.), а также номер и дата составления такого доку­мента.

Подписывают ПКО и квитанцию главный бухгалтер и кассир предприятия. Если в штате предприятия должность кассира не предусмотрена, то выполнение обязанностей кассира, как правило, возлагается на другого работника (на основании приказа руководителя предприятия). Такой работник и подписывает ПКО и квитанцию.

Рассмотрим заполнение квитанции к ПКО на примере (см. фрагмент 1).

Пример 1

По поручению руководителя предприятия ООО «Скорпион» начальником рекламного отдела Григоренко С. К. приобретена у ООО «Печатник» фотобумага стоимостью 365,50 грн.

Закупочный акт

Закупочный акт оформляется в случае приобретения сельхозпродукции у физлица. При этом можно либо воспользоваться типовой формой (утверждена приказом Минэкономики от 17.06.03 г. № 157, приложение 5, см. фрагмент 2), либо составить закупочный акт в произвольной форме, поскольку данная типовая форма является лишь рекомендованной (т. е. не обязательной к применению). В закупочном акте нужно отразить следующие данные:

• место осуществления закупки сельхозпро­дукции;
• Ф.И.О. продавца и данные покупателя (на-именование предприятия, Ф. И. О. подотчетного лица);
• идентификационный номер покупателя (если его нет, то данные паспорта);
• данные о земельном участке физлица-продавца;
• наименование продукции, ее количество, цена единицы, общая стоимость;
• сумма удержанных налогов;
• сумма выплаченных продавцу денежных средств.

Обратите внимание: если будет использоваться типовая форма, утвержденная Приказом № 157, ее нужно дополнить таким реквизитами, как пас-портные данные физлица – продавца сельхозпродукции (если у такого физлица отсутствует идентификационный номер), данные о земельном участке, сумме удержанного НДФЛ, сумме удержанного военного сбора, сумме, выданной на руки.

Напомним, что доход физлица, полученный от продажи сельхозпродукции, является объектом обложения НДФЛ и военным сбором. Налоговым агентом при этом является предприятие-покупатель. То есть на руки физлицу должна быть выдана сумма за вычетом суммы НДФЛ и военного сбора. Если же продавец-физлицо имеет право на освобождение от НДФЛ на основании пп. 165.1.24 Налогового кодекса, он должен представить подотчетному лицу справку по форме № 3ДФ (форма утверждена приказом Миндоходов от 17.01.14 г. № 32).

Пример 2

Менеджером предприятия ООО «Вкусняшка» Марченко О. Г. была приобретена сельхозпродукция (огурцы, помидоры, капуста) у физлица Куриленко С. Т. Справку по форме № 3ДФ продавец не представил.

Мною, Марченком Олегом Григоровичем, менеджером зі збуту

(посада, прізвище, ім'я, по батькові)

куплено в Куриленка Сергія Тарасовича

(прізвище, ім'я, по батькові)

який проживає за адресою: м. Підгородне, Дніпропетровська обл., вул. Самарського, 15

дані про земельну ділянку: Державний акт на право власності на присадибну ділянку площею 0,020 га, виданий Куриленку С. Т., 16.01.01 г.,

такі сільськогосподарські продукти:

Разом на суму Дві тисячі сто гривень 00 копійок прописом

Утримано ПДФО Триста п’ятнадцять гривень 00 копійок

Утримано військовий збір Тридцять одна гривня п’ятдесят копійок

Виплачено на руки Одна тисяча сімсот п’ятдесят три гривні 50 копійок

Гроші отримав Куриленко С. Т. (прописом)

Гроші заплатив Марченко О. Г. (прописом)

<...>

Товарный чек

Предприниматели – плательщики единого налога не применяют РРО в соответствии с п. 6 ст. 9 Закона № 265. Однако такие субъекты хозяйствования все равно должны выдать покупателю документ, подтверждающий факт приобретения им товара (п. 11 ст. 8 Закона от 12.05.91 г. № 1023-XII). Таким документом в данном случае является товарный чек.

Отметим, что типовая форма товарного чека законодательно не предусмотрена. По мнению ГНС (письмо от 27.04.11 г. № 7966/6/23-7015/515), субъекты хозяйствования, не применяющие РРО согласно Закону № 265, могут выписывать товарные чеки в произвольной форме.

Обратите внимание: товарный чек относится к расчетным документам, поэтому должен содержать и обязательные реквизиты расчетного документа.

Так, в товарном чеке должны быть следующие реквизиты:

• название субъекта хозяйствования и его идентификационный номер;
• номер свидетельства о госрегистрации;
• наименование, количество и стоимость приобретенного товара;
• общая стоимость приобретенных товаров;
• дата (день, месяц, год) проведения расчетов, подпись лица, осуществившего такие расчеты.

Бланки товарных чеков предприниматель может заказать в типографии, распечатать с компьютера или написать от руки.

Рассмотрим заполнение товарного чека на примере (см. фрагмент 3).

Пример 3

По поручению руководителя предприятия ООО «Скорпион» начальником рекламного отдела Григоренко С. К. приобретено у предпринимателя Федченко А. Г. 5 пачек бумаги общей стоимостью 250 грн.

Фізична особа – підприємець Федченко Алла Григорівна

Ідентифікаційний номер 2722561204

Свідоцтво про держреєстрацію 2 225 000 0000 55555

Товарний чек

Всього сплачено Двісті п'ятдесят гривень 00 коп.

Продавець Федченко А. Г.