Підприємство змінює місцезнаходження: 5 важливих кроків, щоб уникнути штрафів

Із цієї статті ви дізнаєтеся: куди та з якими документами потрібно звертатися підприємству при зміні місцезнаходження.

Що можна зробити на практиці: оформити зміну місцезнаходження за правилами діючого законодавства в мінімальний строк та уникнути штрафонебезпечних ситуацій.

Підприємство може змінити місцезнаходження з різних причин. Наприклад, засновник переїжджає і хоче мати офіс ближче до будинку або просто купили офіс в іншому районі чи навіть області. У будь-якому разі підприємству при зміні адреси необхідно виконати ряд дій, щоб уникнути штрафів і зайвих запитань від контролюючих органів. Що саме треба зробити та у які строки, ми розповімо в статті.

Законодавче регулювання

Поняття «місцезнаходження підприємства» закріплено в ст. 93 Цивільного кодексу (далі – ЦК). Зокрема, це фактичне місце ведення діяльності або розміщення офісу, з якого здійснюється щоденне управління діяльністю юрособи (як правило, там знаходиться керівництво), а також ведеться управління та облік.

Давайте разом із вами пройдемо 5 кроків, щоб оформити зміну адреси підприємства.

Крок 1. Звертаємося до держреєстратора для внесення змін до ЄДР

Інформація про місцезнаходження підприємства повинна міститися в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізосіб-підприємців і громадських формувань (далі – ЄДР) (п. 10 ч. 2 ст. 9 Закону від 15.05.03 р. № 755-IV, далі – Закон № 755). Тому перша інстанція, куди необхідно звернутися підприємству, – це держреєстратор або нотаріус.

Однак на практиці все ще зустрічаються випадки, коли інформація про місцезнаходження підприємства зазначена в статуті. У такому випадку власники підприємства можуть прийняти рішення щодо внесення змін до статуту у зв'язку зі зміною місцезнаходження юрособи. До речі, статут можна змінити, взагалі виключивши з нього пункт про місцезнаходження юрособи або ж прописати в статуті нову адресу, де буде знаходитися підприємство.

Пакет документів, які подаються держреєстратору, залежатиме від того, чи внесена інформація про місцезнаходження юрособи до її установчих документів чи ні.

Місцезнаходження юрособи не зазначено в установчих документах

Якщо в статуті не зазначено адресу підприємства, то для внесення змін до ЄДР необхідно подати держреєстратору (ч. 4 ст. 17 Закону № 755):

• заяву (форма 3);
• документ про сплату адмінзбору.

Розмір збору становить 0,3 ПМ (прожиткового мінімуму), установленого на 1 січня поточного року (з округленням до найближчих 10 грн.). Станом на 01.01.18 р. ПМ дорівнює 1 762 грн. Відповідно, у 2018 році розмір адмінзбору – 530 грн. А якщо документи подаються в електронному вигляді, тоді розмір збору буде становити 75 % адмінзбору за держреєстрацію.

Примірник (нотаріально засвідчену копію) рішення уповноваженого органу управління юрособи про зміну її місцезнаходження подавати не потрібно (п. 2 ч. 4 ст. 17 Закону № 755).

Місцезнаходження юрособи зазначено в установчих документах

Якщо в статуті зазначено адресу підприємства, тоді підприємство подає:

• заяву (форма 3);
• документ про сплату адмінзбору;
• оригінал (нотаріально засвідчену копію) рішення про зміну місцезнаходження юрособи;
• установчий документ юрособи в новій редакції (адже зміни вносяться до статуту шляхом його викладення в новій редакції).

Рішення про зміну адреси підприємства приймає вищий орган управління підприємством. Наприклад, для ТОВ це загальні збори учасників (ст. 28 Закону № 2275). В акціонерному товаристві – загальні збори акціонерів (ст. 32 Закону від 17.09.08 р. № 514-VI). Оформляється таке рішення протоколом загальних зборів учасників або акціонерів.

Ми радимо не вказувати в статуті місцезнаходження підприємства (особливо, якщо немає впевненості, що ви довго будете знаходитися за зазначеною адресою). Адже вносити зміни до статуту (тобто затверджувати його нову редакцію) доведеться при кожній зміні місцезнаходження юрособи. А, як ви переконалися, це більш трудомістка процедура, ніж просте внесення змін до ЄДР.

Крок 2. Повідомляємо орган ДФС та інші держоргани

Процедура переведення платника податків до іншого контролюючого органу (за новим місцезнаходженням) регламентована розд. X Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Мінфіну від 09.12.11 р. № 1588 (далі – Порядок № 1588).

Якщо дані про юрособу внесено до ЄДР, то йому не потрібно подавати повідомлення до органу ДФС про зміну місцезнаходження. Це зробить держреєстратор, який уніс до ЄДР дані про зміну місцезнаходження юрособи (п. 10.4 Порядку № 1588).

Якщо дані про юрособу не внесено до ЄДР, тоді йому необхідно самостійно повідомити орган ДФС про зміну місцезнаходження. У такому випадку слід подати повідомлення за формою № 1-ОПП або за формою № 5-ОПП (додаток 9 до Порядку № 1588) із позначкою «Зміни» (п. 10.3 Порядку № 1588). Зробити це необхідно протягом 10 календарних днів.

Наприклад, до ЄДР не включаються іноземні юрособи – виконавці проектів (програм) міжнародної технічної допомоги) (п. 2.4 розд. II Порядку № 1588). Але такі особи теж перебувають на обліку в органах ДФС.

Скільки часу забере податкова перереєстрація?

Усю процедуру перереєстрації юрособи з одного контролюючого органу до іншого (за новим місцем обліку) органи ДФС проводять самостійно. На це їм відведено місяць після отримання документів про зміну місцезнаходження платника податків (п. 10.5 розд. X Порядку № 1588).

Якщо до закінчення одного місяця новий орган ДФС не взяв платника на облік (за основним місцем обліку), то взяття на облік за новим місцем знаходження відбувається автоматично в день закінчення такого строку (п. 10.8 Порядку № 1588).

Виходить, що в будь-якому разі протягом місяця після держреєстрації зміни місцезнаходження відбувається перереєстрація юрособи в органах ДФС. Це відбувається без участі юрособи.

Чи потрібно перереєструватися як платник ПДВ у разі зміни адреси підприємства?

Так, потрібно. Перереєстрація у зв'язку зі зміною місцезнаходження передбачена п. 183.15 Податкового кодексу (далі – ПК) і п. 4.1, 4.2 Положення про реєстрацію платників ПДВ, затвердженого наказом Мінфіну від 14.11.14 р. № 1130 (далі – Положення № 1130).

У такому випадку юрособам потрібно подати до органу ДФС протягом 10 робочих днів із моменту зміни адреси реєстраційну заяву за формою № 1-ПДВ (додаток 1 до Положення № 1130) із позначкою «Перереєстрація» (п. 4.1, 4.2 Положення № 1130).

Протягом 3 робочих дня із дня отримання реєстраційної заяви з позначкою «Перереєстрація» орган ДФС проведе перереєстрацію. І датою перереєстрації за замовчуванням буде останній день триденного строку.

Куди платити податки у зв'язку з перереєстрацією місцезнаходження юрособи?

До кінця бюджетного року сплачувати податки потрібно буде за попереднім місцем обліку (ч. 7 ст. 45 Бюджетного кодексу, далі – БК).

І до закінчення року юрособа перебуває на обліку одночасно:

• в органі ДФС за попереднім місцезнаходженням (неосновне місце обліку) – з ознакою того, що она є платником податків до закінчення року;
• в органі ДФС за новим місцем знаходження (основне місце обліку) – з ознакою того, що вона стане платником податків з наступного року.

При цьому в органі ДФС за неосновним місцем обліку юрособа до кінця року сплачує всі податки та збори, які згідно із законодавством повинні сплачуватися на території цієї адміністративно-територіальної одиниці. Вона подає податкові декларації (розрахунки, звіти) і виконує інші обов'язки платника податків. А контролюючий орган, у свою чергу, здійснює адміністрування таких податків, зборів (п. 7.3 Порядку № 1588).

Виняток із цього правила – сплата ЄСВ. Тут порядок такий. Якщо зміна адреси пов'язана зі зміною адміністративно-територіальної одиниці, то протягом місяця після отримання повідомлення від держреєстратора орган ДФС вносить до реєстру страхувальників запис про переведення на облік такого платника в орган ДФС за місцем знаходження юрособи (п. 6 розд. II Порядку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.11.14 р. № 1162).

І сама ДФС роз'яснює, що в такому випадку звітність про суми нарахованого ЄСВ подається за новим місцем взяття на облік. І сплачується ЄСВ юрособою теж за новим місцем взяття на облік (ЗІР, категорія 119.06).

Чи потрібно повідомляти про зміну адреси юрособи орагани ПФУ або статистики?

Ні, не потрібно. Справа в тому, що ЄДР, ПФУ та органи статистики обмінюються інформацією. Такий обмін відбувається через інформаційно-телекомунікаційні канали зв'язку (ст. 13 Закону № 755).

Крок 3. Повідомляємо органи ліцензування

За загальним правилом при зміні місцезнаходження підприємству не потрібно переоформляти ліцензію. Адже такої вимоги в законодавстві не встановлено. Однак повідомити орган ліцензування про зміну місцезнаходження все одно доведеться.

Конкретний строк для подання такого повідомлення встановлюється ліцензійними умовами, але в будь-якому разі строк не повинен перевищувати одного місяця із дня настання таких змін (ч. 2 ст. 15 Закону № 222). Тобто із дня внесення відомостей про зміну місцезнаходження підприємства до ЄДР.

Крок 4. Повідомляємо банк

Зауважимо, що строків для повідомлення обслуговуючого банку про зміну місцезнаходження юрособи в законодавстві не встановлено. Однак варто проінформувати банк про зміну адреси відразу. Адже банк повинен внести ці зміни до картки зі зразками підписів (п. 18.7 Інструкції, затвердженої постановою Правління НБУ від 12.11.03 р. № 492). Для цього юрособі необхідно подати до банку підтвердні документи про зміну місцезнаходження (наприклад, копію виписки з ЄДР).

Крок 5. Інформуємо контрагентів

Переоформляти укладені договори при зміні адреси юрособи не потрібно. Законодавством не встановлено, що при зміні місцезнаходження однієї сторони договір підлягає переукладенню. Зміна адреси не спричиняє недійсність раніше підписаних договорів і не призводить до їх припинення.

Водночас, щоб уникнути складнощів і спірних ситуацій, рекомендуємо письмово повідомити своїх контрагентів про зміну адреси. До листа можна додати копію виписки з ЄДР.

Відповідальність юрособи за неповідомлення про зміну адреси

На практиці зустрічаються випадки, коли підприємство зареєстроване за однією адресою, а свою діяльність довгий час веде за іншою адресою. Однак це неправильно.

Якщо підприємство ігнорує свій обов'язок зареєструвати зміну місцезнаходження в ЄДР, така поведінка чревата неприємними наслідками, а саме:

• підприємству загрожує штраф у розмірі 510 грн. (п. 117.1 ПК);
• підприємство позбавляє себе можливості захищати свої інтереси.

Другий пункт роз'яснимо докладніше. Справа в тому, що за вказаною в ЄДР адресою юрособі направляється вся кореспонденція від контролюючих органів, суду, контрагентів. Крім того, контролюючі органи приходять із перевіркою саме за офіційною адресою підприємства. І якщо перевіряючі прийдуть за адресою, де нікого немає, вони можуть розцінити це як недопуск до проведення перевірки. А це вже не 510 грн. штрафу, а набагато більше.

Наприклад, якщо не відбулася перевірка органом Держпраці, то на підприємство можуть накласти штраф у таких розмірах (абзаци шостий – сьомий ст. 265 КЗпП):

• за недопуск до перевірки, створення перешкод при її проведенні – у розмірі 3 МЗП (мінімальних зарплат) (зараз це 11 169 грн.);
• за вищевказані дії в разі перевірки на предмет виявлення порушень, що стосуються фактичного допуску фізособи до роботи без оформлення з нею трудового договору (контракту), оформлення працівника на неповний робочий час у випадку фактичного виконання ним роботи протягом повного робочого часу, установленого на підприємстві, і виплати зарплати без нарахування та сплати ЄСВ – у розмірі 100 МЗП (зараз це 372 300 грн.).

Словом, підприємству буде набагато простіше й дешевше перереєструвати зміну місцезнаходження, ніж сплачувати штрафи або оскаржувати рішення контролюючих органів у суді.

Висновки

Зміна місцезнаходження юрособи обов'язково фіксується в ЄДР. Якщо цього не зробити, юрособі загрожує штраф за п. 117.1 ПК. Також підприємство ризикує не отримати вчасно важливу кореспонденцию від контролюючих органів і контрагентів.

Однак найбільш неприємний момент – контролюючі органи можуть прийти з перевіркою за адресою підприємства, яке зареєстроване в ЄДР. І якщо вони там нікого не застануть, то можуть розцінити це як недопуск до перевірки й накласти на підприємство солідні фінансові санкції (до 372 300 грн.).

Звертатися до ДФС для перереєстрації адреси юрособі не потрібно, оскільки ці дані до ДФС передає держреєстратор. Однак якщо юрособа є платником ПДВ, їй необхідно протягом 10 робочих днів із моменту зміни адреси подати до ДФС реєстраційну заяву за формою № 1-ПДВ.

Також про зміну адреси потрібно проінформувати орган ліцензування, обслуговуючий банк і контрагентів.